Factureren: de 5 grootste verborgen kosten

Uit een recent onderzoek van de Nederlandse divisie van EY Advisory en een aantal credit management experts blijkt dat ondernemers facturatiekosten schromelijk onderschatten. De meesten denken dat de inning van facturen gemiddeld 2 euro per factuur kost. Was dit maar waar.

Afhankelijk van de sector waarin bedrijven actief zijn, kunnen de kosten om facturen te innen tientallen of zelfs honderden procenten hoger uitvallen dan deze 2 euro. Die onderschatting vloeit voort uit het feit dat organisaties geen oog hebben voor de verborgen kosten van facturatie en debiteurenbeheer. Volgens de studie van EY Advisory kunt u 10 tot 40% besparen als u rekening houdt met die verborgen kosten.

Hieronder bekijken we de 5 grootste verborgen kosten.

Kost 1. Klantendienst

In de eerste plaats wordt de tijd die de klantenservice aan facturen besteedt, vaak over het hoofd gezien. Het zijn immers niet alleen de loonkosten van de medewerkers van de boekhouding die deel uitmaken van de totale kostprijs voor de inning van facturen. Organisaties die een groot aantal facturen of herinneringen in één keer versturen, krijgen de dagen daarna vaak te maken met een enorme belasting van de klantendienst.

Kost 2. ICT

Ook de ICT-kosten lopen vaak veel hoger op dan de verantwoordelijken over het algemeen denken. Nogal wat softwarepakketten voor financiële administratie gaan ervan uit dat facturatie en debiteurenbeheer in elke organisatie op dezelfde manier moeten gebeuren. Dat is vandaag echter hoe langer hoe minder het geval. Er moet bovendien ook rekening gehouden worden met een veranderende wet- en regelgeving en met andere betaalmogelijkheden.

Het is overigens onverantwoord om de beste en correctste klant bij een uitzonderlijke overschrijding van de betalingstermijn meteen over dezelfde kam te scheren als andere wanbetalers. Die aanpassingen aan de ICT-infrastructuur die nodig zijn om met deze factoren rekening te houden, behoren eveneens tot verborgen kost bij het facturatie- en debiteurenbeheer.

Kost 3. Onrechtstreeks betrokken medewerkers

Ook de tijd die andere afdelingen nodig hebben om het facturatieproces tot een goed einde te brengen, moet in rekening worden gebracht. Managers van andere afdelingen moeten hun goedkeuring geven aan uitgaande facturen. Collega's bespreken met elkaar hoe ze zullen reageren op een betalingsachterstand bij een welbepaalde klant. De commerciële afdeling moet de afspraken die ze maken met klanten doorgeven aan de administratie. Allemaal zaken die tijd kosten.

Kost 4. Te laat factureren

Zelfs als klanten hun betalingstermijn respecteren en alles ogenschijnlijk gesmeerd verloopt, kunnen er verborgen kosten opduiken. Er zijn klanten die verschillende projecten lopen hebben en waar u zodanig hard voor werkt, dat de opmaak van de facturen enkele dagen later gebeurt dan normaal zou moeten. Dat verlengt automatisch de periode waarin de facturen uitstaan. Ook als de klant zijn betalingstermijn respecteert, lopen bedrijven dus geld mis als de facturen te laat zijn verstuurd.

Kost 5. De opmaak van een factuur vraagt meer tijd

Een andere vaak over het hoofd geziene kost is het feit dat de opmaak van een factuur gewoon meer tijd in beslag neemt dan algemeen wordt aangenomen. Bij hoeveel facturen moeten niet verschillende afdelingen van de organisatie worden geraadpleegd omdat iedereen wel een stukje heeft bijgedragen? En hoeveel tijd neemt het in beslag voor facturen zijn goedgekeurd?

Lees ook het e-paper: Bekijk uw factuur eens kritisch