Wiki

Aanmaning

Wat is een aanmaning en hoe zorgt u ervoor dat ze ook effect heeft?

Als een ondernemer niet betaald krijgt, dan mag hij zijn klant een betalingsherinnering sturen en vervolgens aanmanen. Maar wat is een aanmaning precies? Hoe zorgt u ervoor dat deze het meeste effect heeft? En zijn er regels waaraan u zich moet houden? Dat en veel meer op deze wiki.

Wat is een aanmaning?

Als een klant niet reageert op een betalingsherinnering en de factuur nog steeds niet betaalt, dan kan de ondernemer een aanmaning sturen. Er is een kleine nuance tussen een betalingsherinnering en een aanmaning. Een betalingsherinnering klinkt alsof we de klant wijzen op een vergetelheid. Een aanmaning klinkt strenger van toon en vriendelijkheid is hier minder aan de orde. In deze mededeling verzoekt de ondernemer dan ook de klant om de factuur snel te betalen.

Hoe verzendt u een aanmaningsbrief?

Tegenwoordig wordt vaak gekozen voor een aanmaning per e-mail, maar voor meer zekerheid kunt u de aanmaning ook per (aangetekende) post verzenden. Ondertussen doen ook aanmaningen per sms en zelfs via WhatsApp hun intrede. Al deze pogingen gaan meestal gepaard met enkele telefonische incassogesprekken. Telefonisch debiteurenbeheer mag dan al vrij efficiënt zijn, u hebt niets op papier staan. Dat maakt u minder sterk als uw zaak voor de rechter komt. Zorg dat u dus altijd een of meerdere aanmaningen verstuurt alsvorens u de factuur uit handen geeft aan een derde partij.

Wanneer stuurt u een aanmaning?

Nadat u de factuur heeft verzonden, kunt u een betalingsherinnering sturen en vervolgens een aanmaning (eventueel gevolgd door een tweede aanmaning). Daarna kunt u de factuur uit handen geven aan een externe partij zoals bijvoorbeeld een incassobureau. Afhankelijk van het type klant heeft het de voorkeur om een vaste timing en procedure aan te houden. Een aanmaningstraject kan er als volgt uitzien:

  • Betalingsherinnering: 2 werkdagen na de op de factuur vermelde betaaldatum 
  • Eerste aanmaning: 5 werkdagen na de betaaldatum die u op de betalingsherinnering hebt vermeld
  • Tweede (aangetekende) aanmaning: 5 werkdagen na de betaaldatum die u op de eerste aanmaning hebt vermeld
  • Incassobureau: 7 werkdagen na de betaaldatum die u op de tweede aanmaning hebt vermeld

Zorg dat u in die periode ook voldoende telefonische pogingen onderneemt om de debiteur tot betaling aan te zetten. Stem de verzending van uw aanmaningen af op de beloften die uw debiteur doet. Ook het bezoek van een verkoper kan het betalingsproces versnellen.

Regels voor een aanmaning

Het is verstandig om zowel in de betalingsherinnering als in de aanmaning (en zeker in de ingebrekestelling) te vermelden dat u een incassobureau inschakelt als de klant niet betaalt. Zorg ervoor dat uw aanmaning voldoet aan de richtlijnen:

  • Geef uw klant een realistische periode om te betalen, maar houd die periode zo kort mogelijk. Zorg ervoor dat uw brief een zekere urgentie uitstraalt. De klant is immers te laat met betalen en hoeft niet nog twee weken de tijd te krijgen om de betaling uit te voeren.
  • Noem het bedrag aan intresten en kosten dat u in rekening zult brengen als de klant niet betaalt.

Wat moet u in uw aanmaning vermelden?

Uw aanmaning heeft in ieder geval een dwingende toon. Belangrijk is dat u niet verklapt hoeveel aanmaningsbrieven u zult sturen. Met uitspraken zoals ‘na deze brief ontvangt u nog één aanmaning en dan schakelen we het incassobureau in’ weet de klant dat hij nog tijd krijgt. Zorg er wel voor dat alle gegevens op de aanmaning staan vermeld en dat deze correct zijn: 

  • Factuurnummer
  • Afgenomen diensten of producten
  • Eerdere herinneringsdata
  • Factuurbedrag
  • Betalingstermijn
  • Eventuele kosten en intresten

Vermeld ook dat na de aanmaning of een ingebrekestelling de factuur uit handen wordt gegeven aan een externe partij en dat kosten en intresten onafwendbaar zijn.

