Studiedag: "Wanneer dreigt een onderneming in moeilijkheden te geraken?
Terug naar overzicht
blog

Wat betekent modern debiteurenbeheer in de praktijk?

Debiteurenbeheer moet er in de praktijk voor zorgen dat ondernemers winst maken door veilig te verkopen. Dat staat evenwel niet gelijk met voorafbetaling of contante transacties. Het is nog steeds mogelijk om zonder risico en mét betalingstermijn te verkopen. En dat verdient aanmoediging, want krediet verhoogt de koopkracht en stimuleert de economie. Geef de klant krediet wanneer die het waard is. Waar komt anders het begrip ‘kredietwaardigheid’ vandaan?

Debiteurenbeheer vereist een multidisciplinaire aanpak en vooral een positieve visie. Het remt de verkoop niet. Integendeel, het stimuleert en verbetert de verkoop.

Enkele losse tips bij het debiteurenbeheer:

  • Denk marketinggericht: welke klanten zijn de moeite waard om te benaderen? In welke klanten willen we investeren om een gezonde relatie uit te bouwen?

  • Denk verkoopgericht: verschaf kredietlijnen i.p.v. kredietlimieten. Leg de nadruk op het ‘proces’ i.p.v. op het eindpunt.

  • Denk productie(f): hoe kunnen we de kwaliteit van onze diensten, producten en service verbeteren?

  • Denk servicegericht: de klanten betalen ons loon, zij verdienen onze aandacht.

  • Denk klantgericht: een debiteur is een klant.

  • Denk logistiek: hoe kunnen we zorgen voor …?

  • Denk omzetgericht: ‘keep them active, keep them buying.’

  • Denk financieel: er is pas verkocht als er betaald is.

  • Denk positief: niet ‘neen’, maar ‘ja, graag’.

De link tussen al deze denkwijzen is de creditmanager. Die dient hoog in het management te staan om gepaste beslissingen te kunnen nemen.

Definitie van debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is meer dan klantenrisico’s beheersen. Het omvat alles wat nodig is om de kosten op prospecten, klanten en debiteuren te minimaliseren zonder  commerciële  kansen  te laten liggen. Zo maximaliseert u  de omzet én winst.

Dit betekent dat u moet weten met wie u zakendoet. Gebruik daarbij alle relevante data die beschikbaar zijn. Intern en extern. Over de individuele klant, maar ook de markt. Integreer het databeheer.  Maak een duidelijk onderscheid tussen marketinginformatie, data-informatie en bedrijfsinformatie zodat u  op een gezonde basis kan selecteren, segmenteren, waarnemen en onderzoeken. Maak vervolgens goede afspraken. Het ene impliceert het andere.

Aandachtspunten voor de algemene voorwaarden

Een goede afspraak hoort ‘op drager’ om achteraf discussies daarover te vermijden. Met betrekking tot de algemene voorwaarden zijn er enkele belangrijke aandachtspunten:

  • Een verwijzing naar de nieuwste versie van de Incoterms vermijdt discussies.
  • Kosten voor inning kunt u sinds begin 2010 alleen nog innen indien beide partijen dit expliciet overeenkwamen.
  • Via een nettingclausule worden schulden die voor het tijdstip van samenloop zijn ontstaan, tegenwerpbaar in geval van faillissement.
  • Een uitdrukkelijk ontbindend beding maakt een einde aan lopende overeenkomsten onder welbepaalde voorwaarden (zeer nuttig wanneer een klant zijn verplichtingen niet nakomt, failliet gaat, …).
  • Pas de wetgeving maximale betaaltermijn toe. Probeer 30 dagen betaaltermijn af te spreken. Geef niet meer dan 60 dagen.

Elektronische facturatie en aanmaningen versturen

‘Ik heb de factuur niet ontvangen’ is het meest gebruikte excuus om niet te betalen. De eenvoudigste oplossing is elektronische facturatie. Elektronische en papieren facturen zijn gelijk. Ook een  factuur in pdf- vorm verstuurd per mail is een geldige factuur.

Hebt u facturatieplicht, dan is het niet toegestaan kosten hiervoor aan te rekenen. U mag wel kosten aanrekenen aan een consument die een factuur vraagt. Let erop dat u tijdig factureert, tijdig de factuur verzendt en opvolgt. Het is aan te raden om maximum 3 aanmaningen ‘op drager’ te versturen. Besteed daarbij extra aandacht aan de persoonlijke contacten. Automatismen zijn uit den boze.

Het betalingsbevel

Wie preventief actie onderneemt en curatief consequent opvolgt, zal zelden extern hulp moeten zoeken. Is het toch nodig, dan kan internationaal het betalingsbevel soelaas bieden. Een standaardformulier invullen kan voldoende zijn om een debiteur te laten veroordelen. De deurwaarder kan dan op zijn beurt de beslagprocedure opstarten.

Eind december 2013 zette de ministerraad het licht op groen voor de invoering van de zgn. betalingsbevelprocedure voor Belgische  debiteuren . Het moet nu nog enkel in het Staatsblad verschijnen.

Nieuwe wetgeving maximale betalingstermijn

  • De invoering van een standaardbetalingstermijn van 30 dagen.
  • De maximale betalingstermijn bedraagt 60 dagen, tenzij de partijen uitdrukkelijk een andere termijn overeenkomen en deze termijn niet onbillijk is voor een van de partijen.
  • Voor de overheid is de maximale betalingstermijn slechts 30 dagen (behalve in sectoren waar men met privéondernemingen concurreert of in de gezondheidszorg waar het 60 dagen kan zijn).
  • De verificatietermijn van de factuur mag maximum 30 dagen bedragen.
  • Bij laattijdige betaling heeft de leverancier recht op €40  vergoeding en een referentie-interest (nu veelal 1%) verhoogd met 8%.

Lees ook het e-book

Creditmanagement 2.0

Gelijkaardige publicaties
Nieuwsbrief

Schrijf u in voor de nieuwsbrief en blijf permanent geïnspireerd dankzij ...