Stuur maximum 3 rappelbrieven

Hoeveel rappelbrieven verstuurt u vandaag? Probeert u te vriendelijk uw klanten tot betaling aan te zetten? Weet dat u wint bij een correcte en kordate aanpak.

Verstuur voortaan maximum 3 herinneringen. Maar let op: zet bovenaan niet 'eerste herinnering'. Want hierdoor weet de klant meteen dat hij nog kan wachten op een tweede herinnering, een derde... en wie weet is hij er telkens een vijftal gewoon.

De eerste herinnering

Uit uw brief moet duidelijk blijken dat deze bedoeld is om een betaling te verkrijgen. Toch mag deze rappel niet te streng zijn. De reden van niet-betaling is misschien niet niet willen of niet kunnen, maar kan soms ook bij u liggen. Bijvoorbeeld wanneer de goederen niet volgens afspraak geleverd werden of werken.

In een eerste rappel moet u daarom uitnodigen om contact op te nemen bij opmerkingen. Vermijd de woorden 'probleem' en 'klacht'. Deze zijn te negatief geladen.

Dreig ook nog niet met acties en consequenties. Het is niet de bedoeling dat er bruggen worden opgeblazen. De commerciële relatie is op dit moment nog te belangrijk en mag niet worden geschaad. Vraag beleefd, doch kordaat om de betaling binnen de vastgestelde termijn uit te voeren.

De tweede herinnering

In deze tweede e-mail of brief vraagt u kordater naar de betaling. Uw klant heeft niet gereageerd op de uitnodiging van de eerste aanmaning. Zo kunt u er meteen van op aan dat er geen vragen of opmerkingen zijn.

De basisprincipes van de eerste herinnering gelden ook hier. Beleefdheid staat voorop. Tegelijkertijd moet de klant weten dat u de zaak ernstig neemt. U wenst dringend betaald te worden. Kosten en interesten kunnen in deze tweede rappel wel worden aangekondigd.

De laatste herinnering

Deze derde rappel is de allerlaatste schriftelijke aanmaning. De klant moet dit duidelijk voelen. Hij moet weten dat u au sérieux genomen wil worden. Sla daarom een krachtige toon en taal aan.

Herhaal duidelijk welke gevolgen er aan de niet-betaling zijn verbonden. Belangrijk is dat u zich zelf houdt aan uw dreigementen. Reken interesten en een schadebeding aan wanneer dit in uw algemene voorwaarden staat uitgeschreven.

Ontvangt u nog steeds geen betaling, aarzel dan niet om het dossier goed gestoffeerd door te geven aan een advocaat of incassobureau.