Creditmanagement 3.0.: verlaat uw eiland, neem het voortouw

Boze tongen beweren wel eens dat creditmanagers aan het afvoerputje van de onderneming staan. Anders gezegd: alles wat er tijdens het verkoopproces fout loopt, mogen zij oplossen. Een laattijdige levering of producten van mindere kwaliteit? De kans is groot dat de klant op de rem gaat staan en de betaling van zijn factuur uitstelt. Het is dan aan het creditmanagement om puin te ruimen.

Die curatieve aanpak zie je vandaag nog al te vaak. Debiteurenbeheer in de strikte zin van het woord beperkt zich dan tot slechte betalers aanmanen. Hoe dat komt? Omdat veel bedrijven onder druk van een dominante salesafdeling zich bijna uitsluitend blindstaren op verkoops- en omzetcijfers.

Lees ook: Waarom sales de kneepjes van finance moet kennen

Van curatief naar preventief

Toch zien we de laatste jaren een kentering, waar de economische crisis zeker voor iets tussenzit. Die heeft gezorgd voor een sense of urgency. Bedrijven maken meer werk van preventie, creditmanagement werkt preventiever. Creditmanagers houden potentiële klanten tegen het licht. Ze proberen mogelijke betaalproblemen vooraf te detecteren door bijvoorbeeld de kredietwaardigheid te onderzoeken. Waarom zou u immers in zee gaan met ondernemingen die er een slecht betaalgedrag op nahouden?

Toegegeven: de omslag van curatief naar preventief is makkelijker gezegd dan gedaan. Toch is de opbouw van een modern creditmanagement geen raketwetenschap. Met een goed uitgekiend strijdplan komt u al een flink eind.

Deze stappen zetten een modern creditmanagement in de steigers

Analyse huidige situatie

Een grondige analyse van uw huidige situatie is een eerste logische stap. Welke inspanningen doet uw creditmanagement vandaag en wat levert het u allemaal op? Wie zijn uw klanten, waar zitten de problemen? Ga heel precies na hoeveel tijd u besteedt aan elke klant. Dat kan tot vreemde vaststellingen leiden. Slechte klanten eisen bijvoorbeeld meer aandacht op dan goede, de omgekeerde wereld dus. Draai uzelf geen rad voor de ogen, maar maak deze oefening open en eerlijk. U kunt er alleen maar baat bij hebben.

Concrete doelstellingen bepalen

Bepaal daarna uw doelstellingen. Wees daarbij zo concreet mogelijk, al is dit niet zo evident als het lijkt. Heel wat bedrijven willen gewoon dat het geld zo snel mogelijk binnenkomt. Een duidelijke marsrichting, maar mag het iets minder vrijblijvend? Waarom zou u als kredietbeheerder niet hoger mikken en specifiekere doelstellingen formuleren? Bijvoorbeeld: op één maand tijd het debiteurensaldo terugdringen van 1.000.000 euro naar 900.000 euro. Of nog: een klant ervan overtuigen op 30 in plaats van op 45 dagen te betalen, door hem een bonus toe te kennen.

Performante debiteurensoftware

Nu u toch bezig bent: maak werk van een performante debiteurensoftware. U slaat twee vliegen in één klap. Software garandeert u enerzijds een strikte opvolging van slechte betalers. Anderzijds is het ook een prima aanleiding om uw processen te stroomlijnen met andere KPI’s. Het dwingt u tot nadenken, omdat u eerst moet bepalen met welke parameters die software rekening moet houden. Creditmanagers moeten bepalen wanneer de knipperlichten van de software gaan branden en welke actie daarop volgt.

Lees ook: 13 knipperlichten die kunnen wijzen op nakend faillissement

Bijvoorbeeld: vijf dagen na de vervaldag automatisch een aanmaning verzenden. Verlies het menselijke aspect echter nooit uit het oog. Automatisch gegenereerde aanmaningen hebben niet altijd het gewenste effect. Een persoonlijk telefoontje naar uw klant kan wonderen doen, ook in het digitale tijdperk. Gebruik de software ook om uw klanten te scoren. Met andere woorden: segmenteer uw klanten aan de hand van criteria zoals omzet of kredietwaardigheid, om kansen te detecteren.

Conform uw bedrijfsimago

De aanpak van uw creditmanagement moet ook passen bij uw bedrijfsimago. Veel ondernemingen leggen hun klanten in de watten. Een keiharde incassopolitiek kan dan al die inspanningen teniet doen. Een samenhang met alle andere bedrijfsdoelstellingen is dus wenselijk. En daar schuilt meteen het grootste gevaar. Creditmanagement bevindt zich in al te veel ondernemingen nog op een eiland. Vooral tussen finance en sales gaapt er een grote kloof. Het moderne creditmanagement mag zich dus niet opsluiten in regeltjes en procedures.

Creditmanagers moeten naar buiten treden en iedereen meekrijgen, van sales tot productie. Een bedrijf is een gemeenschappelijk project, met continuïteit, winst en rentabiliteit als belangrijkste streefdoelen. Iedere medewerker zou hiervan doordrongen moeten zijn. Vergelijk het met klantvriendelijkheid, een attitude die niemand in vraag stelt. Dat bewustzijn moet verder rijpen. Waarom zou de creditmanager hier niet het voortouw nemen?