Customer due diligence: bent u in orde met wet- en regelgeving?
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Obligation d’identification dans le cadre de l'AMLD : les avocats conformes aux lois et règlementations en un clin d’œil

En vertu de l'Anti-Money Laundering Directive, AMLD en abrégé ou la directive anti-blanchiment, les avocats ont une obligation d’identification pour certaines activités. Afin de se conformer aux lois et règlementations, ils doivent mener des enquêtes approfondies sur leurs clients. Ils doivent savoir qui sont les UBO, les « ultimate beneficial owners » ou les bénéficiaires ultimes. Certains secteurs doivent ensuite effectuer un contrôle de conformité pour déterminer le profil de risque. Une procédure complexe et longue et peut-être la raison pour laquelle elle n’est pas encore totalement répandue. Pourtant, ce n’est pas forcément si difficile.

Un cabinet d’avocats, spécialisé par exemple dans le droit des entreprises, vient souvent à s’occuper de clients réalisant des transactions de plus de 10 000 euros. Pensez à la création d’une entreprise, à une augmentation de capital ou à l’acquisition d’une entreprise.

Registre UBO

Afin de se conformer aux lois et règlementations, ils peuvent consulter le registre UBO, dans lequel ils peuvent consulter les UBO de leurs clients. Malheureusement, le registre UBO n’est pas encore tout à fait au point et est tout sauf convivial. De nombreux utilisateurs ont des problèmes d’accès, et il manque encore beaucoup de données dans le registre.

L’Europe a demandé aux États membres de tenir un tel registre dans lequel toutes les entreprises, organisations à but non lucratif, fondations et sociétés doivent indiquer qui tire réellement les ficelles de l’organisation. L’objectif est d’accélérer la détection des terroristes et de lutter contre le blanchiment de capitaux. La date limite pour remplir le registre UBO était le 30 septembre 2019, bien que le SPF Finances ait adopté une politique de tolérance jusqu’au 31 décembre 2019.

Les UBO

Dans le cas des entreprises, les UBO sont les personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement au moins 25 % des actions ou des droits de vote. Si l’actionnariat est trop fragmenté, les administrateurs sont considérés comme les bénéficiaires ultimes et sont donc inscrits dans le registre.

Dans le cas d’une association sans but lucratif, ce sont les membres du conseil d’administration, les personnes autorisées à représenter l’association, les personnes chargées de la gestion quotidienne et toutes les autres personnes physiques qui en ont le contrôle.

Maux de tête et procrastination

Les engagements ont causé des maux de tête à de nombreuses organisations l’année dernière. L’enregistrement a impliqué beaucoup de paperasserie administrative. De nombreuses entreprises et comptables avaient des questions. Il existe également des entreprises qui comptent plus de dix dirigeants, souvent étrangers. Il n’est pas facile de tous les enregistrer. Les ASBL sont également tenues de s’enregistrer, mais pour une école ou un club de sport, par exemple, où le nombre d’UBO peut rapidement augmenter, cela n’est pas évident. Cela a conduit à de la procrastination, avec pour résultat que quelque 140 000 des 675 000 sociétés estimées ont manqué la date limite à la fin du mois de décembre de l’année dernière (Tijd.be 03/01/2020).

Peu de choses semblent avoir changé entre-temps. Un an plus tard, 117 900 entreprises et 74 250 ASBL n’ont toujours pas rempli correctement le registre UBO (Tijd.be 21/08/2020). Bien que des amendes administratives allant de 250 à 50 000 soient prévues pour un ou plusieurs représentants légaux de l’organisation, il n’y a pas eu beaucoup d’inspections jusqu’à présent. Peut-être parce que le gouvernement est également à la traîne. Mais attention, il rattrape son retard. Les entreprises qui ne sont pas en règle et qui n’ont pas rempli le registre UBO, ou l’ont rempli de manière incomplète, reçoivent toutes un rappel en attendant. Attendons de voir quel sera le résultat, mais une fois que le gouvernement aura rattrapé son retard, les contrôles suivront probablement et nous pouvons nous attendre aux premières amendes administratives.

Beaucoup de travail manuel

Beaucoup d’ignorance règne encore à l’heure actuelle dans tous les secteurs concernés par cette obligation. Notaires, huissiers, agents immobiliers, etc. Certains disent qu’ils n’y ont pas encore vraiment travaillé. Ils savent qu’ils doivent le faire, mais ils ne se sont pas encore penchés sur la question.

Demander une carte d’identité et - si obligatoire - contrôler la personne en question sur base de différentes listes demande beaucoup de travail manuel. La plupart d’entre eux se limitent à une copie de la carte d’identité et se plongent rapidement dans les statuts de la société, mais cela ne suffit pas dans plusieurs secteurs. Un contrôle de conformité doit également être effectué afin d’être complètement en règle. Cela ne s’arrête donc pas à trouver un UBO. Vous devez également effectuer ce contrôle de conformité. Tout cela prend beaucoup de temps, alors que cela peut se faire très simplement et entièrement automatiquement.

Rapport des UBO et contrôle de conformité

Avec un rapport des UBO et un contrôle de conformité de Graydon, un contrôle de conformité ne prend que quelques minutes, alors que le secrétariat d’un cabinet d’avocats passerait autrement une demi-journée sur un dossier. En outre, toutes les vérifications et tous les contrôles effectués au sein de Graydon Insights sont stockés en ligne dans les archives du client. La présentation des pièces justificatives en cas de contrôle constitue donc une difficulté mineure.

Graydon compte désormais près de trois fois plus d’UBO que le registre UBO lui-même, qui compte en moyenne 1,2 bénéficiaire par entreprise ou ASBL. Cela concerne 767 605 personnes dans le registre UBO, contre 2 003 107 UBO, y compris les fondateurs, dans la base de données Graydon. Comment cela se fait-il ? Parce qu’une équipe de 20 personnes traite depuis des décennies tous les statuts publiés dans les Annexes du Moniteur belge jusqu’au moindre détail dans la base de données. Nous avons ainsi des fondateurs, des directeurs, des mandataires et des actionnaires pour la plupart des entreprises. Une société de leasing a fait le test et 80 % des UBO étaient corrects. Les 20 % restants n’ont pas pu être confirmés parce que l’entreprise en question ne savait pas qui étaient les UBO.

Avec notre solution, l’ensemble du processus de Know Your Customer et de Customer Due Diligence est couvert : la date de contrôle, les UBO et le contrôle de conformité. Le tout étant automatiquement stocké dans une archive en ligne. Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à me contacter.

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