Graydon Déclaration de Confidentialité

Il s'agit de la déclaration de confidentialité de Graydon Belgium NV, (ci-après dénommés: « Graydon » ou « nous »). Cette déclaration de confidentialité s'applique à tous les services Graydon.

Si vous avez inscrit une entreprise à la Banque Carrefour des Entreprises ou si vous avez été nommé dans les Annexes du Moniteur Belge en tant qu'administrateur, mandataire, commissaire ou actionnaire, Graydon recevra les informations concernant votre nouvelle entreprise ou enregistrement. Vous avez reçu une lettre de notre part concernant le traitement de vos données personnelles, dans laquelle vous avez déjà reçu les informations nécessaires. Dans cette déclaration de confidentialité, nous fournissons une explication supplémentaire sur la façon dont nous traitons vos données personnelles.

Cette déclaration de confidentialité a été révisée la dernière fois le : 20/07/2021.

Graydon Déclaration de Confidentialité

Graydon : nous défendons la sécurité des affaires

Comme vous le savez peut-être, Graydon est un spécialiste de l'information commerciale. Depuis plus de 130 ans, nous avons de l'expérience dans la fourniture d'informations commerciales fiables sur les entreprises aux entreprises et aux gouvernements. Graydon pense que la transparence renforce la confiance entre les partenaires commerciaux. Lorsque les organisations ont une bonne idée des opportunités qui s'offrent à elles et des risques qu'elles encourent, une collaboration se crée, des accords sont conclus et les idées deviennent réalité.

Notre mission est de convertir de grandes quantités de données provenant de diverses sources en informations commerciales utiles, mais surtout fiables, sur toutes les entreprises en Belgique dans le but d'accroître la confiance entre les partenaires commerciaux et de contribuer à un commerce efficace. Vos données et celles de votre entreprise ne doivent pas non plus manquer. Sur la base des informations provenant de diverses sources, nous générons de précieuses informations commerciales et financières qui permettent à nos clients de prendre des décisions commerciales encore meilleures.

Les trois types de solutions de Graydon

Pour aider nos clients à le faire, Graydon a créé trois types de solutions différentes : Credit Management (informations sur l'entreprise et le crédit), Risk & Compliance (risque et conformité) et Market Information (informations marketing).

Credit Management fournit à nos clients un aperçu de la relation commerciale (potentielle) avec laquelle ils font affaire et de la solvabilité de cette relation. Cette solution offre à nos clients la possibilité de demander un rapport d'information de crédit sur votre entreprise et sur cette base, par exemple, d'offrir à votre entreprise un crédit fournisseur plus large, permettant à votre entreprise d'agir et de se développer plus rapidement. Nos clients peuvent également décider de ne pas engager ou poursuivre une relation d'affaires avec votre entreprise ou dans des conditions modifiées, car ils prévoient certains risques en fonction de votre solvabilité.

Risk & Compliance donne à nos clients la possibilité de se conformer rapidement et efficacement aux obligations légales et aux tâches de surveillance découlant, par exemple, de la législation visant à prévenir le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, le devoir de diligence, la vigilance à l'égard de la clientèle et de connaître votre client. Ce produit offre la possibilité de filtrer uniformément les relations commerciales (potentielles), telles que les clients ou les bénéficiaires effectifs ultimes ou les UBO, afin d'éviter les risques financiers et les atteintes à la réputation. Si nos clients prévoient des risques inacceptables pour eux sur la base de la sélection, ils peuvent décider de ne pas nouer ou de poursuivre une relation d'affaires avec votre entreprise car cela violerait leurs obligations légales.

Market Information donne à nos clients des informations pour mettre en place leurs campagnes marketing de manière plus efficace et efficiente. Par exemple, le groupe cible d'une campagne marketing peut être cartographié sur la base de lieux géographiques, afin que les prospects puissent être approchés de manière plus efficace et efficiente. Il appartient ensuite à nos clients de contacter ou non votre entreprise à des fins de marketing, ils doivent bien entendu se conformer à toutes les lois et réglementations applicables telles que la liste Ne m'appelez pas. Vous pouvez toujours vous opposer à ces opérations de traitement, après quoi nous ne traiterons plus vos données personnelles à ces fins.

