De 4 belangrijkste taken van een credit controller
Voor veel bedrijven is het een bekend verhaal. Een trouwe klant die al jaren correct betaalde, vertoont plots een betalingsachterstand. Dadelijk en drastisch betaling eisen, kan de klantenrelatie onder druk zetten. De zaken op hun beloop laten, is ook geen optie. Het is de taak van de credit controller om voor een goed evenwicht te zorgen. Dit zijn de belangrijkste taken?
Taak 1. Een persoonlijke relatie onderhouden met de debiteur
De credit controller is verantwoordelijk voor de eigen klantenportefeuille en bewaakt de kredietlimieten. Hij beheert de debiteuren, benadert de juiste contactpersonen en onderhoudt hiermee het contact.
Hoewel een groot deel van de klanten hun betalingsverplichtingen nakomt, zijn er altijd situaties waarin dat niet gebeurt. Ook al zijn er eerder preventieve maatregelen genomen. De credit controller controleert de naleving van betalingsregelingen. Hij bekijkt of het juiste bedrag wel op de afgesproken datum betaald is. Door zijn persoonlijke relatie met de debiteuren is de kans klein dat de relatie snel verzuurt.
Taak 2. Facturen incasseren
De credit controller neemt het telefonisch en schriftelijk incasso op zich als er niet op tijd betaald wordt. Het is van belang om elke actie op te nemen in een dossier. De kans bestaat immers dat uiteindelijk een dossier wordt overgemaakt aan een externe partij, zoals bijvoorbeeld een incassobureau. En dat wil uiteraard zo volledig mogelijk geïnformeerd zijn. De eindverantwoordelijkheid om een vordering al of niet uit handen te geven, ligt meestal ook bij de credit controller. Dat betekent dat hij of zij eigenlijk de hele debiteurenadministratie permanent moet opvolgen en er verantwoordelijkheid voor draagt.
Taak 3. DSO verminderen
Afhankelijk van de omvang van de organisatie, de IT-infrastructuur en de gekozen taakverdeling behoren ook de volgende werkzaamheden tot het pakket van de credit controller:
- het beheer van de grootboekrekeningen
- de verwerking van de debiteurenfacturen in de financiële administratie
- opstellen van rekeningoverzichten
Door de invoering en optimalisatie van procedures zorgt de credit controller uiteindelijk ook voor het beheer van het debiteurensaldo. Hij probeert de periode dat facturen open staan terug te brengen of DSO (Days Sales Outstanding) te verminderen.
Taak 4. Contactpersoon met andere afdelingen en relaties
De credit controller dient niet alleen contacten te onderhouden met de debiteuren. Ook met andere afdelingen binnen de organisatie of relaties als banken, boekhouders, kredietverzekeringsmaatschappijen of incassobureaus behoren tot zijn netwerk. Want zoals gezegd is de credit controller binnen de organisatie eigenlijk de persoon die het evenwicht moet bewaken.
