Hoe doet u een kwaliteitsanalyse op een jonge database?

Na afloop van het webinar ‘In 6 stappen naar intelligente prospectie in B2B’ stelden de deelnemers me nog enkele vragen. Omdat de antwoorden op die vragen meerdere ondernemers en bedrijven kunnen helpen, deel ik ze graag in een aantal blogposts.

Eén van de vragen luidde als volgt: 

“Wij zijn bezig met de uitbouw van onze database en hebben nog geen directe klanten. Hoe doe je dan de kwaliteitsanalyse?”

U hebt vandaag nog geen klanten en nog geen uitgebouwde database. Dan is dit een unieke gelegenheid om het van bij de start goed aan te pakken. Correcte data gaat u later namelijk heel veel leren over uw klanten en prospecten. U creëert als het ware uw eigen big data en daar halen bedrijven vandaag al enorme voordelen uit. Ook kleine ondernemingen hebben er baat bij om data te verzamelen, te ordenen, te analyseren en bij te houden in een eigen databank.

Ook al valt er nu nog weinig te analyseren, de focus van de vraagsteller op kwaliteit is in ieder geval terecht. In verschillende fasen, van de opzet tot het onderhoud van een database, kunt u alvast verschillende stappen zetten om de kwaliteit te verbeteren en vervuiling te beperken. Ik help u er graag mee verder.

Kwaliteit staat of valt met … Analyse van huidige data en werkwijze 

Bekijk eerst welke data u nu al hebt verzameld. Hoe bent u daarbij tewerk gegaan? Voelt u, door deze gegevens te gebruiken, aan dat ze correct zijn? Slaagt u erin deze data aan te vullen met andere interessante informatie? Wat doet u om uw gegevens up-to-date te houden?
Los van wat u al hebt, tekent u vervolgens een strategie uit. Hoe ziet voor u het ideale scenario eruit? We adviseren u overigens graag bij de opzet van een gepaste aanpak.
Tip: Als u begint met de opbouw van een databank, zorg dan dat u voor elke onderneming een unieke sleutel hebt, zoals het ondernemingsnummer. Dit nummer is makkelijk te koppelen aan een extern referentiebestand. 

Een strategie

Geen goede databank zonder strategie. Inderdaad. De strategie geeft antwoord op vragen zoals: ‘Wat is het doel van onze databank? Wat willen we ermee doen? Hoe zorgen we ervoor dat onze databank mee kan evolueren met aangepaste doelstellingen, markten, activiteiten, ...?’
Vooreerst is het van belang om uw doelgroep duidelijk te formuleren. Welke sectoren wilt u benaderen? Wilt u eerder grote of kleinere ondernemingen aanspreken? Welke prospecten kunnen u groei opleveren?
Leg uw vragen en opties ook eens neer bij een expert. U informeren kost niets. Wie weet wat u allemaal bijleert over databases.

Gebruiksvriendelijk CRM-systeem

Als u de kwaliteit van uw gegevensbestand maximaal op peil wilt houden, dan kiest u best voor een gebruiksvriendelijk systeem. Gebruiksvriendelijkheid is echt cruciaal. Als mensen uit verschillende afdelingen gegevens moeten invoeren, dan wilt u het hen zo gemakkelijk mogelijk maken. Anders sluipen er al slordigheden en onvolledigheden in uw systeem. Dat kan door bijvoorbeeld een systeem te gebruiken dat tikfouten tegengaat. Denk maar aan een officiële lijst met straten (stratenregister) die automatisch verschijnt wanneer u begint te tikken. Of het btw-nummer dat meteen alle correcte gegevens optrekt, een link met LinkedIn om namen en functies van contactpersonen aan te vullen, enz.

Link met externe databanken

Of u nu een startende onderneming bent of een  groter bedrijf, het zal lastig zijn om zelf uw gegevens voortdurend up-to-date houden. En toch is dit cruciaal om efficiënt te blijven functioneren. Daarom raad ik u aan om uw database op zijn minst jaarlijks te actualiseren. Is het al even geleden dat u dit gedaan hebt? Bekijk dan eens wat een analyse voor u kan betekenen.
En als u uw database eenmaal gekoppeld hebt met een betrouwbaar referentiebestand, dan kunt u van het moment profiteren om uw gegevens te verrijken met data die u zelf nooit zou verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan (objectieve) informatie over kredietwaardigheid, betaalgedrag, groeipotentieel, enz.
Dit databaseverhaal is geen eenvoudig verhaal als u dit kwalitatief wilt aanpakken. Bedrijven besteden er overigens nog weinig aandacht aan omdat ze het belang ervan onderschatten (of niet inzien). En het behoort ook niet bij hun kerncompetentie. Ze zijn vooral bezig met diensten en producten ontwerpen en verkopen. Een gemiste kans.