Effectuez une analyse des risques si vous voulez profiter du cloud computing
Retour au sommaire
blog

Qu’est-ce qu’un audit trail?

Les organisations doivent fixer structurellement leurs transactions et activités de contrôle. Pour que toute opération puisse être associée aux documents source. Une telle piste de contrôle est parfois appelée audit trail aussi. Mais qu’est-ce qu’un audit trail exactement? Pourquoi cette piste de contrôle est-elle si importante et quels sont les points d'attention pour les processus administratifs automatisés?

La signification d'un audit trail

‘Audit trail’ signifie littéralement : la piste d’un audit, ou contrôle. Un audit trail permet à une entreprise ou une instance de contrôle de suivre et de contrôler les transactions d'un point de vue administratif. Un audit trail peut précéder une transaction financière, mais peut être utile aussi lorsque vous entamez une relation avec un nouveau client. L’audit trail est souvent imposé par la loi. La loi relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme oblige ainsi certaines institutions à réaliser et à rapporter
une étude des clients.

L’importance d’un audit trail

Un audit trail est important pour différentes raisons. Chaque paiement doit ainsi pouvoir être associé en interne à une facture et une livraison. Ceci afin de s’assurer qu’aucun paiement non-autorisé n’est effectué. Un maillon manquant dans l’audit trail peut révéler une fraude interne. L’audit trail est important aussi pour les parties externes, comme l’expert-comptable, mais aussi pour les instances de contrôle. Enfin, l'Administration fiscale exige aussi qu'un rapport soit fait de l'audit trail, en vertu de l'obligation de conservation fiscale, avec toutes les données importantes pour l’imposition.

Points d’attention pour l’automatisation

Les processus administratifs sont de plus en plus souvent automatisés. Les factures ou autres documents source sont scannés et traités automatiquement. Les autorisations passent aussi de plus en plus fréquemment par la voie numérique. En automatisant l’audit trail, vous pouvez obtenir un grand avantage en termes d'efficacité. Mais il y a aussi des pièges. Lorsque les données d'un audit trail exclusivement numérique se perdent inopinément, vous ne pouvez plus vous rabattre sur des autorisations ou documents sur papier.

Si vous choisissez d’automatiser votre audit trail, vous devez investir dans une bonne protection des données et une procédure de backup et récupération. Un autre point d’attention pour l’automatisation de la piste de contrôle est la séparation des fonctions dans le cadre des systèmes automatisés. Si la séparation des fonctions au sein de votre entreprise n'est pas bien répercutée dans le logiciel (par exemple parce que vous utilisez des comptes utilisateurs génériques anonymes), une modification ne pourra plus être associée à une personne individuelle et la piste ne pourra plus être suivie.

Publications similaires
Bulletin d'information

Abonnez-vous à la newsletter comme source d’inspiration avec...