Artikel
Geschreven door Frederik Van Royen
Posted on 15/12/2016

Waarom u maar beter werk maakt van uw incasso

137 keer gelezen

U heeft het ongetwijfeld ook al meegemaakt. Klanten die u niet betalen voor uw geleverde goederen of diensten. Het verbaast ons niks, want wanbetaling is een van de meest voorkomende problemen waar bedrijven mee te kampen krijgen. Toch zien nog heel wat ondernemingen late betalingen door de vingers of springen ze er slordig mee om. Een gevaarlijke gedachtengang, die u duur te staan kan komen. Ontdek in deze blog waarom u dit moet aanpakken en wat u juist kunt doen.

Klanten die te laat of helemaal niet betalen, het is een gekend probleem. Vaak kost u dit veel geld en brengt het nog een heleboel bijkomstige problemen met zich mee.

  • Gedestabiliseerde liquiditeitsramingen
  • Ontregelde cashflow
  • Extra kosten voor krediet bij uw bank

Op deze manier kan het voor uw bedrijf ook erg moeilijk worden om aan alle financiële verplichtingen te blijven voldoen. Als de betaling van uw klant helemaal uitblijft, dan kunnen afschrijvingen en juridische actie de situatie zelfs nog verergeren.

Foutieve, dure gedachtengang

Toch gaan bedrijven niet altijd helemaal vrijuit. Veel organisaties zien openstaande facturen incasseren een beetje als een vervelende bijkomstigheid van zakendoen. Inspanningen om onbetaalde facturen te innen, zijn vaak ondergeschikt aan méér verkopen. Betalingen laten daardoor op zich wachten.

Veel bedrijven gaan erg slordig om met facturen die te laat betaald worden. Ze zien onbetaalde facturen soms zelfs gewoon door de vingers, met het idee dat het wel goed komt. Ze blijven zich ondertussen focussen op de verkoop. Maar meer verkopen betekent dat er ook meer facturen verstuurd worden. Als u geen gestructureerde aanmaningsprocedure heeft, dan eindigen deze facturen zoals vele anderen: onbetaald. Een negatieve cyclus die u niets opbrengt. Integendeel.

Verleg uw focus

Het is dus van het grootste belang om uw incassoprocedure gestructureerd aan te pakken en goed op te volgen. Tenminste als u geen handenvol geld wilt verliezen aan onbetaalde facturen. De focus van bedrijven zou veel meer op het debiteurenbeheer moeten liggen om de verkoop te ondersteunen. Want als u sneller onbetaalde facturen kunt incasseren, dan kunt u het geld dat u verdient weer in uw bedrijf investeren en uw leveranciers betalen. Een duidelijker antwoord op de vraag waarom uw debiteurenbeheer alle aandacht moet krijgen is er niet.

Hoe aanpakken?

U dient in eerste instantie op een andere manier over uw debiteuren te denken en dit vervolgens ook om te zetten in de praktijk. Alleen op die manier kunt u snel een eind aan deze negatieve cyclus maken.

Wat kunt u doen?

  • Kredietrisico’s herkennen: screen daarom elke klant voordat u ermee in zee gaat.
  • Factureer meteen, om er zeker van te zijn dat u het niet vergeet. Of om te voorkomen dat uw facturen verloren gaan in uw administratie.
  • Durf klanten erop aanspreken dat ze nog openstaande facturen hebben.
  • Communiceer regelmatig met klanten tijdens het incassoproces. Geef hen de kans om vragen en problemen over de facturen te melden. Hou gedetailleerde notities bij van telefoongesprekken. Bewaar alle e-mails en schriftelijke correspondentie met de klant in een dossier. Dit kan later allemaal nog van pas komen als de situatie escaleert.
  • Identificeer klanten die het financieel moeilijk hebben. Werk met hen samen, om erachter te komen hoe ze u alsnog kunnen betalen.
  • Traceer hun vroegere betaalgewoonten. Begint een klant plots later te betalen dan gewoonlijk? Informeer dan even wat er aan de hand is. Vraag hoe u kunt helpen. Vergeet niet dat debiteurenbeheer ook over klantenservice gaat.
  • Ga gestructureerd en gedisciplineerd tewerk in uw incassoproces. Schrijf een handleiding uit om alle stappen van het proces te beschrijven. Het is de beste manier om er snel en efficiënt voor te zorgen dat al uw credit collectors op dezelfde manier tewerk gaan.

Hulp bij incasso

Als u uw incasso naar een hoger niveau kunt tillen, dan krijgt u meer controle over uw inkomsten. Al kan het behoorlijk wat tijd kosten om alles op de rails te krijgen. Heel wat bedrijven hebben ook niet de middelen om dit voor elke factuur te doen.

Een goed softwareprogramma kan collectors alvast helpen. Het laat u toe om veel eenvoudiger taken te automatiseren, het volledige proces te stroomlijnen en alle communicatie, betaalgeschiedenis, factuurgegevens en veel meer te bewaren en op te volgen.

Slaagt u er echt niet in om uw onbetaalde facturen te incasseren, overweeg dan de inschakeling van een externe partij. Lees er alles over in dit e-paper:

Wat kan een incassobureau dat  u niet kunt?