Recouvrement à l’amiable

Vous ne parvenez pas à obtenir du client qu’il paie ses factures échues en souffrance ? Vous ne disposez pas du temps, du personnel ou de l'expertise requis pour relancer sans arrêt le client ? Dans ce cas, faites appel à une partie tierce neutre. Un gestionnaire des débiteurs ou une agence de recouvrement essayera alors de recouvrer vos factures à l’amiable. Et vous sous-traiterez complètement le recouvrement de vos factures. Dans un tel cas, le recouvreur est mandaté pour prendre les mesures nécessaires en votre nom.

En fait, l’agence de recouvrement dispose des mêmes possibilités que vous pour recouvrer une dette. Mais comme elle a l’expertise requise et le temps de suivre vos dossiers, elle a davantage de chances de récupérer le montant dû.

Lorsque vous travaillez avec Graydon Incasso, vous profitez de deux avantages supplémentaires :

• En notre qualité d’agence d’informations d’entreprise, nous connaissons la situation financière de votre débiteur. Ce qui influence l’approche du dossier.
• Les débiteurs sont plus enclins à payer à Graydon, pour éviter d’être mentionnés dans la base de données.

Il y a une différence avec le recouvrement juridique effectué par un huissier : celui-ci agit sur la base d’un commandement judiciaire ou d’un titre exécutoire. Il dispose de davantage de moyens et peut par exemple saisir les biens du débiteur. Tenez toutefois compte du fait que la procédure sera plus coûteuse, durera plus longtemps et détruira complètement la relation avec votre client.

Vous ne devez pas faire intervenir une agence de recouvrement dès que la facture est échue. Suivez ce plan par étapes :

• La facture est échue au bout d'un mois, sauf si vous avez pris d'autres accords avec le client.
• Si vous ne percevez pas l'argent pendant cette période, mieux vaut rappeler immédiatement au client son obligation de paiement.
• Si le client ne donne pas suite aux rappels téléphoniques et écrits, ou s'il ne respecte pas ses engagements, vous devez lui envoyer une mise en demeure par courrier recommandé. C’est la dernière chance pour votre débiteur de faire montre de sa bonne volonté.
• Si le client ne réagit toujours pas, les chances sont minces que vous obteniez encore un résultat vous-même. Votre approche en douceur n’a plus de sens. L’effet escompté et votre crédibilité seront même compromis si vous faites encore une tentative.
• Faites appel à une agence de recouvrement externe. Votre client comprendra alors que vous ne vous laissez pas faire.

En tout cas, ne laissez pas traîner vos factures impayées une fois qu’elles ont parcouru votre procédure de rappel.

En principe, toutes les factures et notes de frais dont le délai de paiement est échu entrent en ligne de compte. Vous pouvez les majorer avec les intérêts de retard et la clause d’augmentation, comme le prévoient vos conditions générales. Tenez compte des points suivants :

• La créance ne doit pas être contestée. Ce qui veut dire que le client ne peut avoir émis aucune réserve, par exemple pour livraison tardive ou incomplète, ou marchandises non-conformes.
• S'il est avéré que le débiteur a fait faillite, a disparu ou a demandé une LCE, le recouvrement à l’amiable n’a aucun sens.
• Établissez pour vous-même la distinction entre une entreprise qui ne veut pas, et qui ne peut pas payer.

Si l’entreprise ne peut pas payer, il y a peu de chance que vous obteniez un résultat à court terme. La menacer d'une action en justice ne sert à rien, car le débiteur est pris entre différents créanciers. Le recouvrement à l’amiable se concentrera surtout sur l'élaboration d'un plan de paiement. L’agence de recouvrement le suivra de près.

Mais dans la plupart du temps, les entreprises ne veulent pas payer. L’entreprise a de l’argent, mais pas assez pour payer tous les créanciers. Alors elle donne la priorité à ses fournisseurs principaux. Signaler à l’entreprise que le défaut de paiement a des conséquences pour la solvabilité de l’entreprise dans la base de données Graydon (et toutes les conséquences qui vont de pair) aura souvent de l'effet. En insistant et en réagissant vite, vous éviterez en tout cas que votre facture reste dans le bas de la pile.

• Le recouvrement à l'amiable est intéressant pour les petits dossiers aussi. Les coûts d’un recouvrement juridique sont élevés.
• N’hésitez pas à procéder à un recouvrement à l’amiable pour les créances importantes, surtout si le cash-flow de votre propre entreprise est mis en péril.
• Dans le cas de créances où vous voulez conserver la relation avec votre client, le recouvrement à l'amiable fonctionne comme un tampon. Grâce à l’approche conviviale, votre relation reste intacte.

Si vous décidez de faire intervenir une agence de recouvrement, transmettez-lui en tout cas les données suivantes :

• Le numéro et la date de la facture, le montant dû et la date d’échéance.
• Les coûts et les intérêts selon vos conditions générales.
• Les communications échangées avec le débiteur.

Ensuite, l’agence de recouvrement suivra le paiement via des rappels répétés par lettre, e-mail et téléphone.

• Une agence de recouvrement possède de l'expertise : Elle utilise des lettres de rappel percutantes, qui enjoignent à payer. Les collaborateurs sont formés aux entretiens de recouvrement, souvent difficiles. Ils savent comment gérer les excuses et appliquent un bon équilibre entre encouragement et menace.
• Un logiciel spécialisé gère les procédures automatiques de rappel. Aucun dossier ne passe par les mailles du filet et tout peut être suivi de près, via des rappels téléphoniques et écrits. Ce qui assure une efficacité maximale.
• Vous empêchez votre liste de factures en cours de s’allonger, et évitez une pénurie de capital d'exploitation.
• Grâce à l’approche conviviale, la relation commerciale avec votre client reste intacte, malgré les problèmes de paiement (temporaires).
• Une agence de recouvrement a les mêmes moyens de pression que vous. Mais Graydon possède des atouts supplémentaires. Graydon peut s'appuyer sur sa base de données d'entreprises. Ce qui lui permet de voir immédiatement la situation financière du débiteur, et d’adapter ses actions en fonction. Les débiteurs sont plus enclins à payer à Graydon, pour éviter d’être mentionnés dans la base de données.
• Si le paiement ne suit pas, l’agence de recouvrement peut vous donner des conseils pour un trajet juridique. Dans le cas d’un recouvrement juridique, l’avocat est immédiatement informé du dossier complet. Sur la base de toutes les pièces justificatives, le juge déclarera votre requête fondée.

Le recouvrement à l’amiable des créances B2B implique un coût pour le créancier :

• La plupart des agences de recouvrement travaillent sur la base d'une commission sur la somme recouvrée. Elles appliquent souvent la règle "no cure, no pay". Si le recouvrement à l’amiable n’aboutit pas, vous n’avez rien à payer.
• Les agences de recouvrement majorent toujours la somme due avec les coûts et intérêts. Il ne s’agit pas de leurs coûts, mais de la clause de pénalité telle qu'elle est reprise dans vos conditions générales. Ce qui vous permet de récupérer (partiellement) la commission que vous avez payée à l'agence de recouvrement.

Le timing est crucial. Plus longtemps la facture reste impayée, plus il faut faire d'efforts et plus il devient difficile de récupérer votre argent. Le graphique ci-dessous présente vos chances de recouvrement au fur et à mesure que la créance devient plus ancienne.