Artikel
Geschreven door Frans van den Heuvel
Posted on 09/07/2014

Debiteurenbeheer: 7 ‘wapens’ die leiden tot succes

38 keer gelezen

Dagelijks zijn debiteurenbeheerders actief om achterstallige vorderingen te incasseren. Allemaal goed en wel, maar heeft uw debiteurenbeheerder wel de juiste wapens om succesvol te zijn?

Ik kom het te vaak tegen om het te negeren. Debiteurenbeheerders die, in onderhandelingen met de klant, te weinig mogelijkheden hebben om snel te kunnen schakelen. Zeker bij het telefonisch benaderen van klanten ontbreekt het veel debiteurenbeheerders aan concrete bevoegdheden, zeg maar ‘wapens’, om effectief hun werk te kunnen doen.

Met de rug tegen de muur

Het gevolg is dat de leidinggevende of de ondernemer zichzelf met deze aanpak te kort doet, met als gevolg late betalingen, een hoge DSO of extra (administratie) werk. Zelfs uw imago wordt beschadigd als uw debiteurenbeheerder geen vuist kan maken. Uw klanten nemen uw debiteurenbeheerder en uw bedrijf niet serieus.

7 wapens om uw debiteurenbeheerder succesvol te maken

Om uw debiteurenbeheerder succesvol te maken, moet u hem 7 ‘wapens’ geven waarmee hij snel kan schakelen:

Betalingstermijn
Tot hoeveel dagen mag uitstel van betaling gegeven worden?  Een dag? Een week? Wat staat u toe en vooral wat niet?

Creditering
Tot welk bedrag mag uw debiteurenbeheerder een creditering direct toezeggen om vandaag een bedrag van € 10.000 euro te incasseren?

Betaalgedrag
Welk betaalgedrag  staat u niet meer toe, ook als commerciële belangen op het spel staan?

Inkoopvoorwaarden
Accepteren we altijd de inkoopvoorwaarden van de klant of juist nooit?

Rente, administratiekosten
Tot welk bedrag schelden we rente en kosten kwijt om een betaling te realiseren?

Leveringsstop
Op welk moment zet uw medewerker een leveringsstop in zonder overleg met de achterban?

Vertrouwen
Tot slot gaat het niet enkel om het maken van heldere afspraken, maar ook om het hebben van vertrouwen in uw collega’s. Een effectieve debiteurenbeheerder moet uw vertrouwen hebben om een juiste afweging van belangen te kunnen maken. Dat zal in de zakelijke praktijk geen onbeperkt vertrouwen zijn. Vertrouwen verdient nu eenmaal heldere kaders en goede controle achteraf.

Hoe houdt u de controle?

Daarom adviseer ik u uw debiteurenbeheerder te laten rapporteren, maar u ook te adviseren over de inzet van de verschillenden wapens. Welke termijn geeft hij weg? Of welke korting?  Een dagelijks of wekelijkse rapportage per wapen geeft snel inzicht en biedt u de mogelijkheid bij te sturen als dat nodig mocht zijn.

Wat zal het resultaat zijn?

Binnen uw creditmanagementbeleid zal het resultaat van de juiste wapens voor uw mensen u verbazen. Zoals eerder al opgemerkt zal een lagere DSO, minder achterstalligheid en minder werk het directe gevolg zijn. Maar ook een meer gemotiveerde medewerker en meer  tevreden klanten maken het de moeite waarde het vandaag nog aan de orde te stellen.

Nog een belangrijke tip aan elke debiteurenbeheerder: dwing bovenstaande wapens en eigen bewegingsruimte af. Zo bent u zeker dat u op de meest succesvolle manier uw job kunt uitoefenen.