Wiki

Dubieuze debiteuren

Hoe gaat u ermee om?

In dit artikel bespreken we de basisprincipes van dubieuze debiteuren. Wat zijn dubieuze vorderingen? Hoe kunnen bedrijven omgaan met dubieuze debiteuren en hoe kunnen ze vermeden worden? 

Wat zijn dubieuze vorderingen?

Een vordering is een bedrag dat u te goed heeft van een debiteur. We spreken van dubieuze vorderingen wanneer de kans zeer klein is dat de klant deze vordering nog zal betalen. De reden voor niet-betaling kan divers zijn: financiële problemen, faillissement, verdwenen, moedwil, …

Oninbare bedragen zijn waardeloos voor een schuldeiser en moeten op termijn uit de boekhouding verwijderd worden. Als uw onderneming vorderingen heeft waarvan het waarschijnlijk is dat ze niet betaald zullen worden, dan kunt u hiervoor een vrijgestelde provisie aanleggen. Zo kunt u dit waarschijnlijke verlies toch al in mindering brengen van de belastbare basis. Hiervoor moet wel aan enkele voorwaarden voldaan zijn.

Waardeverminderingen op dubieuze debiteuren kosten echter zeer veel geld aan een leverancier. Er zijn immers kosten gemaakt, maar er zijn geen opbrengsten gegenereerd.

Omgaan met dubieuze debiteuren

U mag een vordering niet zomaar afschrijven. Als leverancier moet u bewijzen dat het bedrag niet meer te incasseren is. De principes die bepalen wanneer een handelsvordering geheel of gedeeltelijk als dubieus wordt beschouwd, kunt u vastleggen in een ‘beleidsdocument’ dat u voor intern en extern gebruik hanteert.

De zakelijke relatie bewijzen

Allereerst dient u te bewijzen dat er een zakelijke relatie tussen beide partijen bestaat. U doet dit het best aan de hand van documentatie: bestelbonnen, facturen, leveringsbewijzen, … Ook geschreven communicatie waaruit blijkt dat de klant uw algemene voorwaarden kent, helpt om te bewijzen dat de dubieuze debiteur zich niet aan zijn financiële verplichtingen heeft gehouden.

De oninbare status aantonen

Aantonen dat een vordering oninbaar is, is niet gemakkelijk. Tenzij de klant failliet gaat. De curator zorgt dan voor een attest.

In andere situaties moet de schuldeiser bewijzen dat hij al het mogelijke heeft gedaan om het openstaande bedrag te incasseren: rappelbrieven, telefoons, verwittigingen, … Ook elke rechtshandeling die u neemt om de klant aan te spreken, kunt u gebruiken. Alle reacties van de klant op brieven, telefoons en mails zijn dan ook nuttig om te bewaren.

Een algemeen risico bepalen, zoals een percentage van alle vorderingen, is meestal niet voldoende.

Een financieel verlies bewijzen

Aan de hand van gedetailleerde overzichten en monitoringsystemen (openstaande postenlijst, DSO-overzichten, vervaldagenbalansen, …), kunt u als leverancier het verlies voor de onderneming aantonen.

Het is belangrijk dat u de waardevermindering tijdig boekt, namelijk in het boekjaar waarin het dubieuze karakter van de vordering werd vastgesteld. Het bedrag moet in één of meer afzonderlijke rekeningen voorkomen. Deze voorwaarde van afzonderlijke rekening is vervuld indien het bedrag opgenomen wordt (in credit) in de rekening “dubieuze debiteuren” van het actief. Zo blijven de transacties correct.

Fiscaal aftrekbaarheid van de dubieuze vordering

Geboekte waardeverminderingen voor dubieuze debiteuren kunnen als een fiscaal vrijgestelde reserve behandeld worden wanneer zij aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo moeten de kosten als beroepsverliezen aftrekbaar zijn. En ze moeten uitsluitend betrekking hebben op niet in obligaties of andere gelijkaardige effecten op naam of aan toonder verdeelde vorderingen.

