Finance kijkt met business intelligence nog te veel naar verleden

Onderzoeken van organisaties zoals SunGard  en Avanade  wijzen uit dat bedrijven zich met business intelligence (BI) bezighouden. Toch valt er nog veel terrein te winnen als het gaat om de voorspellende waarde ervan. Uit ieder onderzoek blijkt dat bedrijfsgegevens vaak nog handmatig in spreadsheets worden bijgehouden. Hierdoor krijgen bedrijven wel enig inzicht in hoe het ging, maar zeker niet in hoe het gaat of zal gaan. Er kruipt te veel tijd in rapportages, zodat er weinig overblijft om verbanden te zoeken. Bovendien liggen fouten continu op de loer. Een gemiste kans volgens de onderzoekers. Hoe kunt u als finance manager wél intelligent met business intelligence omgaan?

Business intelligence of versnipperd handwerk?

Niemand kan de toekomst exact voorspellen, maar met behulp van business intelligence kunt u wel trends en lijnen ontdekken die houvast geven voor de toekomst. Als u BI goed benut en toepast. Feit is dat de meeste bedrijven zich per afdeling nog richten op handmatig bijgehouden spreadsheets. Medewerkers zweten uren op de invoer van getallen in lokale databases. Deze worden moeizaam bij elkaar gevoegd zodra het weer tijd is om aan de directie te rapporteren.

Handwerk is mensenwerk en daarmee foutgevoelig. En durft u erop te vertrouwen dat er geen gegevens verloren gaan of veranderd worden als alle Excel-sheets worden samengevoegd? SunGard stelt: “Companies’ reliance on spreadsheets, manual data manipulation and periodic reports can limit their ability to conduct proactive analysis.”

Enkele opvallende onderzoeksresultaten van Avanade:

• 91 procent van alle onderzochte bedrijven gebruikt business intelligence tools om gegevens te beheren en te analyseren.
• Maar liefst 85% van deze bedrijven ondervindt daarbij problemen en haalt niet het maximale uit de gegevens.
• Bijna de helft van deze bedrijven houdt de gegevens dan ook handmatig bij in spreadsheets.

Het onderzoek van SunGard wijst onder andere uit dat:

• Slechts 13% van de onderzochte bedrijven geavanceerde business intelligence technieken inzet, zoals toekomstgerichte analyses. 
• Hoewel financiële dienstverleners en energiebedrijven vaak voorop lopen in business intelligence, ook deze bedrijven slechts in 20% van de gevallen proactieve technieken toepassen.

De juiste analyses voor de juiste antwoorden

Gegevens vastleggen is één, maar vervolgens gaat het er ook om wat u met deze informatie doet. En ook daar ligt bij de meeste bedrijven ruimte voor verbetering. Uit onderzoek blijkt dat de meeste organisaties zich vooral richten op historische analyses. Wat is er gebeurd? En waarom? Op zich prima, maar aan het verleden verandert u niets meer. Toch steken veel bedrijven juist in deze analyses de meeste tijd.

Zo zegt  SunGard: “For a majority of respondents, reactive and ‘after-the-fact’ analyses are the primary means of data analysis.” Is het niet veel interessanter te onderzoeken wat de toekomst in petto heeft? Gebruik historische gegevens ook (en vooral) als basis voor voorspellende en verkennende analyses (zie de tabel hieronder). Door dezelfde gegevens op een andere manier vast te leggen en te bekijken, komt u tot nieuwe inzichten waar u vanuit financieel oogpunt veel meer aan heeft. Goed gebruik van business intelligence maakt budgetteren en plannen eenvoudiger en helpt u de juiste bedrijfsstrategie te kiezen. Niet op gevoel, maar gebaseerd op harde feiten.

Welke soorten analyse zijn er?

• Historische (wat er is gebeurd?)
• Operationele (wat gebeurt er nu?)
• Analytische (waarom is het gebeurd?)
• Voorspellende (wat kan er gebeuren?)
• Voorschrijvende (wat moet ik daaraan doen?)
• Verkennende (wat gebeurt er om mij heen?) 

Hoe werkt business intelligence dan wél?

Met de juiste gegevens kunt u ‘what if’-scenario´s berekenen, koppelingen leggen, dwarsverbanden ontdekken en informatie visualiseren. Dat geeft u houvast om budget toe te kennen aan bijvoorbeeld marketing om u te richten op uw meest (of juist minst?) rendabele klanten. Ook kunt u uw customer life cycle analyseren en vervolgens voorspellen. Omdat finance hierdoor inzicht krijgt in toekomstige omzet en geldstromen, kan veel eerder dan normaal worden bijgestuurd als dat nodig is. Buikgevoel maakt plaats voor relatieve zekerheid. En dat is zeker in de huidige tijd bij de meeste bedrijven bijzonder welkom. Mooie woorden, maar wat kunt u nu praktisch veranderen om meer uit business intelligence te halen? 

Stap 1. Zorg voor besef en draagkracht.

Als u iets wilt verbeteren, moet u iets veranderen en daar houden medewerkers vaak niet van. Begin daarom met het creëren van medestanders. Overtuig beslissingsbevoegden dat het voor het hele bedrijf, maar óók voor iedere afdeling, beter is om gegevens op een andere manier bij te houden en te analyseren. Richt u daarbij vooral op voordelen zoals besparingen in tijd en geld.

Stap 2. Kies voor één database met een vaste structuur.

Als meerdere afdelingen gegevens bijhouden, helpt het één vaste datastructuur en één centrale database aan te houden. Als databases niet langer samengevoegd hoeven te worden, verkleint u de kans op fouten. Bovendien kunt u hierdoor sneller analyses en rapportages maken, waardoor u eerder kunt reageren op wat er in uw markt gebeurt.

Stap 3. Experimenteer met nieuwe analyses.

Waarschijnlijk analyseerde u al hoeveel omzet in voorgaande kwartalen werd behaald. Nu u één overzichtelijke database heeft, beschikt u echter over een perfecte bron om u niet op het verleden, maar op de toekomst te richten. Begin eens met kleine experimenten. Waar kunt u quick wins behalen? Ga bijvoorbeeld eens na welke klanten regelmatig kopen en voor hoeveel zij kopen. Wat gebeurt er als u zich met uw marketingactiviteiten meer op hen richt? 

Stap 4. En ga dan verder.

Als dit soort kleine analyses werken, krijgt u vanzelf enthousiaste reacties en ontstaat honger naar meer. U kunt dan bijvoorbeeld externe databases koppelen om inzicht in markttendensen te krijgen. Ook kunt u analyseren of u het beter of slechter doet dan het branchegemiddelde. Er bestaan verschillende organisaties die u deze gegevens kunnen bieden en die u kunnen ondersteunen bij de toepassing van algoritmes en de voorspelling van uw zakelijke toekomst. 

Eén voorspelling zal zeker uitkomen: door gestructureerd in één centrale database gegevens bij te houden en door te experimenteren met toekomstgerichte analyses biedt business intelligence u meer inzicht en ontdekt u ongetwijfeld nieuwe marktkansen.

Meer weten?

Meer informatie over dit onderwerp vindt u in ons download center. De specialisten van Graydon bieden u daarnaast graag inspiratie en advies over data en dataverrijking.