Debiteurenbeheer uitbesteden

Debiteurenbeheer omvat alle stappen die u moet nemen om uw facturen betaald te krijgen. Dit gaat van onderzoek naar de kredietwaardigheid van een prospect, afspraken rond de betalingstermijn, het eventueel toestaan van een kredietlijn, tot het controleren of de factuur op het afgesproken tijdstip betaald wordt.

Worden de facturen niet betaald, dan zal de debiteurenbeheerder bijkomende acties ondernemen. Hij zal dan naar de betaling informeren via telefonische en schriftelijke aanmaningen. Werkt dit niet? Dan kan de debiteurenbeheerder een beroep doen op een incassobureau of een juridische procedure inspannen.

Er zijn bedrijven die een extern boekhoudkantoor inschakelen om hun boekhouding te voeren. Zo zijn er gelijkaardige redenen om uw debiteurenbeheer uit te besteden. Zij zullen – vaak onder de naam van uw bedrijf – uw facturen invorderen.

1. Uw kerntaken – produceren, verkopen – zijn voor u het belangrijkste. Daar bent u ook in gespecialiseerd. Het ontbreekt u daarnaast aan tijd en energie om uw wanbetalers elke dag achter de veren te zitten.
2. U bent intern niet georganiseerd om een efficiënt debiteurenbeleid te voeren.
3. Het ontbreekt u aan mankracht en expertise om wanbetalers gedisciplineerd aan te manen.

1. Actuele algemene voorwaarden

Aan de basis van een goed debiteurenbeleid liggen duidelijke afspraken met de klant. Maar zijn uw verkoopsvoorwaarden wel correct opgesteld? Zijn zij nog actueel? Sommige bepalingen zijn wettelijk vastgelegd. Denk maar aan zaken zoals consumentenkrediet, collectieve schuldenregeling, faillissement, WCO en minnelijk incasso.

Maar wetten veranderen en sommige bepalingen van uw algemene voorwaarden kunnen na verloop van tijd achterhaald zijn. Zonder dat u daar van op de hoogte bent. Een externe partner moet dat wel zijn. Hij zal uw algemene voorwaarden met u overlopen en waar nodig bijsturen.

6 clausules die niet mogen ontbreken in uw algemene voorwaarden

2. Goede klantrelatie

U weet dat de opvolging van betalingen bij uw externe debiteurenbeheerder in vertrouwde handen is. U kunt dus gerust een nieuwe bestelling noteren, zonder dat u het saldo van de klant hoeft te controleren. Dit komt de relatie met uw klant alleen maar ten goede. Creditmanagement en customer relationship management (CRM) moeten wel nauw naar elkaar luisteren, maar het één mag het ander niet hinderen.

3. Maatwerk: u bepaalt de toon

Door uw debiteurenbeheer uit te besteden, werkt u met een vast team dossierbeheerders. Zij kennen uw wensen en zullen die ook eerbiedigen. U bepaalt samen de toon van de communicatie naar de klant toe. Afhankelijk van het type klant kan dit streng of minder streng zijn. Ook het aantal pogingen om een klant aan te zetten tot betaling kan vooraf bepaald worden en zal ook afhangen van het type klant.

4. Financieel gezonde cashflow door kortere DSO

Days Sales Outstanding is een cijfer dat weergeeft hoeveel dagen een factuur gemiddeld open staat voor zij betaald wordt. DSO wordt berekend door uw totaal openstaand saldo te delen door uw gemiddelde dagomzet.

De evolutie van de DSO is een belangrijke indicator. Stijgt de DSO, dan bent u niet goed bezig. U geeft uw klanten namelijk krediet zonder dat u er rente voor krijgt. U ontvangt dan trager uw geld en beschikt mogelijk niet over het kapitaal om bijkomende investeringen te doen of om een tegenslag op te vangen.

Een hoge DSO leidt tot een negatieve cashflow omdat uw uitgaven uw inkomsten overstijgen. Hierdoor vermindert uw werkkapitaal, wat op termijn de financiële gezondheid van uw bedrijf in gevaar kan brengen.

Omgekeerd: daalt de DSO? Dan wil dit zeggen dat uw klanten sneller betalen. Een kortere DSO leidt tot een positieve cashflow, omdat het verschil tussen inkomsten en uitgaven stijgt.

5. Permanente opvolging kredietwaardigheid

Onderzoek naar de kredietwaardigheid van een klant is geen eenmalige zaak. De solvabiliteit van uw klant kan door allerlei omstandigheden plots omslaan. De kredietwaardigheid permanent opvolgen is een zaak voor specialisten. Zij hebben een uitgebreid arsenaal aan bronnen en zijn in staat om financiële stukken zoals jaarrekeningen correct te interpreteren. Door deze voortdurende monitoring uit te besteden, bespaart u tijd en voorkomt u onaangename verrassingen.

6. Extra druk op wanbetalers

Een professionele debiteurenbeheerder heeft op elk moment nauwkeurige en actuele informatie over de financiële gezondheid van een bedrijf ter beschikking. Deze informatie is van cruciaal belang om de focus te leggen en prioriteiten te bepalen.

Graydon heeft met haar bedrijvendatabase een extra drukkingsmiddel om een debiteur tot betalen aan te zetten. Komt een wanbetaler zijn verplichtingen niet na, dan volgt daar een vermelding van in de databank en krijgt zijn kredietwaardigheid een flinke deuk.

Overstappen van een volledig intern debiteurenproces naar een externe partij hoeft niet moeilijk te zijn. Maak de overstap in deze 4 stappen.

1. U maakt een inventaris op van uw debiteuren. Als het goed is, hoeft u dit maar uit uw CRM-programma te halen.
2. U overlegt met de externe debiteurbeheerder over het aanmaningstraject en de toonzetting. Luister ook naar hun best-practices.
3. De debiteurenbeheerder volgt de facturen op. Hij doet het nodige om de facturen te incasseren en de bedragen aan u door te storten.
4. Op regelmatige tijdstippen ontvangt u rapportages met de resultaten.

De kosten voor het debiteurenbeheer kunnen variëren. Bij individuele dossiers kan een vaste kost per dossier aangerekend worden of een commissie op het te incasseren bedrag. Hierbij wordt vaak gewerkt met het "no cure, no pay"-principe toegepast. Niks geïnd, betekent niks betalen.

De kosten voor een permanente debiteurenopvolging via een externe partner worden op voorhand contractueel bepaald. Aantal debiteuren, openstaand bedrag en gemiddelde ouderdom van de debiteurenportefeuille zullen hierbij bepalende factoren zijn. Bestudeer dit grondig. Mogelijk is uitbesteden interessanter dan de kosten die u zelf maakt (aan personeel, uren, brieven, …) voor de opvolging van onbetaalde facturen.