8 points d’attention pour la facturation automatique
De nombreux entrepreneurs ne jurent que par les factures envoyées par la poste. Ils impriment les factures, les mettent sous enveloppe, y collent un timbre et l'envoient par la poste. C’est très bien, mais il est possible de travailler plus efficacement. Avez-vous déjà envisagé la facturation automatique ?
Et c’est là que l’on bute sur un premier problème. Trop d’entrepreneurs n’assurent pas encore un suivi automatique des factures. Ils ne contrôlent donc pas du tout leur trajet de rappel et laissent ainsi directement leur bénéfice s’effriter.
Avec la facturation automatique, les clients paient plus rapidement
Le processus automatique offre des avantages énormes. Les principaux :
- L’établissement et l’envoi de vos factures sont moins onéreux.
- Vous avez une bonne vue des factures impayées.
- Le logiciel envoie automatiquement des rappels.
- Si vous envoyez vos factures plus vite, et en assurez un meilleur suivi, vous obtiendrez plus rapidement le paiement. Les clients sentiront qu’ils ne peuvent pas impunément laisser traîner leurs factures.
Voilà comment débuter avec la facturation automatique
Comment mettre aisément en place un système automatique ? Parcourez ces 8 points d’attention.
- Sélectionnez l’outil IT qui vous convient. Il en existe dans toutes les catégories de prix, souvent avec une période de test gratuite. Optez pour un système ouvert, que vous pourrez immédiatement ou ultérieurement intégrer dans un système CRM. Ou prévoyez des associations avec le système client existant.
- Veillez à ce que les données de vos clients soient correctes. Vos factures arriveront ainsi à la bonne adresse, chez les bonnes personnes de contact.
- Établissez la facture conformément à l’offre. De nombreux systèmes peuvent convertir facilement les offres en factures.
- Envoyez-les par mail à la bonne personne de contact dès la clôture du projet, ou mensuellement, selon les heures prestées et les marchandises livrées.
- Programmez au préalable des rappels pour les factures impayées.
- Associez des intérêts de retard et des coûts administratifs à ces rappels. Ne les réclamez pas dès votre premier rappel, celui-ci étant conçu pour rafraîchir aimablement la mémoire du débiteur.
- Dans vos rappels restez poli, purement informatif et bienveillant pour votre client. Envoyez à chaque fois toutes les informations de paiement dans votre mail. Votre système peut les intégrer lui-même dans le rappel, où et comme vous le voulez.
- Programmez une alarme qui vous prévient quand vous devez prendre d’autres mesures. C’est intéressant lorsque votre système envoie lui-même les courriers recommandés et établit ensuite un lien avec une agence de recouvrement.
Attention aux procédures impersonnelles
Mais l’automatisation peut quand même présenter un désavantage. Veillez à ce que vos rappels restent personnels. Si le client remarque qu'il s'agit d'un système automatique et qu'il n'a pas affaire à une personne, il sera moins enclin à payer. Il en va de même lorsque vous le menacez de lui réclamer des intérêts, mais que vous ne les facturez jamais. Plus le rappel est personnel, plus vite le client sera enclin à payer.