Pourquoi votre lettre de rappel mérite-t-elle une belle présentation aussi ?

Le contenu de votre lettre de rappel mérite toute votre attention, c’est évident. Mais est-elle plus efficace lorsque sa mise en page est bien étudiée aussi ? Oui, sans aucun doute. Une lettre de rappel présentée de manière professionnelle poussera les clients à payer plus rapidement.

La lettre de rappel par la poste produit le même effet qu’une lettre de mailing direct : le destinataire va d’abord ‘scanner’ la lettre, en laissant guider son regard par les couleurs, le texte en gras ou en italiques, les énumérations, les images, le nom de l’expéditeur.... Si la lettre de mailing direct pousse le destinataire à acheter ou à demander des informations, la lettre de rappel, pour sa part, pousse le destinataire à payer.

Bien évidemment, votre lettre de rappel peut être présentée de manière plus formelle et ne doit pas véhiculer la même ‘image’ qu'une brochure d'entreprise. Mais l’approche est identique. Et le format de la lettre peut déterminer le fait que son destinataire la lise ou pas, y donne suite ou non. Les goûts et les couleurs ne se discutent pas : ils relèvent des préférences personnelles. Le principe, lui, est immuable : la forme doit renforcer le contenu.

Un format professionnel enjoint à payer

Une lettre de rappel professionnelle doit faire passer clairement votre message. Le choix du papier et de la police de caractère est un premier point important à envisager. Optez pour du papier blanc standard et pour une police de caractère ‘business’. N’utilisez pas trop de polices et de couleurs différentes.

Optez pour un format professionnel, correspondant à votre identité d'entreprise, avec le logo toujours à la même place. Si ce format correspond à votre style maison, le client se sentira plus vite en confiance. Mais attention, le fait que vous soyez reconnaissable peut aussi jouer en votre défaveur, si la relation est devenue difficile.

Optez aussi pour :

• une mise en page équilibrée
• des espaces vierges entre chaque paragraphe
• un usage ciblé des couleurs
• une accentuation de certains mots et titres, mais sans exagération

Récapitulez toutes les factures dans votre lettre de rappel

Un récapitulatif détaillé et lisible de toutes les factures en cours, y compris celles qui ne sont pas encore échues, doit également faire partie de votre lettre de rappel. Qui sait, peut-être que le client payera toutes ces factures en une fois...

Vous pouvez présenter toutes les informations clairement dans une colonne. Mais attention : ne mentionnez pas le nombre de jours de retard de paiement. Car le client pourrait en conclure qu’il peut omettre de payer ses factures pendant tout ce temps sans être redevable d'intérêts. En tout cas plus de 123 jours dans notre exemple – à ne pas suivre. Le client peut d’ailleurs calculer lui-même le nombre de jours de retard de paiement.

Exemple : mauvais usage des colonnes:

Exemple : usage correct des colonnes:

Vous voulez tout savoir sur le rappel parfait ? Dans ce cas, téléchargez l’e-paper:

Tout ce qu'il faut savoir sur les rappels et les sommations