Quelles informations traitons-nous sur votre entreprise ?

Graydon traite principalement les informations de l'entreprise. Ce n'est que dans le cas d'administrateurs, de mandataires, de directeurs de surveillance, d'actionnaires et de petits indépendants, tels que les entreprises individuelles ou les indépendants sans personnel, que cela peut également concerner des données personnelles au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD ). Il en va de même lorsque la personne morale peut être rattachée (directement ou indirectement) à une personne, par exemple par le nom donné à la personne morale. Voyez les tableaux en bas de cette page.

1. Qui est le responsable de traitement de vos données personnelles ?

Graydon Belgium NV est le responsable du traitement de vos données personnelles dans le cadre de ses services Credit Management (informations sur l'entreprise et le crédit), Risk & Compliance (risque et compliance) et Market Information (informations marketing).

En plus d'être un responsable du traitement, Graydon est également un sous-traitant pour certaines parties de ses services. C'est par exemple le cas pour une partie du service « Risk & Compliance » : si le client souhaite effectuer un contrôle de conformité, il est directement mis en relation avec un tiers, qui effectue alors le contrôle de conformité. Dans ce cas, Graydon n'agit que comme une « connexion » et peut donc être considéré comme un processeur. Il en va de même pour le service « Credit Management » : si le client souhaite évaluer la solvabilité d'une personne, il est transmis à un tiers qui procède alors au contrôle. Graydon agit également ici comme une « connexion » et peut donc être considéré comme un sous-traitant.

2. Quelles sont les données personnelles que Graydon collecte ?

Graydon fournit à ses clients des informations commerciales et des informations à ce sujet. À cette fin, les données pertinentes sont collectées auprès de toutes les sociétés et organisations en Belgique (tant les personnes morales que les sociétés personnes physiques).

Graydon traite les données personnelles suivantes à votre sujet. Voyez les tableaux en bas de cette page.

3. Comment Graydon obtient-elle vos données personnelles ?

Graydon utilise diverses sources publiques et non publiques pour collecter des données personnelles.

Voyez ici à partir de quelles sources publiques les informations sont collectées par Graydon.

  • Banque Carrefour des Entreprises, qui a l'obligation légale de fournir des données publiques à la demande de toute personne ;
  • les registres publics (d'insolvabilité, de redressement et d'administration, et autres) et les jugements (judiciaires) tels que publiés au Moniteur belge ou via Regsol ;
  • annonces officielles et publications aux annexes du Moniteur belge ;
  • les informations de l'Office National de Sécurité Sociale concernant la classe d'employeurs ;
  • comptes annuels déposés à la Banque Nationale de Belgique
  • les équivalents étrangers des sources mentionnées ci-dessus.

Voyez ici à partir de quelles sources non publiques les informations sont collectées par Graydon.

  • de vous-même, par exemple lorsqu'il s'agit de données fournies par l'entreprise concernée ou de données rendues publiques par ses actions ;
  • des clients de Graydon et d'autres qui ont une relation commerciale ou financière avec Graydon qui est pertinente aux fins de la collecte et du traitement des données ;
  • d'autres parties (commerciales) avec lesquelles Graydon fait affaire.

4. À quelles fins et sur quelle base Graydon traite-t-elle les données personnelles ?

Graydon est un soi-disant spécialiste de l'information commerciale. Les spécialistes de l'information commerciale existent depuis un certain temps - Graydon depuis plus de 130 ans - et fournissent des informations commerciales basées sur des données personnelles (liées à l'entreprise) provenant de diverses sources. En tant que spécialiste de l'information commerciale, Graydon joue un rôle important dans l'économie : en fournissant des informations commerciales, Graydon aide ses clients commerciaux à évaluer les risques commerciaux, à créer de nouvelles opportunités commerciales et à se conformer aux obligations légales et aux devoirs de surveillance. L'objectif de Graydon est donc d'aider les organisations à prendre des décisions commerciales sur la base d'informations commerciales précises, fiables et complètes. De cette façon, Graydon contribue à la sécurité et à la fiabilité des transactions économiques et au développement d'une économie saine.

