Artikel
Geschreven door Roland Hoff
Posted on 16/09/2014

Hoe verhoogt u de effectiviteit van uw rappelbrieven?

256 keer gelezen

Ooit is er iemand mee begonnen. Een brief sturen naar een klant die niet betaalde. Sinds die eerste brief is de wereld om ons heen in snel tempo veranderd, maar de inhoud van de rappelbrief is al jaren dezelfde. We rappelleren tegenwoordig misschien wel per e-mail, maar de inhoud laat vaak te wensen over. In dit blog enkele tips om de effectiviteit van uw rappels te verhogen.

Wat is het doel van uw rappelbrief?

U wilt de klant:

  • Informeren
    U presenteert de feiten. De hoogte van het bedrag, de datum van de factuur en de eventuele gevolgen als de klant niet betaalt.
  • Beheren
    De relatie escaleert naarmate de klant later of helemaal niet gaat betalen. Uw insteek is in principe altijd om de relatie te behouden.
  • Aanzetten tot actie
    De rekening betalen en liefst zo snel mogelijk. Daarnaast wilt u de klant aanzetten om de facturen in de toekomst netjes op tijd te betalen.

Standaardteksten

Om bovenstaande doelen te bereiken komen we heel vaak standaardteksten tegen:

  • ''Volgens onze administratie is onderstaande factuur nog niet betaald''
    Een informatief stukje tekst. De toevoeging ‘volgens onze administratie’ is niet nodig, want u weet toch zeker dat de rekening niet betaald is.
    Tip: wees duidelijk en gebruik feiten in uw teksten.
     
  • ''Helaas hebben we geen betaling mogen ontvangen''
    Ook hier informeren we de klant. In dit geval over onze teleurstelling.  Het is inderdaad jammer dat u geen betaling ‘mocht’ ontvangen, maar van wie ‘mag’ dat eigenlijk niet?
    Tip: het is prima om te schrijven wat u van de situatie vindt, maar wees niet nederig.
     
  • ''Wellicht is het aan uw aandacht ontsnapt''
    Hier doet u een veronderstelling en u laat uitschijnen dat het niet zo heel erg belangrijk is om de rekening te betalen. We begrijpen ook wel dat de klant betere dingen te doen heeft.
    Tip: maak duidelijk dat een rekening tijdig betalen echt wel belangrijk is.
     
  • ''Ondanks eerdere brieven hebben wij uw betaling nog niet mogen ontvangen''
    U bedoelt dat u tot nu toe weinig effectief bezig geweest bent.
    Tip: denk bij elke zin in uw brief na of hij uw boodschap voldoende ondersteunt.
     
  • ''Mocht dit schrijven uw betaling hebben gekruist, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen''
    Een stukje relatiebeheer, maar gedreven uit pure angst. Stel dat de klant stiekem toch betaald heeft tussen ons controlemoment (na vervaldatum) en de verzending van de rappel. Deze zin heeft geen toegevoegde waarde en haalt de ‘kracht’ van uw rappelbrief helemaal onderuit. De klant heeft sowieso te laat betaald en is dus in de fout gegaan. Anders had u toch geen rappel verstuurd.
    Tip: gebruik deze zin niet meer.

Aanzetten tot actie?

We hebben de klant geïnformeerd en beheerd. Hebben we hem met deze zinnen ook aangezet tot betalen? Naar mijn mening veel te weinig. Bepaal eerst het doel van uw rappelbrief. Kijk dan  of de tekst dit doel wel ondersteunt en wees creatief met uw teksten.

Lees ook: