7 conseils pour une lettre de rappel efficace

Pour les clients consommateurs, la mise en demeure par courrier recommandé reste une étape nécessaire si vous souhaitez obtenir gain de cause devant un tribunal par la suite. Il n’en va pas de même dans le canal business-to-business. Une lettre de rappel écrite n’est pas une exigence en B2B. Pourtant, la plupart des avocats conseillent d’envoyer un ou plusieurs rappels par courrier recommandé.

Lorsque vous envoyez une lettre pour réclamer un paiement, faites-le bien. Le prix qu’il vous en coûtera sera le même, mais l’effet d’une bonne lettre sera beaucoup plus important.

Structurez et soyez complet

Dans un blog précédent, j’ai souligné l’importance d’un contenu clair et concret. Découvrez ici les erreurs les plus souvent commises dans les lettres de rappel. Dans ce blog: Comment rédiger votre lettre? Quel message encourage vos débiteurs à payer? Comment indiquer clairement toutes les données?

1. Structurez  votre contenu en début, milieu et fin. Au début, expliquez la raison (le paiement n’a pas été effectué). Le milieu doit contenir toutes les spécifications concernant les factures impayées (liste de toutes les factures). À la fin, appelez à l’action. Signalez aussi les conséquences si le débiteur ne passe pas à l’action (intérêts, coûts de mise en demeure, tribunal).
    
2. Votre phrase d’ouverture doit être positive. Vous augmenterez ainsi la chance de déclencher une réaction positive. Exemple: "Par la présente, nous vous rappelons les factures en cours. Comme convenu, nous vous confirmons les accords pris."
    
3. Adressez-vous personnellement au client en lui donnant du ‘vous’. Faites en sorte que ce mot soit plus fréquent que le ‘je’ dans votre lettre. N’écrivez pas sur vous. Il s’agit du comportement de votre client.
    
4. Évitez les termes pouvant donner lieu à plusieurs interprétations, comme par exemple rapidement, urgent, aujourd’hui, au plus tard 8 jours, ... Mieux vaut définir des dates concrètes.
    
5. Donnez la liste détaillée de toutes les factures en cours : facture X avec date Y pour un montant Z. Notez aussi les factures non échues dans la liste. Peut-être que le client les payera également.
    
6. Ne mentionnez pas le nombre de jours de dépassement de l’échéance. Ne comptez pas non plus ouvertement le nombre de rappels envoyés. Un débiteur intelligent pourrait en déduire combien de temps supplémentaire il peut s’octroyer avant que la coupe soit vraiment pleine.
    
7. Formulez-le comme un avantage pour le client. Vous augmenterez vos chances d’être payé si le débiteur est convaincu qu’il a intérêt à payer. Exemple : "Si vous effectuez le paiement dans les délais fixés, nous pourrons encore livrer la commande en exécution conformément aux accords."