Agences de recouvrement: quels dossiers leur transmettez-vous?
Terug naar overzicht
blog

8 aandachtspunten bij automatisch factureren

Veel ondernemers zweren nog bij facturen per brief. Factuur afdrukken, onder enveloppe steken, een postzegel kleven en naar de post. Op zich is dat prima, maar het kan efficiënter. Hebt u al eens aan automatisch factureren gedacht?

En meteen stoten we op een eerste pijnpunt. Nog te veel ondernemers hebben geen automatische opvolging van facturen. Hierdoor hebben ze hun aanmaningstraject niet helemaal onder controle en laten ze rechtstreeks aan de winst knagen.

Automatisch factureren doet klanten sneller betalen

Het voordeel van een automatisch proces is groot. De belangrijkste voordelen:

  • U maakt en verzendt goedkoper uw facturen.
  • U hebt een goed overzicht op de onbetaalde facturen.
  • De software stuurt automatisch herinneringen uit.
  • Sneller facturen versturen en beter opvolgen, zorgt voor een snellere betaling. Klanten voelen dat ze niet onbestraft een factuur kunnen laten liggen.

Zo start u met automatisch factureren

Hoe zet u vlot een automatisch systeem op? Overloop deze 8 aandachtspunten.

  1. Kies de IT-tool die u past. U hebt er in alle prijsklassen, vaak met een gratis testperiode. Kies voor een open systeem dat u meteen of later in een ruimer CRM-systeem kunt integreren. Of voorzie koppelingen naar het bestaande klantensysteem.
  2. Zorg voor correcte data van uw klanten. Zo gaan uw facturen naar het juiste adres en de juiste contactpersonen.
  3. Stel de factuur op volgens de offerte. Heel wat systemen kunnen offertes vlot in facturen omzetten.
  4. Verzend digitaal naar de juiste contactpersoon meteen na het afsluiten van het project, of maandelijks volgens gewerkte uren en geleverde goederen.
  5. Programmeer vooraf aanmaningen voor onbetaalde facturen.
  6. Koppel nalatigheidsinteresten en administratieve kosten aan deze aanmaningen. Reken deze niet aan vanaf uw eerste herinnering, omdat deze vooral als vriendelijk geheugensteuntje bedoeld is.
  7. Blijf in uw aanmaningen heel beleefd, puur informatief en ondersteunend naar uw klant. Mail telkens opnieuw alle betalingsinformatie. Uw systeem kan deze zelf invoeren in de herinnering waar en hoe u dat wilt.
  8. Stel een alarm in dat u verwittigt wanneer u verdere stappen moet ondernemen. Hiervoor is het interessant wanneer uw systeem zelf zorgt voor een aangetekend schrijven en vervolgens een link legt naar een incassobureau.

Opgelet voor een onpersoonlijk proces

Toch ook een nadeel. Let op dat u uw aanmaningen persoonlijk houdt. Wanneer de klant merkt dat het een automatisch systeem is en hij niet met een mens te doen krijgt, zakt de betalingsbereidheid weer. Dit geldt ook wanneer u dreigt met interesten, maar ze nooit aanrekent. Hoe persoonlijker, hoe sneller de klant geneigd zal zijn te betalen.

Gelijkaardige publicaties
Nieuwsbrief

Schrijf u in voor de nieuwsbrief en blijf permanent geïnspireerd dankzij ...