Graydon traite les données pour les services suivants :

Credit Management (informations sur les entreprises et crédits)

Graydon accompagne les entreprises et les institutions dans le domaine de la gestion du risque de crédit. Pour cela, Graydon traite les informations de l'entreprise, y compris les données personnelles, dans les rapports d'informations sur le crédit. A l'aide de nos informations, nos clients prennent alors leurs propres décisions quant à l'établissement ou au maintien d'une relation commerciale ou à la gestion de la relation commerciale/accord commercial, tant dans la phase de devis que dans la phase d'envoi de facture. Voyez le tableau 1 en bas de cette page pour plus d’informations sur le produit Credit Management.

Risk & Compliance (risque et conformité)

Graydon aide les entreprises et les institutions à se conformer à leurs obligations légales ou à leurs tâches de surveillance, qui découlent de diverses lois et réglementations. À cette fin, Graydon traite les informations de l'entreprise, y compris les données personnelles, dans les rapports de risque et de conformité. Nos clients utilisent ensuite nos informations pour prendre leurs propres décisions concernant l'établissement ou le maintien d'une relation commerciale. Voyez le tableau 2 en bas de cette page pour plus d’informations sur le produit Risk & Compliance.

Market Information (informations marketing)

Graydon soutient les entreprises et les institutions dans le domaine du positionnement sur le marché B2B, en obtenant de (nouvelles) informations sur leur propre portefeuille de clients et sur de nouveaux clients potentiels. À cette fin, Graydon traite et fournit des informations sur l'entreprise, y compris des données personnelles, aux entreprises et aux institutions pour leurs activités de marketing. Voyez le tableau 3 en bas de cette page pour plus d’informations sur le produit Market Information.

L'intérêt légitime

Graydon utilise la base de « l'intérêt légitime » pour traiter les données dans ses services.

Graydon traite vos données personnelles sur la base de « l'intérêt légitime ». Dans ce cas, le RGPD impose à Graydon, avant même de commencer à traiter vos données personnelles, de bien peser ses intérêts entre ses intérêts et, d'une part, les intérêts de ses services et ceux de ses clients (étant la fiabilité des transactions et une conduite sûre des affaires) et d'autre part vos droits et libertés fondamentaux en tant qu'entrepreneur, en ce qui concerne la protection des données personnelles.

Lors de la considératon de vos intérêts, Graydon a examiné les conséquences possibles que le traitement de vos données personnelles pourrait avoir pour vous. Graydon a pris en compte, entre autres, les éléments suivants :

  • La nature de vos données personnelles. Graydon ne traite qu'un nombre limité de données personnelles professionnelles, telles que, par exemple : nom, adresse, fonction, date de naissance et, dans la mesure où elles sont disponibles : numéro de téléphone, adresse e-mail et données financières (telles que celles publiées par le Banque Nationale de Belgique dans les comptes annuels de votre entreprise). Ces données proviennent principalement de sources publiques, comme la Banque Carrefour des Entreprises.
  • La manière dont vos données personnelles sont traitées. Graydon ne traite les données personnelles que dans un contexte commercial lors de l'exercice d'activités B2B. Il soutient les entreprises et les institutions dans le domaine des activités de gestion du risque de crédit en traitant et en fournissant des informations sur les entreprises, que ce soit ou non dans un pointage de crédit ou un rapport d'information sur le crédit. Ces informations, y compris les données personnelles, proviennent principalement de sources publiques. Graydon combine ces informations et sélectionne uniquement les données nécessaires pour compiler des informations commerciales précises sur votre entreprise.
  • Vos attentes concernant la confidentialité. Parce que vous avez une entreprise, vous participez au trafic économique. C'est pourquoi les informations concernant votre entreprise sont inscrites dans des registres accessibles à tous dans un souci de certitude et de fiabilité. Les entrepreneurs peuvent donc généralement s'attendre à ce que ces données publiques soient traitées, par exemple, par des bureaux d'information commerciale tels que Graydon, qui contribuent ainsi à la sécurité des transactions économiques et à une économie saine.

