Artikel
Geschreven door Nawal Hamdi
Posted on 21/09/2020

Identificatieplicht AMLD: advocaten in een oogwenk in orde met wet- en regelgeving

414 keer gelezen

In het kader van de Anti-Money Laundering Directive, kortweg AMLD of de antiwitwaswet, hebben advocaten voor bepaalde activiteiten een identificatieplicht. Om in orde te zijn met wet- en regelging moeten ze grondig onderzoek uitvoeren naar hun klanten. Ze moeten weten wie de UBO’s zijn, de ultimate beneficial owners of de uiteindelijke begunstigden. Bepaalde sectoren dienen vervolgens ook een compliance check uit te voeren om het risicoprofiel te bepalen. Een complexe en tijdrovende procedure en wellicht de reden waarom ze nog niet helemaal ingeburgerd is. Nochtans hoeft het allemaal niet zo moeilijk te zijn.

Een advocatenkantoor, gespecialiseerd in bijvoorbeeld ondernemingsrecht, heeft al snel te maken met klanten die transacties uitvoeren waar meer dan 10.000 euro mee gemoeid is. Denk maar aan de oprichting van een bedrijf, een kapitaalsverhoging of de overname van een bedrijf.

UBO-register

Om te voldoen aan wet- en regelgeving kunnen ze onder andere bij het UBO-register terecht, waar ze de UBO’s van hun klanten kunnen opzoeken. Jammer genoeg staat het UBO-register nog niet helemaal op punt en is het allesbehalve gebruiksvriendelijk te noemen. Veel gebruikers ondervinden problemen met de toegang, terwijl er nog heel wat gegevens in het register ontbreken.

Europa heeft de lidstaten opgelegd om zo’n register bij te houden waarin alle bedrijven, vzw's, stichtingen en maatschappen moeten aangeven wie in de organisatie eigenlijk aan de touwtjes trekt. De bedoeling is om op die manier sneller terroristen op te sporen en witwassen tegen te gaan. De uiterste datum om het UBO-register in te vullen was 30 september 2019, al voerde de FOD Financiën een gedoogbeleid tot 31 december 2019.

De UBO’s

In het geval van de bedrijven zijn de UBO’s de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks voor minstens 25 procent aandeelhouder zijn of stemrecht hebben. Als het aandeelhouderschap te zeer versnipperd is, worden de bestuurders als de uiteindelijke begunstigden beschouwd en dus in het register opgenomen.

Bij een vzw gaat het om de leden van de beheerraad, de personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijks bestuur en alle andere natuurlijke personen die zeggenschap hebben.

Kopzorgen en uitstelgedrag

De verplichtingen hebben vorig jaar heel wat organisaties kopzorgen bezorgd. De registratie zorgde voor een administratieve rompslomp. Veel bedrijven en boekhouders zaten met vragen. Er zijn ook bedrijven die meer dan tien – vaak buitenlandse – bedrijfsleiders tellen. Het is geen sinecure om die allemaal te registreren. Ook vzw’s zijn verplicht zich te registreren, maar voor bijvoorbeeld een school of een sportclub, waar het aantal UBO’s al snel kan oplopen, is dat niet evident. Het leidde tot uitstelgedrag, met als gevolg dat zo’n 140.000 van de naar schatting 675.000 vennootschappen de deadline eind december vorig jaar misten (Tijd.be 03/01/2020).

Ondertussen lijkt er niet echt veel veranderd. We zijn een jaar verder en nog altijd hebben 117.900 bedrijven en 74.250 vzw’s het UBO-register niet correct aangevuld (Tijd.be 21/08/2020). Alhoewel er administratieve boetes op staan van 250 tot 50.000 voor één of meerdere wettelijke vertegenwoordigers van de organisatie, zijn er tot op heden nog niet veel controles geweest. Wellicht omdat de overheid ook nog achter loopt. Maar let op, ze is aan inhaalbeweging bezig. Bedrijven die niet in orde zijn en het UBO-register niet of onvolledig ingevuld hebben, krijgen ondertussen allemaal een herinnering. Even afwachten wat het resultaat zal zijn, maar eens de overheid is bijgebeend, volgen wellicht ook de controles en kunnen we de eerste administratieve boetes verwachten.

UBO herinnering_LI.jpg

Veel manueel werk

Er is nog steeds veel onwetendheid op dit ogenblik in alle sectoren die de verplichting hebben. Notarissen, deurwaarders, vastgoedmakelaars, … Sommigen laten weten dat ze er nog niet echt mee bezig geweest zijn. Ze weten wel dat het moet, maar hebben zich er nog niet in verdiept.

Identiteitskaart opvragen en - indien verplicht - op basis van verschillende lijsten de persoon in kwestie gaan checken, vraagt nu eenmaal veel manueel werk. De meesten beperken zich dan ook tot een kopie van de identiteitskaart en duiken eens in de statuten van het bedrijf, maar dat is in veel sectoren niet voldoende. Ook die compliance check moet uitgevoerd worden om helemaal in orde te zijn. Het stopt dus niet wanneer je een UBO gevonden hebt. Je moet ook die compliance check uitvoeren. Allemaal zeer tijdrovend, terwijl dit nochtans heel eenvoudig en allemaal automatisch kan uitgevoerd worden.

UBO-rapport en compliance check

Met een Graydon UBO-rapport en een compliance check duurt een controle slechts enkele minuten, terwijl het secretariaat van een advocatenkantoor anders een halve dag bezig is met één dossier. Bovendien worden alle controles en checks binnen Graydon Insights online bewaard in het archief van de klant. Het is dan ook een kleine moeite om bij eventuele controles de bewijsstukken voor te leggen.

Graydon heeft ondertussen bijna drie keer meer UBO’s dan het UBO-register zelf, dat gemiddeld 1,2 begunstigden telt per bedrijf of vzw. Het gaat om 767.605 in het UBO-register tegenover 2.003.107 UBO’s inclusief oprichters in de Graydon databank. Hoe dat komt? Omdat een team van 20 mensen al decennialang elk statuut uit de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad tot in de puntjes verwerkt in de database. Op die manier hebben we voor de meeste bedrijven oprichters, bestuurders, volmachtdragers en aandeelhouders. Een leasemaatschappij deed de test en 80% van de UBO’s was correct. Die andere 20% kon niet bevestigd worden omdat het bedrijf in kwestie zelf niet wist wie de UBO was.

Met onze oplossing is heel het proces van Know Your Customer of Customer Due Diligence dan ook gedekt: datum van de controle, de UBO’s en de compliance check. Allemaal automatisch opgeslagen in een online archief. Wilt u er meer over weten, aarzel dan niet om mij te contacteren.