Het helpt ook om een aanmaning samen met marketing en sales te ontwikkelen. Zij kennen de klant immers als geen ander. Bovendien kan hun creativiteit ervoor zorgen dat uw aanmaning beter opvalt. Veel aanmaningen komen bij de debiteur ongeopend op de grote stapel te liggen en dat wilt u uiteraard vermijden. Opvallen is dus de boodschap.

Veelgemaakte fouten bij aanmanen

De meeste aanmaningen springen niet in het oog. Meestal bestaan ze ook uit standaard teksten die inhoudelijk hun doel voorbij schieten. Enkele voorbeelden:

  • Volgens onze administratie is onderstaande factuur nog niet betaald.
    Waarom verschuilt u zich achter uw administratie? Bestaat de kans dat uw administratie niet in orde is? Wees stellig in uw teksten: ‘U heeft factuur X nog niet betaald.’
  • Helaas hebben we geen betaling mogen ontvangen.
    Het is prima om te schrijven wat u van de situatie vindt, maar wees niet te nederig.
  • Wellicht is het aan uw aandacht ontsnapt.
    Verzin geen excuses voor de debiteur. U geeft hiermee aan dat de klant wel belangrijkere zaken te doen heeft. De tijdige betaling van uw facturen schildert u af als iets onbelangrijks.
  • Mocht u al hebben betaald, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
    Dat snapt de debiteur zelf wel en dus heeft deze zin geen toegevoegde waarde. Het zorgt er alleen voor dat u de kracht uit uw aanmaning haalt.

Tips om aanmaningen op te maken

Houd rekening met deze tips als u een krachtige aanmaning wilt opmaken:

  1. Tel uw aanmaningen niet openlijk.
  2. Structureer uw inhoud volgens begin, midden, einde.
  3. Probeer origineel te zijn en af te stappen van standaardteksten. U spreekt immers nog altijd tot een mens.
  4. Zorg dat u positief klinkt in uw eerste aanmaning en strenger wordt in de volgende, maar ga niet de plechtige toer op.
  5. Maak een opsomming van alle openstaande facturen.
  6. Wees concreet in uw betaaltermijnen.
  7. Benoem de sanctie als uw klant niet tijdig betaalt.

Hoe verloopt de incassoprocedure?

Heeft u een aanmaning gestuurd en betaalt uw klant nog steeds niet? Dan kunt u de vordering uit handen geven aan een incassobureau.

  • De eerste fase is dan de minnelijke incassoprocedure. Het bureau gaat aan de slag met telefoontjes, aanmaningen en e-mails om uw vordering te incasseren, zonder tussenkomst van de rechter.
  • Is uw vordering daarna nog niet betaald? Dan kunt u een juridisch traject starten. Dit begint met het opmaak van een dagvaarding, waarbij de debiteur wordt verzocht voor de rechter te verschijnen.
  • Als de debiteur veroordeeld wordt, dan krijgt het vonnis een uitvoerbare titel. Dit belandt bij de gerechtsdeurwaarder die maatregelen zal treffen om het vonnis uit te voeren (bv. beslaglegging).

Elders op de website vindt u pagina’s die volledig gewijd zijn aan de minnelijke en de juridische incassoprocedure.

Fraude bij aanmaningen

Ontvangt u zelf aanmaningen en bent u zich van geen kwaad bewust? Dan kunt u te maken hebben met spookfacturen. Een spookfactuur of -aanmaning is een vordering voor nooit geleverde diensten. Oplichters versturen deze facturen en aanmaningen vaak lukraak met duizenden tegelijk in de hoop dat er bedrijven zijn die ze niet controleren en dus betalen. Twijfelt u? Neem dan contact op met de Algemene Directie Economische Inspectie, die het eventuele bedrog zal onderzoeken.

Weten hoe uw zakenpartner ervoor staat

Het is belangrijk om te weten met wie u zakendoet. Graydon biedt u een gratis check aan om u inzicht te geven in de financiële situatie van één van uw Belgische zakenrelaties.

Doe de gratis check