Comment réduire votre DSO?

DSO signifie ‘Days Sales Outstanding’. C’est un ratio qui indique le nombre de jours entre le moment de la livraison et celui du paiement de la facture. Plus le DSO est réduit, meilleur est votre cash-flow et au mieux se portent les finances de votre entreprise. Mais comment réduire votre DSO?

Le calcul

Vous pouvez calculer votre DSO en divisant votre chiffre d’affaires annuel par 365. Vous obtenez ainsi votre chiffre d’affaires moyen journalier. Ensuite, divisez votre solde en cours par ce chiffre d'affaires journalier. Si votre chiffre d’affaires annuel est de 500.000 euros, votre chiffre d'affaires moyen journalier est de 1.370 euros. Si vous avez en moyenne pour 40.000 euros de factures en cours, votre DSO est de 29 ou 40.000 divisé par 1.370. En d’autres termes : il faut en moyenne 29 jours pour que vos clients vous paient. 

Quand le DSO est-il élevé ou bas?

Le nombre 29 à lui seul ne dit rien. Il ne devient intéressant que lorsque vous savez s’il est 'bon' ou 'mauvais', ou si le chiffre augmente ou diminue. Vous devez donc réaliser un benchmark ou une comparaison avec d’autres entreprises de votre secteur pour savoir si vous êtes payé rapidement ou pas. Mais quid si le nombre de jours avant le paiement augmente ? Ou s’il est déjà élevé ?

Raisons pour lesquelles les clients paient tardivement

Lorsque le DSO est élevé, vous êtes payé tardivement et vous donnez en fait un crédit fournisseur à vos débiteurs. Ce qui vous coûte de l’argent. En réalité, vous ‘prêtez’ de l’argent à votre client, sans toucher aucun intérêt. Et cet argent que vous n’avez pas encore encaissé, vous ne pouvez pas l’utiliser pour investir ou pour payer vos propres factures. Votre DSO peut augmenter pour différentes raisons. Par exemple :

• Une procédure de gestion des débiteurs inefficace.
• Relativement beaucoup de (nouveaux) clients associés à un risque de crédit plus élevé.
• Des vendeurs qui octroient plus de crédit fournisseur aux clients.
• Plus de réclamations des clients, qui paient plus tardivement ou pas du tout en conséquence.

Attention à la solvabilité des clients

Selon l’European Payment Index 2014, les principales causes de hausse du DSO sont les problèmes financiers chez les débiteurs et le paiement volontairement tardif des factures. Vous pouvez changer la donne en contrôlant, ou en faisant contrôler, régulièrement la solvabilité de vos débiteurs. Le bon payeur d'aujourd'hui peut devenir un mauvais payeur demain. Graydon reçoit chaque année des millions d'expériences de paiement et peut montrer directement l'évolution du comportement de paiement d'une entreprise. À vous d'en informer vos vendeurs et d'adapter les conditions de livraison de ces clients, par exemple. Vous pouvez également demander un paiement préalable ou passer au système des livraisons partielles. 

Des procédures administratives inefficaces ou des réclamations concernant le service ou les accords peuvent être d'autres causes. 

Assurez une administration optimale

Mais savoir quels débiteurs paient moins bien ne suffit pas. Il importe que votre processus de gestion des débiteurs soit adapté à la situation. Les tableurs complétés manuellement sont une source d’erreur et ne vous permettent pas de garder le contrôle. Une automatisation avec un logiciel spécifique de credit management s’impose. Vous pouvez ainsi associer votre gestion des débiteurs aux informations de crédit et à votre back office. Vous voyez en un coup d’œil toutes vos factures en cours et les actions correspondantes. Ce système vous permet aussi d’établir aisément des rapports, par exemple de votre cash-flow, et d’analyser les risques de crédit et les réclamations. Car, encore une fois, les réclamations sont l’une des principales raisons pour lesquelles les débiteurs paient moins vite (ou pas du tout). 

Une meilleure gestion des réclamations

Vous savez quels clients paient moins vite. Vous avez cherché à savoir s’ils en font de même avec d’autres entreprises et savez donc qu’ils ont (probablement) des problèmes financiers. Ensuite, vous avez automatisé votre administration et avez fait en sorte que ces clients aient d'autres conditions de paiement. Et pourtant, les paiements ne suivent pas. L'insatisfaction de vos clients peut en être la cause. Peut-être que l’un de vos vendeurs ne preste pas un bon service ? Un produit n'est peut-être pas adéquat ?  À moins que vous ne livriez souvent trop tard dans une région donnée ? Grâce aux rapports que vous pouvez établir avec le logiciel de credit management, vous pouvez découvrir des modèles et réagir. C’est important, parce que si vous ne réagissez pas à temps, un débiteur qui paie mal se transformera en débiteur qui s’en va voir ailleurs. Et vous vous retrouverez dans une situation encore plus difficile.