Wiki

Databasemanagement

Uw database permanent in topconditie

Bedrijfsgegevens wijzigen voortdurend. Per jaar muteert gemiddeld 10% van alle gegevens. Onderzoek van Graydon toonde aan dat liefst een kwart van de gegevens waar bedrijven mee werken foutief zijn. Databasemanagement is gericht op het beheer van deze gegevens. Het gaat daarbij om opslaan, veiligstellen, up-to-date houden, aanvullen en beschikbaar stellen van data. Met de bedoeling om contactgevens en andere informatie snel terug te vinden. Maar correcte en volledige informatie vormen ook een belangrijke basis voor analyse en waardevolle (nieuwe) marketinginzichten. In deze wiki leest u meer over het belang van databasemanagement, wat de drie belangrijkste processtappen zijn en wat het voordeel is van een stambestand of master data.

Waarom is databasemanagement belangrijk?

Data en het goed beheer ervan worden steeds bepalender voor het succes van bedrijven. U hebt correcte gegevens nodig om analyses uit te voeren, profielen te bepalen en beleidskeuzes te ondersteunen. Anders loopt u de kans dat u – op basis van verouderde informatie – foutieve conclusies trekt en de verkeerde beslissingen neemt.

Belgische B2B adressenbestanden voor een kwart vervuild

Met kwalitatief goede data kan de marketingafdeling de kennis over klanten vergroten. Kennis die marketeers kunnen gebruiken om de customer experience te verbeteren.

Voor finance is goede klantdata van belang om het debiteuren- en facturatieproces te verbeteren. Verkeerde of verouderde data leidt tot inefficiëntie, hogere kosten en zelfs tot ontevredenheid bij klanten.

Gevolgen van een vervuilde database

  1. Met een foutieve aanspreking van een contactpersoon maakt u alvast geen goede indruk. De boodschap zal wel aankomen, maar dit soort foutjes bezorgen uw reputatie meteen een deuk.
  2. Is de naam of het adres van de bestemmeling verkeerd, dan is de kans groot dat uw boodschap niet aankomt. Pure geldverspilling dus als u dure catalogi of brochures verstuurt. Hetzelfde geldt als u zakenrelaties benadert die inmiddels niet meer bestaan.
  3. Een foutief adres leidt ook tot tijdverlies. Denk maar aan facturen of offertes die op een verkeerd adres belanden.
  4. Ook dubbele records vormen een belangrijke bron van vervuiling in een database. Gebruik daarom een uniforme schrijfwijze voor adresgegevens volgens het officiële stratenregister. Hiermee vermijdt u dat u prospecten twee keer een mailing of een catalogus stuurt.
  5. Up-to-date gevens zijn noodzakelijk om correcte analyses uit te voeren en een objectief profiel van uw klanten op te maken. Mist u gegevens of baseert u zich op verouderde, foutieve informatie? Dan mist u ook verbanden, zult u foutieve conclusies trekken en verkeerde beslissingen nemen.

Databasemanagement in drie stappen

  • Data updaten en onderhouden. Het is verstandig om uw database minstens één keer per jaar te checken op mutaties en deze wijzigingen correct te verwerken in uw centrale database.
  • Data verrijken. De gegevens die uw bedrijf al heeft, vormen het startpunt. Aan deze database kunt u ontbrekende gegevens van externe bronnen toevoegen (bijvoorbeeld gegevens over de kredietwaardigheid). Een volledig adressenbestand ligt aan de basis van een efficiënt beleid.
  • Automatisering. Mutaties en aanvullingen verlopen automatisch als uw database gekoppeld is aan een database van externe, gespecialiseerde kantoren. Op deze wijze houdt u uw database permanent up-to-date en voorkomt u dat ze opnieuw vervuilt. 

Werken met een stambestand (master datamanagement)

Waar databasemanagement gaat over updaten, onderhouden en verrijken van de database, gaat master datamanagement nog een stap verder. Master data is een unieke sleutel binnen een database. In een centraal stambestand worden al deze sleutels opgeslagen, waarna alle databases van het bedrijf aan dit stambestand worden gekoppeld. Als gegevens vervolgens wijzigen, worden deze direct in alle databases aangepast. Dit werkt efficiëntie in de hand en verlaagt de kans op fouten.

Lees ook het eBook:

Kansen en opportuniteiten van databasemarketing

Weten hoe uw zakenpartner ervoor staat

Het is belangrijk om te weten met wie u zakendoet. Graydon biedt u een gratis check aan om u inzicht te geven in de financiële situatie van één van uw Belgische zakenrelaties.

Doe de gratis check