Studiedag: "Wanneer dreigt een onderneming in moeilijkheden te geraken?
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Comment écrire une lettre de rappel efficace?

Une lettre de rappel bien rédigée entraîne indubitablement un meilleur comportement et moins de retards de paiement. Ce blog vous donne un mot d’explication sur la meilleure manière d’aborder ce type de lettre.

De nombreux fournisseurs se plaignent du fait que leurs lettres de rappel ne génèrent pour ainsi dire aucun paiement. Nous remarquons en effet qu’elles ont de moins en moins d’effet, mais souvent, cela tient à la qualité de la lettre en question. Au cours de mes formations sur la rédaction de lettres de rappel, je vois parfois des phrases incroyables. Que pensez-vous de :

«Serait-il possible que vous ayez oublié de payer notre facture? Si c’est le cas, pouvons-nous vous prier d’effectuer le paiement pour que nous puissions payer nos fournisseurs?»

La personne qui a écrit cette lettre ne réalise pas qu’elle crée une image très négative de sa propre situation: elle donne l’impression de douter de l’efficacité de son propre système (le paiement est-il rentré ou non?) et d’avoir besoin de l’argent de son client pour payer ses factures. De plus, la lettre est formulée sur un ton beaucoup trop obséquieux : «serait-il possible», «pouvons-nous vous prier» …

Conseils concrets

En vue d’améliorer l’efficacité de votre lettre, voici quelques conseils concrets :

  • Le fondement d’une bonne lettre de rappel est un langage direct et clair. Vous écrivez une lettre de rappel parce qu’un client ne respecte pas ses engagements.
  • Vous ne faites que demander ce à quoi vous avez droit : le paiement pour des marchandises/services livrés. Procédez donc avec assertivité et professionnalisme.
    N’hésitez pas à utiliser le «je».

La plupart des programmes ERP comportent des lettres de rappel. Malheureusement, la plupart d’entre elles sont de piètre qualité. Il est souvent difficile de les adapter, mais croyez-moi: l’investissement en temps et en énergie en vaut la peine. Les lettres de rappel bien construites entraînent de bien meilleurs paiements.

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