Artikel
Geschreven door Nawal Hamdi
Posted on 16/11/2016

Van wanorde naar een georganiseerd beleid bij klantacceptatie

129 keer gelezen

Een klein softwarebedrijf heeft toegang tot de volledige Belgische database met bedrijfsgegevens. Maar wanneer de zaakvoerder informatie opvraagt, dan krijgt hij die in forse bedrijfsrapporten waar hij eigenlijk weinig wijzer uit wordt. Het bedrijf maakt dan ook amper gebruik van de database. Jammer, want het is te vergelijken met een alarminstallatie die niet geactiveerd wordt. Met het beslismodel dat het softwarebedrijf nu geïmplementeerd  heeft, kan de zaakvoerder wel uit de voeten. Omdat het hem snel een begrijpelijk oordeel geeft over de kredietwaardigheid van een prospect.

Een tiental werknemers is aan de slag bij het softwarebedrijf. De overeenkomst die hen toegang geeft tot bedrijfsinformatie over alle Belgische ondernemingen dateert uit de jaren negentig. Het resulteert echter in slechts één of twee aanvragen op jaarbasis. Kortom, er wordt nauwelijks gebruik van gemaakt.

Kop noch staart

De zaakvoerder gaf toe dat hij geen boekhouder is. Aan de uitgebreide kredietrapporten over potentiële zakenpartners kan hij kop noch staart krijgen. Hij weet eigenlijk niet goed hoe ze te interpreteren, laat staan hoe hij de informatie op een waardevolle manier kan inzetten.

Sinds kort maakt hij echter gebruik van een beslismodel dat de acceptatie van nieuwe klanten op een snelle en uniforme manier laat verlopen. Het online platform biedt meteen een antwoord op de vraag of het veilig is om met een bepaalde prospect zaken te doen. Bij de formulering van die uitkomst houdt het model rekening met de parameters die vooraf gedefinieerd zijn. De uitkomst vraagt geen verdere interpretatie.

Afschrijving 3.500 euro

Het beslismodel dat de zaakvoerder vandaag hanteert, vraagt slechts naar het ondernemingsnummer van de prospect en een eventuele orderwaarde. Vervolgens is het voor hem meteen duidelijk wat hij kan doen als de potentiële zakenpartner een groen, een oranje of een rood licht krijgt. Het oordeel over zijn kredietwaardigheid komt met een helder geformuleerde motivering. En die gang van zaken is precies datgene waar de zaakvoerder altijd al naar op zoek was.

Vorig jaar hadden openstaande facturen van één klant nog geresulteerd in een afschrijving van 3.500 euro. Was hij even in de database met bedrijfsinformatie gedoken, dan was het nooit zover gekomen. Het staat echter vast dat hij, dankzij het beslismodel dat hij vandaag veelvuldig gebruikt, onmogelijk nog zo'n fors verlies zal leiden.

Screening klantenbestand

Een screening van zijn huidige klantenbestand bracht nog andere zwakheden aan het licht. Daaruit bleek dat liefst een dertigtal van de 168 bedrijven waarmee hij zakendoet een multiscore heeft die lager is dan dertig. Deze score beoordeelt de financiële gezondheid, de betalingsmoraal en de overlevingskansen van een onderneming op middellange termijn. Het cijfer situeert zich steeds tussen 0 en 100, waarbij een hogere score overeenstemt met een lager risico. Kortom, een multiscore van dertig of lager is onrustwekkend. Nog frappanter was het feit dat tien ondernemingen van deze groep van dertig een score behaalden van nul.

Verschillende van die klanten hadden nog openstaande facturen die maar niet vereffend geraakten. Logisch, want het bleek om firma's te gaan die intussen failliet waren verklaard, zonder dat hij daarvan op de hoogte was. Op die bedragen hoefde hij alvast niet meer te rekenen. Hij was er wel door geschrokken en het heeft hem doen inzien dat er grondig wat moest veranderen in zijn organisatie. Of het zou een kwestie van tijd zijn alvorens hijzelf met zijn bedrijf kopje onder zou gaan.

Meteen op de hoogte via monitoring

De zaakvoerder heeft inmiddels de discipline aangekweekt om voor elke prospect en nieuwe klant het beslismodel in te zetten. En hij heeft ook meteen alle klanten in opvolging gezet. Dat betekent dat hij via e-mail op de hoogte wordt gebracht van grote structurele veranderingen in de organisatie van het bedrijf: een ontbinding of fusie, een adreswijziging, een dagvaarding van de RSZ, een faillissement, …  Kortom, alles wat iets zegt over de (financiële) toestand waarin deze onderneming verkeert.

Als zaakvoerder zal hij alle zakenrelaties altijd op een uniforme manier doorlichten. In het beslismodel zitten immers de voorwaarden vervat waaraan elke nieuwe klant moet voldoen. Die kunnen verstrengd of versoepeld worden, indien dat nodig blijkt. Dit systeem kost hem in ieder geval niet veel tijd en toch kan hij op een eenvoudige manier het aantal wanbetalers terugdringen. Wat hij helemaal top vindt, is dat hij zelf geen gegevens meer dient te analyseren.

Voor het eerst heeft hij een transparante kijk op de zakenpartners met wie hij in zee gaat. En stilaan bouwt hij een gezonde en stabiele klantenportefeuille op.

Alles weten over beslismodellen?

Beslismodellen luiden nieuw tijdperk in bij klantacceptatie