Artikel
Geschreven door Sven Persoone
Posted on 05/08/2019

Hoe spoort u fraude (vroegtijdig) op?

358 keer gelezen

Fraude kan op verschillende manieren aan het licht komen. Nochtans kunnen pogingen tot fraude tijdig gedetecteerd en verhinderd worden. Als de onderneming tenminste vooraf de nodige stappen heeft gezet om de mogelijkheden in te dijken.

Een anonieme bevraging van het adviesbureau BDO in het najaar van 2018 peilde bij 245 Belgische bedrijven in 33 sectoren naar de mate waarin zij al met fraude te maken kregen. Met 70% lag de responsgraad vrij hoog, wat een gevolg is van de anonimiteit van de respondenten. Er rust immers nog steeds een stevig taboe op het fenomeen.

‘Niemand hangt graag zijn vuile was buiten’, zegt Gert Claes van BDO, bedrijfsrevisor met een ruime ervaring op vlak van audits bij nationale en internationale bedrijven.

Zelden praten ze er luidop over, maar bedrijven zijn wel degelijk bezig met het fenomeen fraude binnen hun organisatie. Daartoe hebben ze tal van controlemechanismen in het leven geroepen.

Controlemechanismen om fraude te verhinderen

Liefst 83% van de ondervraagde bedrijven gaf aan een werkwijze te hanteren waarbij de betaling van facturen systematisch een dubbele goedkeuring vereist. In de strijd tegen fraude is het de populairste maatregel. In een kwart van de gevallen wisten de bedrijven in kwestie factuurfraude ook effectief te verhinderen.

Een andere maatregel die haast even sterk ingeburgerd is, is een beperking van IT-rechten. Werknemers hebben slechts toegang tot de systemen die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren.

‘De technische kant van IT-systemen is voor veel managers vaak onbekend terrein, waardoor fraudeurs met kennis van zaken er vrij spel hebben’, zegt Gert Claes. ‘Wat er juist gebeurt, is enkel nog verstaanbaar voor specialisten. In de strijd tegen fraude is dan ook een belangrijke rol weggelegd voor IT’ers. Hun verregaande kennis is van cruciaal belang om fraudepogingen op het spoor te komen. Het onderzoek stelt vast dat 35% van de ondervraagde bedrijven een IT-penetratietest heeft ingebouwd.

‘Zo’n test controleert een IT-systeem op zijn zwakheden. Wie daar een duidelijk beeld van heeft en deze tekortkomingen ook aanpakt, kan fraudeurs een stapje voor blijven.’

Gert Claes pleit ook voor het creëren van awareness. ‘Laat fraude intern geen taboe zijn. Zorg dat klokkenluiders bij iemand terecht kunnen. Vaak durven ze een gezaghebbende niet te verraden uit angst om hun job te verliezen. Maar een organisatie met een klokkenluidersfunctie, die interne aangiftes mogelijk maakt, zal minder snel het slachtoffer worden van fraude.’

Hoe komen fraudegevallen aan het licht?

Meestal wordt bedrog ontdekt na een verregaande controle van documenten.

‘Het gebeurt wel eens dat documenten er verdacht uitzien. Argwaan is dan ook vaak de aanleiding voor een meer grondige controle’, zegt Gert Claes. Uit het onderzoek dat BDO, blijkt dat in 37% van de gevallen fraude op die manier gedetecteerd werd. Een vijfde kwam aan het licht na een aangifte, wat nogmaals het belang van een klokkenluidersfunctie aantoont.

Bij 16% van de zaken werd fraude ontdekt na een interne audit. Een op de tien gevallen werd opgespoord door een management review. Het gaat hier telkens om fraude die reeds gepleegd werd. Maar even goed kan het door een van deze identificatiemethodes net verhinderd worden. Ook dan werpen verregaande controles van data, management reviews en aangiftes de meeste vruchten af.

‘Een organisatie die controlemechanismen inbouwt, verkleint de kans dat het vroeg of laat het slachtoffer wordt van fraude’, besluit Gert Claes. ‘Zo kan bijvoorbeeld CEO-fraude makkelijk worden verhinderd door het aantal personen dat grote betalingen kan uitvoeren sterk te limiteren. Ook houdt u als organisatie cybercriminelen op een afstand door te investeren in beveiliging. Het neemt niet weg dat parallelle transactieschema’s, verduisterde activa en andere drieste vormen van fraude moeilijk te detecteren zijn. Waakzaamheid is te allen tijde aangewezen. En zeker ook ten opzichte van mensen die dagelijks over de vloer komen, zoals medewerkers, leveranciers en klanten. Want een groot deel van de fraudegevallen worden door hen gepleegd.’

Gert Claes was één van onze gastsprekers tijdens de Graydon Inspiration Session ‘Fraude: bent u voorbereid of is uw bedrijf het volgende slachtoffer?’ Bekijk hieronder de aftermovie.