Au vu de ce qui précède, nous concluons que Graydon et nos clients ont un intérêt légitime dans le traitement de vos données personnelles professionnelles. Si vous souhaitez une justification détaillée de l'intérêt légitime de Graydon, veuillez nous contacter.

5. Dans quelle mesure Graydon utilise-t-il la prise de décision automatisée ?

Graydon utilise un traitement automatisé, y compris le profilage, mais ne prend aucune décision concernant l'organisation.

Graydon utilise un traitement automatisé pour déterminer les scores, tels que le pointage de crédit d'une entreprise. Il s'agit du traitement automatisé des données de l'entreprise et/ou des données personnelles de l'entreprise tel que visé au chapitre 2 de la présente déclaration de confidentialité. Ces données sont traitées en combinaison avec des données statistiques et/ou démographiques, afin d'aboutir à un score au moyen d'un modèle de calcul avec des facteurs de pondération. Chacun de nos modèles donne des scores qui expriment un degré de probabilité ou de « probabilité » selon le sujet du modèle. Par exemple, un score fournit une indication du risque quant à savoir si une entreprise est susceptible de poursuivre ses activités, de payer ses factures à temps, de recevoir un crédit ou s'il existe des risques spécifiques associés à l'entreprise.

Graydon ne prend pas de décisions concernant une organisation, mais attire l'attention sur les risques et les opportunités lorsqu'il fait affaire avec une organisation. Graydon, par exemple, inclut les cotes de crédit dans ses rapports aux clients ; le client détermine lui-même son appétit pour le risque et Graydon l'indique également dans les conditions générales et le communique clairement à ses clients.

Graydon permet aux clients de sélectionner des prospects en fonction d'une variété d'informations. Les prospects sélectionnés peuvent être enrichis d'un pointage de crédit, il appartient au client de déterminer avec quelles entreprises il souhaite faire affaire.

6. Est-ce que Graydon partage vos données personnelles avec d’autres parties ?

Graydon partage des données avec d’autres parties, comme les clients et les fournisseurs.

L'activité principale de Graydon est la collecte et le traitement de données personnelles pour la fourniture de services d'informations commerciales (données personnelles commerciales). Graydon fournit les informations de l'entreprise qu'elle collecte, y compris les données personnelles, à ses clients. Ce sont des entreprises et des gouvernements en Belgique. Graydon partage également avec ses entités affiliées aux Pays-Bas et au Royaume-Uni, et d'autres parties avec lesquelles Graydon collabore, telles que les spécialistes étrangers de l'information commerciale. Par exemple, il peut arriver qu'un spécialiste des informations commerciales étrangères demande à Graydon des informations commerciales pour un client étranger concernant une société enregistrée en Belgique.

7. Y a-t-il un transfert de données personnelles vers des pays en dehors de l'Espace économique européen ?

Graydon ne transfère des données personnelles à quelques clients en dehors de l'Espace économique européen (ci-après : « EEE ») que si le pays dispose d'un niveau de protection des données suffisant selon la Commission européenne ou si des précautions supplémentaires ont été prises (clauses contractuelles types) avec ces parties pour garantir que vos données personnelles sont protégées conformément aux normes RGPD.

8. Comment Graydon protège-t-elle vos données personnelles ?

Graydon considère que la protection de la vie privée et de la confidentialité de vos données personnelles est très importante et prend donc les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre toute forme de traitement illicite, de perte et d'utilisation abusive.

Graydon travaille avec un système de gestion de la qualité qui garantit un service cohérent qui répond aux exigences du client et aux lois et réglementations applicables.

ISO 27001

Graydon s'efforce d'améliorer continuellement la qualité de son organisation. Graydon vise à être un leader du marché à cet égard. C'est pourquoi Graydon s'engage à sensibiliser et à former tous ses employés. Graydon a activement développé une politique de sécurité des TIC et Graydon a un certificat ISO 27001. De plus, Graydon a nommé un responsable de la sécurité pour l'ensemble du groupe Graydon qui s'assure du respect de la politique de sécurité et rend compte de la qualité de la mise en œuvre.

