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Les 4 tâches principales d’un credit controller

Beaucoup d’entreprises connaissent bien cette situation. Un client fidèle, qui paie correctement depuis des années, présente soudainement un retard de paiement. Exiger immédiatement et sévèrement le paiement peut nuire à la relation avec le client. Laisser aller les choses ne constitue pas une option non plus. Il revient au credit controller de veiller à un bon équilibre. Voici ses tâches principales.

Tâche 1. Entretenir une relation personnelle avec le débiteur

Le credit controller est responsable de son propre portefeuille de clients et surveille les limites de crédit. Il gère les débiteurs, approche les bonnes personnes de contact et entretient une relation avec celles-ci.

Bien qu’une grande partie des clients respectent leurs obligations de paiement, il peut toujours arriver que ce ne soit pas le cas. Même si des mesures préventives ont été prises. Le credit controller vérifie le respect des accords de paiement. Il contrôle que le bon montant a bien été payé à la date convenue. Comme il entretient une relation personnelle avec les débiteurs, il y a peu de risque que la relation en souffre.

Tâche 2. Recouvrer les factures

Le credit controller s’occupe du recouvrement des factures par téléphone et par écrit lorsque le client ne paie pas à temps. Il est essentiel de prendre toutes les mesures requises dans un dossier. Mais il se peut que le dossier soit confié en finale à une partie externe, comme par exemple une agence de recouvrement. Qui veut évidemment être informée aussi complètement que possible. La responsabilité finale de sous-traiter ou non le recouvrement d’une créance est généralement assumée par le credit controller. Cela signifie qu’il doit suivre en permanence toute l’administration des débiteurs, et en assumer la responsabilité.

Tâche 3. Réduire le DSO

Selon l’ampleur de l’organisation, de l’infrastructure IT et de la répartition des tâches choisie, les activités suivantes font également partie du job du credit controller :

  • la gestion des grands comptes
  • le traitement des factures des débiteurs dans l'administration financière
  • l’établissement des extraits de compte

Avec la mise en œuvre et l’optimisation des procédures, le credit controller gère finalement aussi le solde des débiteurs. Il essaie de ramener la période pendant laquelle les factures restent ouvertes ou de réduire le DSO (Days Sales Outstanding).

Tâche 4. Personne de contact avec les autres départements et relations

Le credit controller ne doit pas seulement entretenir des contacts avec les débiteurs. Les autres départements dans l’organisation, ou les relations comme les banques, les comptables, les compagnies d'assurance-crédit ou les agences de recouvrement font également partie de son réseau. Ainsi que nous l’avons dit, le credit controller est la personne qui doit veiller à l'équilibre dans l'organisation.

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