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Bien gérer votre base de données : par où commencer ?

Davantage de données et surtout de meilleures données peuvent augmenter votre chiffre d’affaires et votre bénéfice. Maintenant que vous avez compris cela, il est grand temps de revaloriser votre base de données. D’accord mais par où commencer ?

Tout d’abord, je voudrais vous poser trois questions, auxquelles vous pouvez répondre par oui ou par non.

  1. Êtes-vous prêt à investir dans votre base de données ?
  2. Allez-vous libérer du temps pour élaborer une bonne stratégie ?
  3. Pourrez-vous impliquer le reste de votre organisation dans l’histoire ?

Seuls ceux qui auront répondu ‘oui’ à ces trois questions pourront tirer un maximum de cet article de blog. Car vous devez les considérer comme les trois conditions requises pour développer une base de données solide. Ensuite, appliquez ces conseils pour optimiser votre gestion de base de données.

Remettez en question la qualité de votre base de données

Osez remettre en question la qualité de votre base de données Quand avez-vous contrôlé pour la dernière fois si toutes les données des clients/prospects étaient encore correctes et actuelles ? Sont-ils encore actifs ? Une réponse telle que ‘je connais mes clients’ n’est pas suffisante. Cet exercice, vous devriez l'effectuer très sérieusement au moins une fois par an. Idéalement, vous devriez même actualiser votre base de données en permanence via un couplage externe. Dans ce cas, l’exercice précité n’est plus nécessaire, parce que vous êtes déjà beaucoup plus avancé dans le processus.

À quoi remarquez-vous aujourd’hui que la qualité de votre base de données laisse à désirer ? Par exemple par:

  • un faible taux de conversion des campagnes sales et marketing
  • un mailing qui suscite très peu de réactions
  • des cartes de promotion qui reviennent par la poste parce qu'elles ne sont pas arrivées chez les destinataires
  • parce que vous êtes souvent renvoyé vers de mauvais interlocuteurs au téléphone ou que personne ne vous répond

Si c’est le cas, ne vous contentez pas de ‘bricoler’ votre base de données, car quelques petites interventions cosmétiques n’offriront pas de solution. Vous devez voir plus large et partir immédiatement sur de bonnes bases.

Investissez dans un bon système CRM

Un bon système CRM est idéal pour recueillir des données qui peuvent être utilisées et complétées par tous les départements de votre entreprise. Utilisez pour ce faire une clé unique, pour éviter les doublons dans votre système. Je vous recommande de ne pas créer de numéros internes pour les client, mais de travailler avec leurs numéros de TVA. Chaque numéro de TVA, ou numéro d’entreprise, est unique. Pourquoi devriez-vous imager un autre système ? En outre, grâce à ce numéro, vous pouvez immédiatement associer des données externes à vos informations.

Rechercher un numéro de TVA?

Visez l’uniformisation de toutes les données

Faites en sorte que les mêmes données soient regroupées et toujours saisies de la même façon :

  • dénomination avec ou sans forme juridique
  • numéro de TVA avec des points ou des espaces entre les chiffres ou tous les chiffres accolésnuméros de téléphone avec ou sans ponctuation et préfixe belge
  • rue et numéro dans un seul champ ou séparés
  • la même chose avec code postal et commune, un seul champ ou séparés

Prenez des accords concernant les éventuelles abréviations utilisées : ils seront très importants pour éviter les doublons dans votre fichier et aussi très pratiques lorsque vous voudrez effectuer une sélection plus tard, ou devrez réaliser un mail merge.

Gagnez en temps et en qualité grâce à un expert

Au début de ce blog, vous avez pu lire qu'un contrôle et une actualisation par an représentaient un minimum. Si vous ne pouvez le faire vous-même, par manque d’expertise, de sources ou de temps, n'hésitez pas à recourir à un expert externe. Il pourra vous dire comment faire pratiquement et comment transformer votre base de données en arme que vous pourrez utiliser pour augmenter votre chiffre d'affaires et votre bénéfice.

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