9. Combien de temps Graydon conserve-t-elle les données personnelles ?

Graydon ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente déclaration de confidentialité, à moins que Graydon doive conserver vos données personnelles pour se conformer à une obligation légale à laquelle elle est soumise.

Pour s'assurer que vos données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette déclaration, Graydon applique une politique de conservation stricte.

Cependant, il peut arriver que nous devions conserver vos données personnelles plus longtemps, car cela est nécessaire pour respecter une obligation légale qui nous incombe. Dans le cas de notre comptabilité par exemple, les factures doivent être conservées pendant une durée d'au moins 7 ans après la clôture d'un exercice. En cas de litige (prévu) ou de procédure (juridique), nous pouvons également conserver vos données personnelles plus longtemps. Si vous souhaitez une explication détaillée des périodes de conservation de Graydon, veuillez nous contacter.

10. Quels droits avez-vous concernant vos données personnelles ?

En tant que personne concernée, vous avez un nombre de droits que vous pouvez exercer dans le cadre du traitement de vos données :

  • droit d'accès : vous pouvez demander à Graydon de vous fournir vos données personnelles stockées par Graydon ;
  • droit de rectification et droit de suppression : si les informations contiennent des inexactitudes, sont incomplètes ou sans rapport avec la finalité du traitement ou entrent en conflit avec une exigence légale, vous pouvez demander à Graydon de corriger, compléter ou modifier ces données personnelles.
  • droit à la limitation du traitement : pour restreindre le traitement de vos données personnelles.
  • droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données personnelles ; lorsque vos données personnelles sont utilisées à des fins de marketing direct, vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement. Vous avez également le droit de vous opposer au profilage.
  • droit à la portabilité des données : le droit de transférer vos données personnelles à un autre fournisseur qui fournit le même service. Étant donné que d'autres fournisseurs utilisent les mêmes sources publiques, Graydon ne transférera pas ces données.

Graydon met tout en œuvre pour s'assurer que vos données personnelles sont correctes et à jour. Si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez soumettre une demande à Graydon. Vous pouvez envoyer votre demande à Graydon : par e-mail : GDPR@graydon.be ou par courrier à : Graydon Belgium NV, Attn : Uitbreidingstraat 84/b1, 2600 à Anvers. Afin de vous identifier, nous souhaitons recevoir une copie de votre carte d'identité (sans photo et sans numéro d'enregistrement national). Nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois. 

11. Plainte auprès de l’Autorité des données personnelles

Nous pensons qu'il est important que vous soyez satisfait. Mais même si nous mettons tout en œuvre pour y parvenir, il est possible que vous ne soyez pas satisfait. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données si votre réclamation concerne la protection des données personnelles. Ceci est possible via ce lien.

12. Cookies

Le site web de Graydon utilise des cookies. Pour obtenir plus d’informations, vous pouvez consulter notre déclaration relative aux cookies.

13. Comment puis-je contacter Graydon ?

Souhaitez-vous en savoir plus sur la vision de Graydon en matière de confidentialité, ou avez-vous une question ou une suggestion ? Vous pouvez nous contacter par e-mail : GDPR@graydon.be, ou par courrier à : Graydon Belgium NV, Attn : Uitbreidingstraat 84/b1, 2600 à Anvers.

Cette déclaration de confidentialité est mise à jour de temps à autre. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement notre Déclaration de confidentialité afin d'être informé de tout changement.

14. Délégué à la protection des données

Graydon a nommé un délégué à la protection des données (ci-après : « DPO »), également connu sous le nom de data protection officer. Le DPD surveille le respect de la législation et des réglementations en matière de confidentialité et est la personne de contact de l'Autorité néerlandaise de protection des données. Si vous souhaitez contacter le DPO, vous pouvez envoyer un e-mail à : dpo@graydon.be.

Tableaux

Tabel 1 - Credit Management
Tabel 2 - Risk & Compliance
Tabel 3 - Market Information
Bulletin d'information

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FAQ

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