Douma Staal - Success Story

Douma Staal

Correct de klant bedienen op basis van de juiste inzichten.

In 1918 richtten de broers Geert en Sippe het familiebedrijf op dat we nu kennen als Douma Staal. Het bedrijf is gevestigd in het Friese Sneek. Begonnen als handelaar in ijzerwaren, richt het bedrijf zich vandaag op de verkoop van staalproducten. In het 33.600 m2 grote bedrijfspand ligt een enorme voorraad en staan de computergestuurde boor- en zaaginstallaties om klanten binnen 24 uur te kunnen bedienen. Daar komen evenwel heel wat uitdagingen bij kijken. Voor een blik achter de schermen spraken we met Marco Ringnalda, verantwoordelijk voor Finance en P&O bij Douma Staal.
 

Graydon at work

Groeiende onderneming

Douma Staal is een bekende speler in de staalindustrie. In 2019 vierde het zijn100-jarige bestaan en kreeg het de titel “koninklijk”. En het blijft groeien. Bij het bedrijf zijn ruim 90 werknemers actief en een aantal uitzendkrachten. Het transport gebeurt door een vaste, externe transporteur. Dagelijks zijn er zo’n 20 vrachtwagens om de bestellingen snel bij de ongeveer 1.700 klanten af te leveren.

Douma Staal - Success Story

Checks bij nieuwe klanten

Naast vaste klanten krijgt Douma Staal continu aanvragen van nieuwe klanten binnen.

“Voordat we leveren aan een nieuwe klant, winnen we eerst informatie in over die partij via een kredietrapport."

“Voordat we leveren aan een nieuwe klant, winnen we eerst informatie in over die partij via een kredietrapport. We letten vooral op het betaalgedrag van de klant, maar ook de aanbevolen kredietlimiet is voor ons van belang. Om de betaalcondities te bepalen voor een nieuwe klant maken we een afweging op basis van betaalgedrag, klantgroep en de achtergrond.”

Indien het betaalgedrag en de kredietlimiet niet toereikend zijn, dan past Douma Staal de betaalcondities hierop aan.

“De betaaltermijnen die we aanhouden zijn gangbaar in de sector. De groep klanten met een aangepaste betaaltermijn is klein.”

Professionalisering debiteurenbeleid

Maar Douma Staal voert niet alleen checks uit bij nieuwe klanten. In samenwerking met Graydon heeft het bedrijf in 2019 debiteurenbeleid verder geprofessionaliseerd.

“Door mutaties in ons klantenbestand kun je vervuiling van de data niet vermijden. Als bijvoorbeeld de juridische vorm van een bedrijf verandert, dan is het voor ons handig om te weten en indien nodig een grondiger onderzoek te doen. Het is echter lastig om van al deze veranderingen op de hoogte te blijven. Daarom hebben we vorig jaar onze NAW-gegevens, naam-adres-woonplaats, naast de data van Graydon gelegd en ons relatiebestand opgeschoond. Dit willen we jaarlijks herhalen. We hadden een match van 80%, wat betekent dat onze data voor een groot deel up-to-date was. Op zich vinden we dat nog een vrij goede score.”

Uniforme aanpak en intern draagvlak

Daarnaast heeft Douma Staal hun data verrijkt met de kredietlimiet. “Hiervoor hebben we de actuele limieten van Graydon naast onze eigen data gelegd. We zien dat onze eigen gegevens over betaalgedrag van klanten vaak worden bevestigd door de data van Graydon. Met de directie, de commerciële afdeling en de afdeling Finance hebben we dit verder uitgewerkt en zijn we samen tot nieuwe limieten gekomen.”

Door deze gezamenlijke beoordeling is er een goede verstandhouding gegroeid tussen Finance en Sales. “Voorheen leidde het vaak tot onbegrip bij Sales als Finance achteraf een aanvraag moest afwijzen vanwege een kredietlimiet. Aanvankelijk waren we wat voorzichtiger waren en blokkeerden we sneller een order om extra controles te kunnen uitvoeren. Door de controle op voorhand te doen, loopt het proces nu veel soepeler. De limieten passen nu beter bij de situatie van de klant. Dat betekent dat we aanzienlijk minder problemen kennen in het orderproces, het logistieke proces en de service. We willen namelijk binnen 24 uur kunnen leveren. Eventuele blokkeringen belemmeren dit.”

