Directives à l'intention des sociétés concernant l’inscription de leurs bénéficiaires effectifs au registre UBO

Un arrêté royal du 30 juillet 2018 reprend les modalités de fonctionnement du « registre central des bénéficiaires effectifs » (l'Ultimate Beneficial Owner-register, en abrégé : registre UBO). L'arrêté royal entre en vigueur le 31 octobre 2018.

Le registre UBO reprendra toutes les informations que les sociétés, autres personnes morales et trusts ont eux-mêmes (obligatoirement) collectées sur leurs bénéficiaires effectifs. L'Administration de la Trésorerie du SPF Finances gérera le registre UBO.

L'établissement de ce registre et l'identification précise des bénéficiaires effectifs des entités juridiques garantissent la transparence des structures de propriété. Cela permettra à la Belgique de lutter plus efficacement contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

Le registre UBO est conforme aux recommandations 24 et 25 du Groupe d'Action Financière (GAFI). L'arrêté royal du 30 juillet 2018 transpose dans le droit belge une partie des quatrième et cinquième directives anti-blanchiment.

La quatrième directive anti-blanchiment

La quatrième directive anti-blanchiment d'argent impose aux sociétés et autres personnes morales de tenir à jour des informations actuelles, correctes et précises sur leurs bénéficiaires effectifs. Y compris les détails de leurs intérêts économiques.

Les États membres doivent conserver ces informations dans un registre central des bénéficiaires effectifs (le registre UBO). En Belgique, l'Administration de la Trésorerie mettra donc en place et gérera le registre UBO.

La cinquième directive anti-blanchiment

La cinquième directive anti-blanchiment (directive (UE) 2018/843 du 30 mai 2018) a introduit une série de modifications à la quatrième directive anti-blanchiment (directive (UE) n°2015/849 du 20 mai 2015). Cette dernière a été transposée dans le droit belge par la loi du 18 septembre 2017 (loi anti-blanchiment).

Parmi les modifications les plus importantes introduites par la cinquième directive anti-blanchiment, on peut citer, entre autres :

• l'extension de la liste des personnes soumises à l'obligation de déclaration pour inclure, par exemple, toute personne qui s'engage à fournir une aide, une assistance ou des conseils matériels dans le domaine de la fiscalité, les négociants en œuvres d'art, etc. en tant qu'activité principale ou professionnelle (directement ou par l'intermédiaire d'autres personnes liées à elle) ;
• le renforcement du rôle du registre UBO et l'extension de l'accès à ce registre. Les États membres doivent établir leurs registres des bénéficiaires effectifs des sociétés et autres entités juridiques au plus tard le 10 janvier 2020. Et ils auront jusqu'au 10 mars 2020 au plus tard pour établir leurs registres des bénéficiaires effectifs des trusts et autres structures juridiques similaires ;
• le fait qu'en plus des comptes et carnets d'épargne anonymes, les États membres doivent désormais également interdire les coffres-forts anonymes.

Les États membres ont jusqu'au 10 janvier 2020 pour transposer la cinquième directive anti-blanchiment dans leur droit national.

Communication d'informations au registre UBO

L'arrêté royal du 30 juillet 2018 (art. 3) énumère les informations qu'une entreprise, une organisation à but non lucratif, une organisation internationale à but non lucratif ou une fondation devront communiquer au registre UBO concernant chacun de leurs bénéficiaires effectifs.

Cela permet d'identifier avec précision les bénéficiaires effectifs des entreprises. Les entreprises doivent, entre autres :

• indiquer la ou les nationalités, le pays de résidence et l'adresse complète des bénéficiaires effectifs ;
• indiquer si leurs bénéficiaires effectifs détiennent directement ou indirectement un pourcentage suffisant des droits de vote ou de participation dans la société, y compris les actions au porteur ;
• indiquer si leurs bénéficiaires effectifs exercent un contrôle au sein de la société par d'autres moyens, etc.

Le ministre des Finances est compétent pour les modalités techniques relatives au transfert, à l'enregistrement et à la conservation de ces informations.

Les personnes tenues de transmettre ces informations doivent mettre à jour les informations figurant dans le registre UBO au moins une fois par an.

