Cashflow forecasting: waar moet u op letten?
Een prognose maken van de cashflow is erg belangrijk voor elk bedrijf. De forecast vertelt u of uw bedrijf genoeg geld in kas heeft om de activiteiten te kunnen (blijven) uitvoeren. Het vertelt u of er meer geld in of uit het bedrijf gaat. In een vorig blog schreef ik al eens wat het verschil is tussen cashflow en winst.
Profit is a matter of opinion. Cash(flow) is a matter of fact.
Voor de financiering van uw werkkapitaal is het belangrijk dat u precies weet op welke momenten u dit geld nodig heeft. Dit voorkomt dat u onverwacht naar de bank moet voor aanvullende financiering. Of in het andere geval, dat u met een veel te hoge lening zit opgescheept. Daarnaast geeft een realistische cashflowprognose u een goed beeld van hoe het er in uw eigen bedrijf aan toegaat. Maar waar moet u op letten als u zo’n prognose wilt opstellen?
1. Aflevering is nog geen omzet
Het is belangrijk dat u het verschil ziet tussen de levering en de ontvangst van de betaling. Omzet heeft u pas als het geld op uw rekening staat. Wanneer een grote bestelling uitgeleverd is en u verwacht het geld pas over drie maanden, dan kunt u ook drie maanden niets met dat geld doen. Hetzelfde geldt voor uitgaven. Nieuw materiaal dat u op rekening aankoopt, hoeft u ook pas later in de cashflowprognose op te nemen.
2. Kijk naar uw DSO
DSO staat voor Days of Sales Outstanding. Het is een veel gebruikt begrip om inzicht te krijgen in de betalingstermijn van uw klanten. Kijk naar verschillende klantsegmenten. Hoe betalen zij gemiddeld? Hoe vaak bestellen zij? Maak realistische prognoses op basis van eerder behaalde resultaten. Voor nieuwe klanten kunt u informatie inwinnen bij externe kredietbureaus.
3. Wees realistisch
Realisme is een belangrijke basisregel van forecasting. Al is dat niet altijd even gemakkelijk, want ondernemers zijn over het algemeen optimistische mensen. Toch is het aan te raden toekomstige omzet te baseren op historische gegevens. Ga niet af op plannen die u hebt gemaakt op basis van de voorspellingen van uw sales. Uw forecast is geen verkooppitch. Het succes van uw cashflowplanning hangt af van een realistische inschatting van uw inkomsten en uitgaven. Neem daarom zelfs voldoende ruimte voor mogelijke worst-case-scenario’s.
4. Let op seizoenspatronen
Bent u een leverancier van kerstpakketten, of levert u bijvoorbeeld ‘back to school’-artikelen? Houdt dan rekening met de seizoenspatronen. Zorg dat uw inkomsten en uitgaven in de periodes dat er weinig geld binnenkomt goed op elkaar afgestemd zijn. Zo zal de financiering van uw werkkapitaal in de rustige periodes geen problemen opleveren.
5. Zorg voor voldoende cash
Het is zeer belangrijk om over voldoende kapitaal te beschikken om te kunnen groeien. Veel succesvolle bedrijven falen omdat ze te weinig cash hebben om hun groei te financieren. Jonge, snelgroeiende bedrijven ervaren dat het binnenhalen van nieuwe klanten meestal extra kosten voor marketing, personeel en materialen met zich meebrengt. Deze uitgaven moeten vaak gemaakt worden lang voordat de klant rendeert en er cash binnenkomt. U moet dus voldoende cash hebben om de groei te kunnen voorfinancieren.
6. Neem elke uitgave mee
Het is belangrijk om ook alle kleine uitgaven die u verwacht te maken mee te nemen. Een of twee van deze kleinere uitgaven zullen u de das niet omdoen, maar uit ervaring blijkt dat aan het einde van het jaar er veel van dit soort kleine ‘tegenvallers’ zijn die een scherp gefinancierde onderneming toch in gevaar kunnen brengen. Houd er gewoon rekening mee en de beste manier om dat te doen is om ze in te plannen.
7. Houd rekening met onverwachte kansen
Soms dienen er zich onverwacht kansen aan waar u snel en adequaat op moet reageren. Houd in uw cashflowprognose rekening met plotselinge businessmogelijkheden. Zo kon een speelgoedhandelaar snel reageren toen een grote partij speelgoed van Disney tegen bodemprijzen op de markt kwam. Voor dit soort mogelijkheden hoeft u geen potje te hebben, maar wel een plan waarmee u snel kunt handelen en dus de concurrentie te snel af bent.
8. Zorg dat de organisatie mee is
Een goede forecast is afhankelijk van de input die u krijgt vanuit uw organisatie. Zorg dus dat u uw mensen overtuigt van de noodzaak ervan. Laat hen zien welke voordelen eruit rollen. Neem de tijd om belanghebbenden te informeren en voorzie hen van feedback. Kortom, betrek uw mensen erbij zodat ze zich medeverantwoordelijk gaan voelen. Het bewustzijn van cashflow moet overal in de organisatie aanwezig zijn. Belangrijk is bijvoorbeeld de samenwerking tussen Finance en Sales zodat een zo goed mogelijke prognose van de omzet gemaakt kan worden.
Finance en sales nog steeds geen vrienden
Tot slot: kijk om u heen en vergelijk. Hoe doen anderen het? Gebruik data van de Nationale Bank van België, brancheverenigingen en onderzoeksbureaus om uw gegevens te vergelijken met die van uw concurrenten. Soms komt u hier tot verrassende ontdekkingen waardoor uw eigen prognoses accurater en dus effectiever worden.
