8 tips voor een sterke aanmaning
Wanneer u een aanmaning verstuurt om een betaling te eisen, dan gebruikt u best een goede brief. De kostprijs voor u blijft dezelfde. Het effect van een sterk opgebouwde aanmaning is echter vele malen hoger dan een standaard rappel.
Voor consumenten blijft een aangetekende ingebrekestelling een noodzakelijke stap om eventueel nadien hun gelijk voor een rechtbank te bewijzen. In business-to-business ligt dit anders. Een geschreven rappelbrief is hier geen vereiste. Toch zullen de meeste advocaten erop staan dat u één of meerdere aanmaningen aangetekend verstuurt.
In een eerdere blog onderstreepte ik al het belang van een duidelijke, concrete inhoud en wees ik op de meest gemaakte fouten in rappelbrieven. Maar hoe stelt u uw brief op? Welke boodschap zet uw debiteuren echt aan tot betalen? Hoe geeft u duidelijk alle gegevens en vermijdt u overbodige ballast in uw betalingsherinnering?
1. Structureer uw inhoud volgens begin, midden, einde
U begint bij het begin en u legt de reden uit van de aanmaning: de klant heeft niet betaald. Het midden bevat alle specificaties rond de niet-betaalde facturen (overzicht van alle facturen met hun nummer, bedrag en vervaldag). Op het einde spoort u aan tot actie. U meldt hierin ook de gevolgen wanneer de debiteur niet tot betaling overgaat (interest, aanmaningskosten, rechtbank).
2. Zorg dat u positief klinkt in uw aanmaning
Uw openingszin moet positief klinken. U vergroot hiermee de kans op een positieve reactie. Bijvoorbeeld: "Hiermee wensen wij u te herinneren aan nog openstaande facturen. Zoals afgesproken bevestigen wij hierbij de gemaakte afspraken."
3. Richt u op een persoon
Uw aanmaning mag niet overkomen als een standaardbrief. Spreek de klant persoonlijk aan met ‘u’. Zorg ervoor dat dit woordje in uw brief meer voorkomt dan ‘ik’. U schrijft immers niet over uzelf. Het gaat om het gedrag van uw klant, die te laat betaald heeft.
4. Schuif concrete data naar voor in uw rappel
Vermijd woorden die verschillend te interpreteren en niet concreet zijn. Denk bijvoorbeeld aan spoedig, dringend, binnen 8 dagen, ... U haalt beter concrete data aan.
5. Maak een opsomming van alle openstaande facturen
Geef een gedetailleerd overzicht van alle facturen. Zowel de openstaande als de facturen die nog niet vervallen zijn (met factuurnummer, bedrag en vervaldatum). Misschien betaalt de klant deze facturen in één keer mee.
6. Tel uw aanmaningen niet openlijk
Vermeld niet hoeveel dagen de vervaldag overschreven is. Tel ook niet openlijk het aantal verstuurde rappels. Een slimme debiteur weet meteen dat hij nog kan wachten op een tweede herinnering, een derde, ... Zo weet hij snel hoeveel tijd hij extra krijgt vooraleer de maat echt vol is.
7. Formuleer het als een voordeel voor de klant.
U vergroot uw kans op betaling wanneer de debiteur ervan overtuigd is dat hij er zelf baat bij heeft. Bijvoorbeeld: "Wanneer uw betaling binnen de voorgestelde termijn is uitgevoerd, kunnen wij verdere bestellingen blijven leveren conform afspraak."
8. Stuur maximum 3 aanmaningen
De eerste aanmaning
Uit uw eerste brief moet duidelijk blijken dat deze bedoeld is om een betaling te verkrijgen. Toch mag deze rappel niet te streng zijn. De reden van niet-betaling is misschien ‘niet willen’ of ‘niet kunnen’, maar kan soms ook bij u liggen. Bijvoorbeeld wanneer de goederen niet volgens afspraak geleverd werden of beschadigd zijn. In een eerste rappel dient u de klant dus aan te moedigen om contact op te nemen bij opmerkingen. Vermijd woorden zoals 'probleem' of 'klacht', want ze zijn te negatief geladen. Dreig ook niet meteen met acties en consequenties.
De tweede aanmaning
In deze tweede e-mail of brief vraagt u kordater naar de betaling. Uw klant heeft niet gereageerd op de uitnodiging van de eerste aanmaning. Zo kunt u er meteen van op aan dat er geen vragen of opmerkingen zijn. De basisprincipes van de eerste herinnering gelden ook hier. Beleefdheid staat voorop. Tegelijkertijd moet de klant weten dat u de zaak ernstig neemt. U wenst dringend betaald te worden. Kosten en interesten kunnen in deze tweede rappel wel worden aangekondigd.
De laatste aanmaning
Deze derde rappel is de allerlaatste schriftelijke aanmaning. De klant moet dit ook duidelijk voelen. Hij moet weten dat u ernstig genomen wil worden. Sla daarom een krachtige toon en taal aan. Herhaal duidelijk welke gevolgen er aan de niet-betaling verbonden zijn. Belangrijk is dat u zich houdt aan uw dreigementen, anders ondermijnt u uw geloofwaardigheid. Reken interesten en een schadebeding aan wanneer dit in uw algemene voorwaarden vermeld staat.
Ontvangt u nog steeds geen betaling? Dan bent u wellicht niet de enige die een openstaande vordering heeft bij deze debiteur. Aarzel daarom niet om het dossier goed gestoffeerd door te geven aan een advocaat of een incassobureau.
Lees ook het e-paper ‘Mondelinge of schriftelijke overeenkomsten?’ om sterke algemene voorwaarden op te bouwen. Uw algemene voorwaarden zijn er om u in te dekken en u te beschermen als uw klant niet betaalt. Het is belangrijk dat ze sterk en niet voor interpretatie vatbaar zijn. Anders kunnen ze in uw nadeel werken.