Accès au registre UBO

Les données relatives aux bénéficiaires effectifs des sociétés inscrites au registre UBO sont accessibles aux autorités compétentes, aux entités qui leur sont soumises dans le cadre de l'exécution de leurs obligations de vigilance à l'égard des clients et à chaque citoyen.

L'arrêté royal du 30 juillet 2018 reprend également la procédure d'accès des citoyens aux informations relatives aux bénéficiaires effectifs des sociétés inscrites au registre UBO (art. 9 de l'arrêté royal du 30 juillet 2018). Ces informations ne sont disponibles que sur base du numéro BCE ou du nom de la société.

Toute personne souhaitant accéder au registre UBO devra payer des frais administratifs (à l'exception des autorités de contrôle). Le ministre des Finances détermine le montant et les modalités de paiement de ces frais.

L'Administration de la Trésorerie veille à ce que les données du registre soient consultées sans que les personnes concernées en soient informées. Elle garantit également que chaque consultation est enregistrée et conservée pendant 10 ans.

Dérogation

L'Administration de la Trésorerie peut, à la demande d'un bénéficiaire effectif inscrit au registre, limiter l'accès de certaines personnes et organisations à tout ou partie des informations disponibles (art. 16 de l'arrêté royal du 30 juillet 2018).

L'Administration de la Trésorerie peut, au cas par cas et après une analyse détaillée du caractère exceptionnel des circonstances, faire usage de la prérogative qui lui est accordée. Elle a donc le privilège d'évaluer et de limiter l'accès à l'information. Le bénéficiaire effectif concerné doit alors démontrer que l'accès aux informations l'expose à :

• Un risque disproportionné
• Un risque de fraude
• Un risque d'enlèvement
• Du chantage ou une extorsion de fonds
• Une intimidation
• De la violence ou du harcèlement

Ou, si le bénéficiaire effectif est mineur ou en condition d'incapacité.

L'Administration de la Trésorerie publie un rapport annuel sur le nombre de dérogations accordées et les raisons qui les justifient. Elle partage ensuite ce rapport avec la Commission européenne.

Contrôle et sanctions

L'Administration de la Trésorerie vérifie les données enregistrées dans le registre UBO. Elle vérifie si les entreprises, les organisations à but non lucratif, les organisations internationales à but non lucratif, les fondations et les trusts respectent les obligations de la loi anti-blanchiment et de l'arrêté royal du 30 juillet 2018.

De plus, l'administration prend les mesures nécessaires pour confirmer, améliorer ou clarifier les informations contenues dans le registre.

Les sociétés, organisations et trusts soumis à l'obligation de déclaration qui ne respectent pas leurs obligations légales s'exposent à une amende administrative allant de 250 à 50 000 euros (art. 132, § 6 de la loi contre le blanchiment d'argent ; art. 18 de l'arrêté royal du 30 juillet 2018).

Traitement des données personnelles

L'Administration de la Trésorerie est désignée comme l'organe responsable du traitement du registre au sens de l'article 1, § 4 de la loi sur la vie privée.

Les personnes soumises à l'obligation de déclaration sont elles-mêmes responsables du traitement des données personnelles qu'elles effectuent afin de se conformer à leurs obligations légales et à l'arrêté royal du 30 juillet 2018.

Les bénéficiaires doivent être informés sur un support durable des différentes caractéristiques du registre UBO et des droits et obligations qui en découlent. Tant pour les personnes soumises à l'obligation de déclaration que pour les bénéficiaires effectifs eux-mêmes.

L'administration de la Trésorerie informe les personnes inscrites en tant que bénéficiaires effectifs dans le registre et leur fournit les informations mentionnées en leur nom. Dans la pratique, cette communication sera automatisée (via l'application MyMinfin pour les personnes inscrites avec leur numéro de registre national ou leur numéro bis ou par e-mail dans les autres cas).

Conservation des données

Les informations figurant dans le registre UBO sont conservées pendant dix ans à compter du jour de la perte de la personnalité juridique pour les personnes soumises à l'obligation de déclaration ou de la cessation définitive de leurs activités.

Source : Arrêté royal du 30 juillet 2018 sur les modalités de fonctionnement du registre UBO, BS 14 août 2018.