Drie misvattingen inzake customer due diligence

In een vorig artikel kon u lezen over de verplichte registratie van ultieme begunstigden in het UBO-register en de vijfde en zesde Anti Money-Laundering Directives (AMLD5 en AMLD6). Wet- en regelgeving moeten ervoor zorgen dat bedrijven zich niet (onbewust) schuldig maken aan witwaspraktijken, terrorismefinanciering of andere onethische zaken. In dat kader is een gestructureerd customer due diligence-beleid noodzakelijk. U moet weten met wie u zakendoet (Know Your Customer). Bedrijven aarzelen evenwel om de verplichtingen ernstig te nemen en dat heeft zo zijn redenen.

Customer Due Dilligence zou ondertussen veel meer een houding moeten zijn. Kritisch kijken naar al uw klanten en toeleveranciers om te achterhalen of ze werkelijk zijn wie ze zeggen te zijn. En, of ze effectief doen wat ze beweren te doen. Bij veel bedrijven ontbreekt deze instelling nog. Dat komt voornamelijk omdat er een aantal valkuilen of misvattingen zijn die ervoor zorgen dat het urgentiebesef aan veel bedrijven voorbij gaat.

1. We hebben nog tijd genoeg

De meest bedrijven denken dat ze nog ruim voldoende tijd hebben. Het is meteen de meest voorkomende misvatting. Het feit dat de materie vrij complex is en dat wijzigingen aan de richtlijnen elkaar in snel tempo opvolgen, toont nochtans aan dat u juist géén tijd over hebt. U moet nu in actie komen.

Zelfs de Nederlandse overheid heeft zich hierin verslikt. Op 10 januari 2020 moest het UBO-register geïnstalleerd zijn, maar Nederland heeft deze deadline niet gehaald. Het toont duidelijk aan dat er meer werk nodig is dan verwacht. Ook uw organisatie heeft géén tijd op overschot, want voor u het weet staat de volgende weer voor de deur. De deadline voor AMLD6 ligt immers al op 3 december 2020.

De richtlijnen van AMLD6 zullen er onder andere voor zorgen dat meer mensen strafrechtelijk vervolgd kunnen worden. Niet alleen de personen die zich effectief schuldig maken aan witwaspraktijken, maar ook zij die dit uitlokken of moedwillig faciliteren. Die zullen als medeplichtig beschouwd worden. U heeft er dus zelf ook alle belang bij dat u weet met wie u zakendoet.

2. Ik weet wel wie de UBO is

Een tweede valkuil is dat mensen ervan uitgaan dat ze wel weten wie de uiteindelijke belanghebbende, de zogenaamde UBO, van een onderneming is. Ze beseffen dan ook niet dat ze in bepaalde gevallen te maken zullen hebben met een marionet. Want als de geschiedenis ons iets geleerd heeft, dan is het dat meehelpen aan het witwassen van crimineel geld en het financieren van terrorisme niet altijd bewust gebeurt.

De Panama Papers hebben uitgewezen dat organisaties er ingewikkelde constructies op nahouden. Op die manier proberen ze de fiscale wet- en regelgeving te omzeilen. Maar er zitten ook criminele organisaties tussen, die willen verdoezelen wie er achter specifieke bedrijven en betalingen zit (of juist aan de achterkant het kapitaal ontvangt).

Het is dus naïef om zomaar te denken dat u weet wie de UBO is als u dit niet daadwerkelijk onderzocht heeft. Wie er uiteindelijk aan de touwtjes trekt, blijft vaak onduidelijk binnen dergelijke ingewikkelde constructies. Cafés, winkels of andere bedrijfjes kunnen ideale marionetten zijn om de schijn op te houden, terwijl er achter de schermen grote bedragen van de onder- naar de bovenwereld worden geloodst.

Zie ook misvatting 1: zorg dat u niet medeplichtig bent. Want ook het onbewust faciliteren van witwaspraktijken en financieren van terrorisme is strafbaar en wordt zwaar beboet. Om over de reputatieschade nog maar te zwijgen. Wat te denken van het feit dat u als onderneming – onbedoeld – in het criminele circuit terechtkomt, met alle gevaren van dien? De actualiteit toont aan dat zelfs de financiële sector, de branche die dé verantwoordelijkheid draagt rondom het monitoren van transacties, nog gigantische hoeveelheden werk op de plank heeft liggen.

3. Ik wil geen inkomsten afschrijven

Bedrijven kijken op de verkeerde manier naar integriteitsonderzoek en zien customer due diligence in de eerste plaats als een kost. Ze zijn namelijk bang om klanten te verliezen of inkomsten af te moeten schrijven als zij de integriteit van klanten in twijfel trekken. Een doodzonde, binnen de huidige competitieve markt, waar veel branches, zoals de bankensector en de energiesector, vandaag mee te maken hebben.

Maar als u ziet welke bedragen bedrijven, die niet CDD-compliant zijn, aan boetes hebben moeten betalen, dan mag u stellen dat het een kost is als u géén integriteitsonderzoek uitvoert. Vanuit dit perspectief schrijft u dus helemaal geen inkomsten af. Met deugdelijke compliance voorkomt u dat u (onbewust) verwikkeld geraakt in criminele activiteiten en u zorgt ervoor dat uw organisatie gespaard blijft van een flinke boete door de toezichthoudende autoriteiten.

Begrijp u inmiddels de ernst van de situatie? Denk niet dat u het nooit zal overkomen. Een gestructureerd customer due diligence-beleid dringt zich op. Wat u dan juist moet doen, leest u in een volgend artikel.