Artikel
Geschreven door Roland Hoff
Posted on 15/04/2014

Werken met klantcategorieën en risicograden

121 keer gelezen

U wilt een onderscheid maken tussen verschillende types klanten, maar vindt het wel belangrijk om gestructureerd te werken? Dan is de risicomatrix dé aangewezen tool. In deze blog wil ik dieper ingaan op de klantsegmentatie en het bepalen van risicograden.

Het beheersen van het debiteurenrisico is van groot belang voor debiteurenbeheerders. Door de risico’s van de huidige en toekomstige klanten te bepalen, kan er zowel proactief als reactief gehandeld worden om de risico’s te verkleinen en een openstaand saldo eerder binnen te krijgen. De risicomatrix is een efficiënte methode om uw klanten te categoriseren volgens type, belangrijkheid, risico en de daarbij behorende actiepaden.

Op basis van de ervaring die ik zelf heb opgedaan op het gebied van debiteurenrisico en mijn ervaring als trainer, heb ik een eenvoudig stappenplan ontwikkeld dat u kunt volgen om tot een actieplan te komen.

  • Stap 1: Vaststellen van klantcategorieën
  • Stap 2: Vaststellen van risicograden
  • Stap 3: Vaststellen van risicograadfactoren en waardevertaling
  • Stap 4: Actiepaden

Stap 1: Vaststellen van klantcategorieën

Wellicht hebt u zowel particuliere als zakelijke klanten. In dat geval weet u uit ervaring dat deze verschillende debiteuren vaak een verschillende aanpak nodig hebben. Waar voor een bepaalde klantcategorie een schriftelijk actiepad goed werkt, is voor een andere klantcategorie persoonlijk contact een betere oplossing. Voor uw kleine klanten prefereert u bij wanbetaling bijvoorbeeld een incassobureau, maar voor uw key-accounts zal u eerder persoonlijk contact zoeken.

Voorbeelden van klantcategorieën zijn:

  • Omzet
  • Groot, gemiddeld, klein
  • Binnenland, buitenland
  • Groothandel, detailhandel
  • Particulier
  • Per provincie of postcode
  • Op basis van productgroep of businessunit
  • Branche

Tip: wees selectief in het bepalen van het aantal klantcategorieën.

Stap 2: Vaststellen van risicograden

Stel: u hebt nu drie klantcategorieën; groot, gemiddeld en klein. Met deze categorieën kunt u uw debiteurenbeleid segmenteren. In dit voorbeeld kunt u dus nu drie verschillende actiepaden maken. Behalve dat u gebruik kunt maken van klantcategorieën, kunt u ook risicograden opnemen in uw matrix. Een goed betalende grote klant zal dan een ander aanmaningstraject ingaan dan een slecht betalende grote klant.

Afhankelijk van het aantal actiepaden dat u wenst toe te passen in de situatie van uw onderneming, kunt u een aantal risicograden toevoegen.

Bijvoorbeeld:

  • Hoog risico
  • Normaal risico
  • Laag risico

In dit voorbeeld hebt u nu drie klantcategorieën en drie risicograden. Uw debiteurenmatrix ziet er dan zo uit:

risicograden

Stap 3: Vaststellen van risicograadfactoren en waardevertaling

De waardes moeten niet allemaal even zwaar doorwegen (zie het voorbeeld hieronder):

KPI

Wegingsfactor

Aantal jaren klant

10%

Kredietlimiet

40%5

DSO

50%

Risicograad: aantal jaren klant

Waardevertaling

Hoog (1)

<1 jaar

Matig (2)

1 - 3 jaar

Laag (3)

>3 jaar

 

 

Risicograad: kredietadvies*

Waardevertaling

Hoog (1)

1 - 2

Matig (2)

3

Laag (3)

4 - 5

 

 

Risicograad: DSO

Waardevertaling

Hoog (1)

Betaling na 61 dagen

Matig (2)

Betaling tussen 31 - 60 dagen

Laag (3)

Betaling binnen 30 dagen

*In dit voorbeeld gaan we uit van waardes tussen 1 en 5 (slecht - goed). Dit is een voorbeeld van hoe u dit in de praktijk vorm kunt geven, hierachter kunt u nog uw eigen weging hangen. Bijvoorbeeld: een kredietlimiet van € 100.000 = 5 (goed).

Als we bovenstaande waardes als voorbeeld nemen, kunnen we debiteuren nu indelen:

Voorbeeld debiteur:

Jansen nv
Kleine klant
Aantal jaren klant: 2 jaar
Kredietadvies: 4
DSO: 34 dagen

  • Aantal jaren klant: 2 jaar, matig (2), wegingsfactor: 10%
  • Kredietadvies: 4, laag (3), wegingsfactor: 40%
  • DSO: 34 dagen, matig (2), wegingsfactor: 50%
  • Matig (2) gedeeld door 100% maal 10% = 0,2
  • Laag (3) gedeeld door 100% maal 40% = 1,2
  • Matig (2) gedeeld door 100% maal 50% = 1,0

Opgeteld is de eindscore voor debiteur Jansen 2,4 

Afgerond komen we uit op 2, wat een matig risico betreft. Jansen is een kleine klant en zal dus op onderstaande plek in de debiteurenmatrix worden ingedeeld:

risicograden

Aan elk blok is een aanmaningstraject gekoppeld. Het grote voordeel van het werken met risicograden ten opzichte van alleen met klantcategorieën is dat het gedrag van de klant nu mee kan worden gewogen in de keuze voor het actiepad. Als de klant later gaat betalen, neemt het risico toe en zal het aanmaningstraject strenger zijn.
 

Stap 4: Actiepaden

Bij elk segment van de matrix dient u het actiepad vast te stellen. Daarbij geldt dat hoe hoger het risico is, hoe intensiever, persoonlijker en frequenter het klantcontact is.

Bepaal eerst welke acties van belang zijn voor de actiepaden. Vervolgens richt u het actiepad in.

  • Rekeningoverzicht
  • Schriftelijke aanmaningen
  • Laatste aanmaning
  • Telefonische acties
  • Leveringsstop
  • Kredietlimiet intrekken
  • Incasso derden
  • Inschakeling sales/managementteam
  • Bezoek aan de klant
  • Rapport managementteam

…………

Voorbeeld:

0     30     35     45     55     60     65

A     B       C      D       E       F      G

 

A     dag 0       Factuurdatum

B     dag 30     Vervaldatum

C     dag 35     Eerste aanmaning 

D     dag 45     Een telefoongesprek 

E     dag 55     Tweede aanmaning 

F     dag 60     Laatste aanmaning 

G     dag 65    Ter incasso 

Conclusie

U hebt zojuist het stappenplan doorlopen en bent tot een actieplan gekomen dat u kunt gebruiken bij uw debiteurenbeheer. Om u een terugblik te geven op welke stappen we hebben doorlopen, geef ik u een korte samenvatting.

  • In de eerste stap is de klantcategorie vastgesteld; verschillende debiteuren hebben een verschillende aanpak nodig, wees selectief.
  • In de tweede stap zijn de risicograden bepaald. Deze segmenteren samen met de klantcategorie uw debiteurenbeleid verder.
  • In stap 3 zijn de risicograadfactoren bepaald en in waardes vertaald. Er zijn verschillende waardes die u mee kunt laten wegen om tot een besluit te komen of een debiteur een hoog, matig of laag risicoprofiel heeft. Vergeet niet aan te geven wat de verschillende risicograadfactoren inhouden voor u.
  • In de vierde stap stelt u bij elk segment een actiepad vast. Hoe hoger het risico, des te intensiever, persoonlijker en frequenter het klantcontact.