8 points d’attention pour la facturation automatique
Retour au sommaire
blog

Envoyez maximum 3 lettres de rappel

Combien de lettres de rappel allez-vous envoyer aujourd’hui ? Êtes-vous trop gentil lorsque vous essayez de faire payer vos clients ? Avec une approche correcte et ferme, vous serez gagnant.

Dorénavant, envoyez 3 rappels maximum. Mais attention : ne mentionnez pas dans le haut de la lettre ‘premier rappel’. Votre client serait ainsi immédiatement informé qu’il peut tranquillement attendre un deuxième, un troisième rappel… et qui sait, peut-être a-t-il l’habitude d’en recevoir cinq.

Le premier rappel

Votre lettre doit indiquer clairement qu’elle est destinée à obtenir un paiement. Mais ce rappel ne peut pas être trop sévère. Le motif du défaut de paiement n’est peut-être pas à chercher du côté d’une mauvaise volonté ou d’une impossibilité du client : il réside peut-être chez vous. Par exemple si vous n’avez pas livré les marchandises ou les travaux conformément aux accords.

Le premier rappel doit donc inviter le client à prendre contact s’il a des questions ou remarques. Évitez les termes tels que 'problème’ et 'réclamation'. Ils ont des connotations trop négatives.

Ne menacez pas non plus le client avec des actions et conséquences. Le but n’est pas de faire sauter les passerelles. La relation commerciale est encore trop importante et ne peut pas être endommagée. Demandez poliment, mais fermement, le paiement dans un délai fixé.

Le deuxième rappel

Dans ce deuxième e-mail ou courrier, demandez le paiement de manière un peu plus ferme. Votre client n’a pas réagi à l’invitation du premier rappel. Vous savez donc qu’il n’y a pas de questions ni remarques.

Les principes de base du premier rappel s’appliquent au deuxième aussi. La politesse est essentielle. Mais le client doit comprendre que vous prenez l’affaire au sérieux. Vous voulez être payé d’urgence. Vous pouvez déjà annoncer les coûts et les intérêts dans ce deuxième rappel.

Le dernier rappel

Ce troisième rappel est la dernière mise en demeure écrite. Le client doit le sentir. Il doit savoir que vous voulez être pris au sérieux. Utilisez donc un ton et un langage percutants.

Répétez clairement quelles sont les conséquences du défaut de paiement. Mais il importe que vous mettiez ces menaces à exécution : facturez des intérêts et un dédommagement si vous l’avez stipulé dans vos conditions générales.

Si le paiement n’arrive toujours pas, n’hésitez pas à transmettre le dossier, bien documenté, à un avocat ou une agence de recouvrement.

Publications similaires