Wiki

Klantacceptatie

Welke klanten accepteert u en welke niet?

Elke onderneming zal blij zijn met een nieuwe klant, want het aanbod op de markt is vaak erg groot. De klant heeft een uitgebreide keuze en de concurrentie ligt overal op de loer. Maar als u een nieuwe klant binnenhaalt, dan kunt u maar beter hopen dat hij ook zijn betalingsafspraken nakomt. Klanten die te laat betalen, knagen aan uw winstmarge. Na verloop van tijd is die winstmarge zelfs helemaal opgebruikt en zult u vaststellen dat u niets verdiend hebt aan de deal. En dat kan helemaal niet de bedoeling zijn. U doet er dus goed aan om vooraf te controleren onder welke voorwaarden u een klant accepteert en een nieuwe deal wilt afsluiten.

Wat is klantacceptatie?

Accepteert u een klant zonder beperkingen, onder bepaalde voorwaarden of helemaal niet? Daar gaat het om bij klantacceptatie. Want laat duidelijk zijn, een bedrijf zal (en moet) er altijd naar streven om te verkopen. Is de klant kredietwaardig en betaalt hij correct, dan zal dit wellicht zonder enige beperking kunnen. Rijzen er op één of andere manier twijfels, dan komt het erop neer uw risico zoveel mogelijk te beperken. De mogelijkheden om hiermee om te gaan zijn zeer uiteenlopend. Denk bijvoorbeeld aan een cashbetaling (eventueel in combinatie met een korting) of een (gedeeltelijke) voorafbetaling. Uw klanten vooraf doorlichten is dan ook erg belangrijk.

Waarom is klantacceptatie zo belangrijk?

Het klopt dat verkopers zoveel mogelijk omzet moeten realiseren, maar wel met een maximaal rendement in het achterhoofd. Het komt erop neer klanten te werven en te accepteren die correct betalen. Zowel het bedrijf als de verkoper zijn daarbij gebaat.

1. De onderneming kan rendabel blijven.

Stel dat een klant een factuur van 2.000 euro niet betaalt. Als u een marge hebt van 5%, dan moet u al meteen 40.000 euro extra omzet genereren om dit verlies te compenseren. En dat stijgt naarmate uw marge kleiner wordt. Bedraagt ze maar 2%, dan moet u al 100.000 euro extra verkopen. En dan mag er niks verkeerd gaan.

Door grote wanbetalingen kunt u dus zelf in de problemen geraken. Want als u geen geld ontvangt van uw klanten, dan moet u andere middelen zoeken om uw leveranciers te betalen. Financiering die op zijn beurt weer geld zal kosten. Verleen dan ook alleen maar krediet aan klanten die het waard zijn.

oninbare-vordering-goedmaken.jpg

2. Maar ook de verkoper profiteert.

De verkoper zal meer commissie op zak steken als hij zijn tijd niet hoeft te besteden aan klanten die klagen en niet betalen. De opvolging van wanbetalers vraagt veel meer tijd (ook van finance) dan de opvolging van correcte afnemers. Slechte betalers vermijden, betekent dat u meer tijd vrij kunt maken om nieuwe klanten (met groeipotentieel) te zoeken of klanten met groeipotentieel verder uit te bouwen.

Welke gegevens ondersteunen uw acceptatieproces?

Een belangrijke bron van informatie is de jaarrekening van het bedrijf waarmee u wilt zaken doen. Daaruit kunt u afleiden of de onderneming financieel gezond is of niet. Het nadeel is dat de jaarrekening al snel meer dan een half jaar oud is op het moment dat ze publiek beschikbaar is. Een momentopname dus, die ook nog eens onderhevig is aan boekhoudkundige cosmetica. Een bijkomend nadeel is dat veel bedrijven geen jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België. U hebt dus meerdere bronnen nodig om een beeld te vormen van uw gesprekspartner.

Voor een compleet beeld kunt u terecht bij gespecialiseerde kantoren, zoals Graydon, die talrijke bronnen met elkaar combineren en samenbrengen in een kredietrapport. Afhankelijk van het type rapport dat u kiest – uitgebreid, compact of op maat – krijgt u informatie over:

  • Het kredietadvies, dat aangeeft of uw gesprekspartner u op korte termijn kan betalen.
  • Het betalingsgedrag en de betaalscore die aantonen of het bedrijf in kwestie haar betalingsafspraken correct nakomt. Een onderneming kan zwak scoren op vlak van kredietwaardigheid, maar het kan wel een correcte betaler zijn. En omgekeerd.
  • De bedrijfsleiding. Zijn de bedrijfsleiders nog in andere bedrijven actief? Waren ze al eens betrokken bij een faillissement?
  • De officiële gegevens, zoals het correcte ondernemingsnummer, de maatschappelijke zetel en benaming, de rechtsvorm, de btw-plicht, …
  • De historiek. Was de firma vroeger elders gevestigd? Had ze een andere benaming? In hoeverre is het maatschappelijk kapitaal gewijzigd?
  • De oprichters en de aandelenverdeling.
  • De activiteit van de onderneming op basis van verschillende bronnen (KBO, BTW, RSZ).
  • Vestigingen.
  • De financiële positie, zoals onder andere de kapitaalstructuur, de liquiditeits-, rentabiliteits- en solvabiliteitspositie.
  • De jaarrekeningen over de laatste drie jaar.
  • Een diepgaande financiële analyse.

Acceptatieproces buitenlandse bedrijven

Wat de beschikbaarheid van gegevens betreft zijn er grote verschillen tussen de landen onderling. In België zijn we verwend op dat vlak. Graydon heeft echter een wereldwijd netwerk van partners uitgebouwd, die een grondige kennis hebben van de lokale markt. Zij geven u een actueel beeld van de kredietwaardigheid van uw internationale klant.

Zoekt u informatie over een Europees bedrijf, dan zit u wellicht goed bij het online internationaal netwerk. Liefst 29 Europese landen zijn hierop aangesloten en bieden hun informatie 24/24u online aan. De rapporten – volledig, compact of kredietadvies – hebben overigens allemaal dezelfde look & feel. Dat betekent dat elke partner de lokaal beschikbare informatie vertaalt naar uniforme scores en ratio’s, wat de vergelijking van ondernemingen over de grenzen heen grondig vereenvoudigt.

Welke valkuilen vermijd ik best?

Let op met de interpretatie van kredietrapporten. Een kredietrapport brengt geen zwart-witverhaal, maar een compleet en genuanceerd beeld van een bedrijf.

  • leveranciersschulden betekenen niet meteen dat het bedrijf niet wil of niet kan betalen. Het kan ook zijn dat de klant veel krediet geniet bij zijn leveranciers en lange betalingstermijnen kon onderhandelen.
  • Een benchmark met de sector zet cijfers die op het eerste gezicht zwak lijken misschien in een heel ander daglicht.
  • Het kredietadvies staat niet altijd in verhouding met het betalingsgedrag. Bekijk ook eens het betalingsgedrag van de voorbije kwartalen. Hoe is dat geëvolueerd? Misschien ziet u daar wel een positieve evolutie.

Graydon heeft alvast een team van specialisten klaarstaan om u te helpen bij de interpretatie van alle (nationale en internationale) gegevens en bij het uiteindelijke acceptatieproces.

Klantacceptatie automatiseren

Hebt u veel klanten, dan is het erg tijdrovend om de informatie voor elke klant individueel te checken en te interpreteren. Bouw zelf unieke beslissingsmodellen door de bedrijfsgegevens van Graydon te integreren in uw systemen en uw acceptatieproces te automatiseren. U werkt dan niet langer met kredietrapporten, maar u bepaalt zelf de criteria die u wilt hanteren om uw klant te beoordelen. Graydon bezorgt u enkel de bedrijfsgegevens die u nodig heeft. Enerzijds bespaart u er tijd mee, u sluit menselijke fouten uit en u creëert een uniform beleid. Anderzijds herleidt u het aantal wanbetalers en afschrijvingen tot een minimum.

Na de acceptatie: monitoring

Op het moment dat u een klant accepteert hebt u er een perfect beeld van. Maar bedrijven evolueren. Zal uw klant over x aantal maanden nog gezond zijn? Is het bedrijf dan nog op hetzelfde adres gevestigd? Of is de firma inmiddels overgenomen?

Die wijzigingen dient u zowel negatief als positief te bekijken.

  • Is die nieuwe zaakvoerder recent misschien failliet gegaan met een ander bedrijf? Dat betekent opletten.
  • Of staat die nieuwe zaakvoerder misschien ook aan het hoofd van andere bloeiende bedrijven? Dat geeft u kansen om bij andere bedrijven binnen te geraken.

Voor bedrijven met veel klanten is het onbegonnen werk om alle wijzigingen manueel bij te houden of om bij elke offerte weer een nieuw kredietrapport te consulteren. Uw klanten permanent opvolgen, is dan ook aangewezen.

Lees hiervoor alles over monitoring.

Weten hoe uw zakenpartner ervoor staat

Het is belangrijk om te weten met wie u zakendoet. Graydon biedt u een gratis check aan om u inzicht te geven in de financiële situatie van één van uw Belgische zakenrelaties.

Doe de gratis check