Om de provisie fiscaal vrij te stellen, moet het verlies duidelijk omschreven zijn. Dit wil zeggen dat ze betrekking moet hebben op één of meer geïdentificeerde vorderingen. Deze voorwaarde is vervuld als u de boeking als dubieuze debiteur op geïndividualiseerde basis en dus per handelsvordering doet.

Een leverancier moet ook steeds een ‘redelijke’ poging doen om te incasseren. Wat redelijke pogingen zijn, wordt onder meer bepaald door de grootte van het openstaande bedrag. Voor kleine bedragen volstaan telefoongesprekken en brieven/mail. Voor grote bedragen is vaak juridische actie nodig.

Er is ook fiscale aftrek bij gedeeltelijke afschrijving mogelijk. Vorderingen op familieleden, bedrijfspartners of aandeelhouders zijn niet fiscaal aftrekbaar.

Dubieuze debiteuren vermijden

Kredietwaardigheid nagaan

U kunt zich als leverancier op verschillende manieren indekken tegen dubieuze debiteuren. Veel leveranciers controleren de kredietwaardigheid vooraleer ze met zakenrelaties in zee gaan. Het verleden leert ook veel over de toekomst. Zo is tevens het betaalgedrag een belangrijke factor. Daarnaast verschaft de kapitaalstructuur interessante informatie: de verhouding tussen eigen en vreemd vermogen. Schulden op korte en lange termijn geven dan weer een goede indicatie over de kans op correcte betaling, net als kredietreferenties. Verzamel daarom zo veel mogelijk nuttige informatie en neem dan pas een beslissing over de betaalvoorwaarden: contant of krediet? Een bankgarantie of een andere garantie?

Laat uw zakenpartner vandaag nog volledig doorlichten.

Check gratis je zakenrelatie

Incassoprocedure

Wanneer een klant bij u op krediet mag kopen, is het belangrijk dat u zijn betalingen goed opvolgt. Een strikte incassoprocedure die onmiddellijk na de vervaldag start (of zelfs net daarvoor), voedt klanten op die traditioneel te laat betalen. Het kan er ook voor zorgen dat klanten de volgende keer twee keer zullen nadenken als ze van u weer een factuur ontvangen.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden vormen een belangrijk onderdeel van het contract dat u met uw klant opstelt. Ze spelen zowel preventief als curatief een rol.

Door duidelijke afspraken te maken met uw klanten kennen ze de regels. Onderzoek leert dat goede en ondubbelzinnige communicatie bij de verkoop, het aantal dubieuze debiteuren achteraf aanzienlijk doet dalen. Voorafbetaling voorzien bij bestelling of voor de levering is ook een mogelijkheid.

Hebt u toch een of meerdere dubieuze debiteuren? Dan geven uw algemene voorwaarden u een leidraad om ze correct aan te pakken en de kosten voor uzelf te reduceren.

Sancties voor te laat betalen

U hebt immers het recht om interest en schadevergoeding aan te rekenen. De wet betalingsachterstand stelt zelfs dat u vanaf vervaldag +1 de ECB-rente van 8% op jaarbasis mag aanrekenen.

Wil u een schadevergoeding vragen? Vergeet het dan niet te vermelden in uw algemene voorwaarden.

Herinneringen

Een herinnering 2 of 3 dagen voor de betaling inplannen, is een effectieve manier om late betalingen te voorkomen. Vaak is de klant gewoonweg de deadline vergeten. Herinneringen, en dan hebben we het niet over aanmaningen, kunnen zelfs een goede werkrelatie met uw klant bevorderen. Het kan er immers voor zorgen dat de volgende transacties wel op tijd betaald worden.

Houd de betaalgeschiedenis bij van elke klant. Zo herkent u patronen in de klantentransacties. Op basis hiervan kunt u de herinneringen en andere communicatie aanpassen. Dit zal uiteindelijk leiden tot snellere betalingen.

Weten hoe uw zakenpartner ervoor staat

Het is belangrijk om te weten met wie u zakendoet. Graydon biedt u een gratis check aan om u inzicht te geven in de financiële situatie van één van uw Belgische zakenrelaties.

Doe de gratis check