Écrivez à votre débiteur dans les 5 jours

Vous avez appris dans les blogs précédents que vous avez une grande influence sur le comportement de paiement de vos clients. Vous pouvez par exemple déterminer à l’avance qui sont les clients financièrement intéressants. Si malgré toutes vos précautions vous êtes contraint d’entamer des actions de recouvrement, suivez un plan par étapes bien précis.

Action après 5 jours

Phase 1. Entamez la première action après maximum cinq jours de dépassement du délai de paiement déjà. Appelez le client, ou envoyez-lui un e-mail ou une lettre. Évitez les lettres-types. Un courrier personnel a plus de chances de produire le résultat escompté. 

Phase 2. Si vous n’obtenez pas de réponse, passez à la seconde phase. Si la première demande a été effectuée sur papier, passez au contact téléphonique. Si le premier contact était oral, passez à l’écrit. Et mentionnez les intérêts que vous allez facturer. 

Phase 3. Si vous n’obtenez toujours pas de résultat, envoyez une mise en demeure, en guise de dernière étape avant le recours à une agence de recouvrement ou à la voie judiciaire. Si en première phase la relation commerciale pèse encore très lourd, à cette étape, le but n’est plus que de récupérer la créance.

3 types de rappels

Vous pouvez rappeler les factures impayées de différentes façons à votre débiteur. Utilisez les types de rappels suivants :

1. Le rappel écrit : C’est le plus avantageux et le plus rapide. Son désavantage? Un email ou une lettre ne sont pas toujours la panacée pour les factures impayées. L’envoi d’une lettre de recouvrement est simple et rapide. Malheureusement, 90% des lettres de recouvrement atterrissent immédiatement dans la poubelle.
    
2. Le rappel personnel : C’est le moyen de recouvrement le plus efficace. Son désavantage? Rendre visite personnellement à quelqu’un coûte cher et prend du temps.
    
3. Le rappel téléphonique : Il peut être efficace à condition que vous vous adressiez à la bonne personne et meniez l’entretien correctement. Son désavantage ? Vous n’avez pas de preuve matérielle, ce qui peut être utilisé contre vous.

Soyez résolu

La directive de base, c’est de tâcher de convaincre vos clients de payer de manière aimable. Les lettres et appels téléphoniques doivent rester professionnels et commerciaux. Les principes du direct response marketing peuvent vous aider. Montrez-vous résolu, mais respectueux vis-à-vis de votre débiteur.