Hoe start u met uw databasemanagement?

Meer data en vooral betere data zorgen voor meer efficiëntie en kunnen uw omzet en uw winst verhogen. Beseft u dat? Dan is het hoog tijd om uw database op te waarderen, want die is van goudwaarde. Maar hoe begint u eraan? Hoe zorgt u voor een goede start van uw databasemanagement?

Ik zou u om te beginnen drie vragen willen stellen, die u kunt beantwoorden met ja of nee.

1. Bent u bereid om te investeren in uw database?
2. Maakt u tijd vrij om een goede strategie uit te tekenen?
3. Kunt u de rest van uw organisatie meetrekken in het verhaal?

Alleen als drie keer ‘ja’ antwoordt, kunt het maximale uit deze blogpost halen. Want u dient dit te bekijken als de drie voorwaarden om een sterke database op te bouwen. Vervolgens kunt u met deze tips aan de slag om uw databasemanagement versterken.

Stel kwaliteit van uw databank in vraag

Durf de kwaliteit van uw databank in vraag te stellen. Wanneer hebt u voor het laatst gecontroleerd of alle gegevens van klanten / prospecten nog correct en actueel zijn? Zijn ze nog actief? Een antwoord als 'ik ken mijn klanten' volstaat niet. Deze oefening zou u minstens eenmaal per jaar grondig moeten uitvoeren. Ideaal houdt u uw database permanent up-to-date via een externe koppeling. En dan hoeft u die oefening uiteraard niet uit te voeren, maar dan staat u ook al veel verder in het proces.

Hoe merkt u nu dat de kwaliteit van uw databank te wensen overlaat? Door bijvoorbeeld:

• een lage conversie uit sales- en marketingcampagnes
• een mailing die nauwelijks reactie uitlokt
• promotiekaarten of andere poststukken die terugkomen via de post omdat ze de bestemmeling niet bereiken
• wanneer u vaak verkeerd verbonden bent aan de telefoon of geen gehoor krijgt

Daarom is het belangrijk dat u niet blijft aanmodderen, want enkele schoonheidsingrepen bieden geen oplossing. U dient het breder te bekijken en start beter meteen met een goede basis. Niet zeker van de kwaliteit van uw database? Lees eens wat een file audit voor u kan betekenen.

Is een file audit nuttig voor mij? 

Investeer in een goed CRM-systeem

Een goed CRM-systeem is ideaal voor de verzameling van gegevens die door alle afdelingen van uw bedrijf gebruikt en aangevuld kunnen worden. Gebruik hiervoor ook een unieke sleutel om dubbels in uw systeem te voorkomen. Ik raad u aan om geen aparte klantennummers aan te maken, maar om met het btw-nummer te werken. Elk btw-nummer of ondernemingsnummer is al uniek op zich. Waarom zou u zelf nog een systeem bedenken? Bovendien kunt u via dit nummer ook meteen externe data aan uw informatie koppelen.

Wil u een btw-nummer opzoeken?

Streef naar een uniformisering van alle gegevens

Zorg ervoor dat dezelfde data keurig bij elkaar staat en altijd op dezelfde manier wordt ingegeven:

• benamingen met of zonder rechtsvorm
• btw-nummer met puntjes of spaties tussen de cijfers of alle cijfers achter elkaar
• telefoonnummers met of zonder leestekens en Belgisch kengetal
• straat en huisnummer in één veld of gesplitst
• hetzelfde geldt voor postcode en gemeente, één veld of gesplitst

Maak afspraken over eventuele afkortingen die gebruikt kunnen worden. Deze afspraken zijn heel belangrijk om dubbels in uw bestand te vermijden en heel handig als u bijvoorbeeld later een selectie wilt maken of een mailmerge moet uitvoeren. Maak in die zin ook afspraken over contactpersonen: naam, voornaam, aanspreking, taal, functie, enz.

Win tijd en kwaliteit met een expert

In het begin van deze blog las u al dat een jaarlijkse controle en een update het minimum is. Als u daar zelf niet in slaagt - bij gebrek aan expertise, bronnen of tijd - aarzel dan niet om een externe expert aan te spreken. Hij kan u vertellen hoe u dit praktisch aanpakt en hoe u van uw database een wapen maakt dat u kunt inzetten om uw omzet en winst te verhogen.

Download ook het e-paper:

Intelligent leads genereren in B2B