Stromen op gang houden

Voor Douma Staal is de correcte bediening van klanten die op regelmatige basis een bestelling plaatsen van groot belang. “We zorgen ervoor dat onze processen goed verlopen. Zo houden we de betaalstroom onder controle en kunnen we ook de materiaalstroom goed sturen. Bij onze actieve klanten zien we namelijk weinig mutatie.”

De professionalisering van het debiteurenbeleid heeft voor Douma Staal dus veel positieve effecten gehad. De onderlinge verstandhouding is gegroeid en vertraging of stagnatie van orders wordt in veel gevallen voorkomen. “Bovendien betalen onze klanten nu gemiddeld sneller, want onze DSO - Days Sales Outstanding – is flink naar beneden gegaan.”

Monitoren: veranderingen bijhouden

Naast de jaarlijkse opschoning en verrijking van de klantdata, houdt Douma Staal van een beperkte, maar belangrijke groep klanten de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten. “Door onze belangrijkste klanten in de monitoring te zetten, kunnen we veranderingen op de voet volgen. Zo krijgen we bijvoorbeeld meldingen bij veranderingen in de kredietlimiet, het betaalgedrag of de bedrijfsvorm van een klant. Afhankelijk van de informatie kunnen we daar dieper op ingaan en meteen actie ondernemen als het nodig is.”

“Door onze belangrijkste klanten in monitoring te zetten, kunnen we veranderingen op de voet volgen."

“We hebben het in het verleden al eens meegemaakt dat een klant failliet was, maar nog bestellingen had geplaatst op een entiteit die dus niet meer bleek te bestaan. Het is bijna onmogelijk om achteraf te achterhalen hoe dit precies in elkaar steekt. Het is dan ook bijna onbegonnen werk om alsnog de betaling te ontvangen, maar we doen veel moeite om de schade te beperken. Deze situatie hadden we kunnen vermijden als we eerder een signaal gekregen hadden dat het bedrijf niet meer bestond.”

Bijzondere situaties en aanvullende checks

Er zijn verschillende redenen te bedenken om een klant grondiger te controleren. Douma Staal gebruikt daar bijvoorbeeld ook Graydon Network incl. XSeptions voor. Deze visueel verbluffende oplossing biedt meteen inzicht in de opmerkelijke situaties die zich bij zakenrelaties en in hun netwerk voordoen.

“Als er meerdere bedrijven rondom onze klant bewegen, dan willen we ook iets weten over die eenheden. Staat er bijvoorbeeld nog een aandeelhouder boven die we niet kennen? En hoe lopen de geldstromen? Als er reden is om te twijfelen aan de solvabiliteit van een klant, dan sturen we één van onze vertegenwoordigers langs om ook de situatie ter plaatse eens te beoordelen.”

“Bovendien voeren we aanvullende controles uit als we het signaal krijgen dat het bestelgedrag van een klant verandert. Stel dat een klant bijvoorbeeld plots flink meer afneemt. Dan kan dat een signaal zijn dat een andere leverancier heeft besloten om niet meer te leveren. Klanten hebben namelijk meestal verschillende inkoopkanalen. Een verandering in het bestelgedrag kan dus een signaal zijn dat er wat gaande is. En voor ons is het vaak aanleiding om een aanvullende controle uit te voeren.”

Toekomstplannen

Douma Staal

Het geprofessionaliseerde debiteurenbeleid bij Douma Staal is een succes. Ondertussen liggen de plannen op tafel om ook bij Fisher Edelstaal, dat onder hetzelfde concern valt, veranderingen door te voeren.

“Met Douma Staal hebben we nu ruim 90% schone data. Het is vervolgens het moment om ook eens te kijken hoe het ervoor staat met de data van Fisher Edelstaal. Uniforme processen zijn namelijk belangrijk voor de bedrijven binnen ons concern, omdat we financieel verantwoordelijk zijn voor zowel Douma Staal als Fisher Edelstaal. Fisher Edelstaal zit op een andere locatie in Sneek en heeft een eigen afdeling voor logistiek en verkoop. Maar we streven naar een uniforme klantbeoordeling en administratieve afhandeling van orders. En daar hoort ook het voortraject bij. Bij Fisher Edelstaal spreken we over andere volumes. DSO en betaalachterstanden liggen op een ander niveau, maar het is van belang dat we risico’s op dezelfde manier beoordelen en opvangen. Daar zijn we op dit moment druk mee bezig.”

Meer informatie over Douma Staal vindt u op hun website: www.doumastaal.nl.

Gelijkaardige publicaties