Studiedag: "Wanneer dreigt een onderneming in moeilijkheden te geraken?
Terug naar overzicht
blog

Debiteurbeheer: laksheid is uit den boze bij betalingsachterstand

Nog altijd geraken veel bedrijven in financiële moeilijkheden omdat ze zelf niet tijdig betaald worden voor hun producten of diensten. Het is dan ook aangewezen om snel te reageren als klanten met een betalingsachterstand kampen. Zonder hen af te dreigen of er dadelijk een deurwaarder op af te sturen.

Vermijd de negatieve spiraal met debiteur

Hoe goed de verstandhouding met uw klanten ook is, het is belangrijk dat u niet te laks met uw debiteuren omgaat. Correct werk moet ook correct betaald worden. En als dat niet of te vaak te laat gebeurt, krijgt u onvermijdelijk cashflowproblemen. U moet dan zelf betalingen uitstellen wat dan weer het vertrouwen van uw leveranciers aantast. Zo kunt u in een negatieve spiraal terechtkomen en dat wilt u absoluut vermijden.

Factureren is evenwichtsoefening

Laksheid tegenover uw debiteuren is dus uit den boze. Maar u streeft er natuurlijk ook naar om uw klanten tevreden te houden zonder ze op de zenuwen te werken. Het komt er dus op aan een goed evenwicht te vinden. Enerzijds dient u uw debiteuren achter de veren te zitten als een betalingsachterstand dreigt. Anderzijds moet u ervoor zorgen dat u ze niet verliest als klant. Dat is niet altijd een gemakkelijke oefening. Toch kunt u uw voorzorgen nemen, zodat facturen in de meeste gevallen wel correct betaald worden. En zo is die lastige evenwichtsoefening zo min mogelijk aan de orde.

Algemene voorwaarden maken goede vrienden

Het blijft een ijzersterke regel in zaken. Zorg dat de afspraken over betalingen, voorschotten en termijnen duidelijk en ondubbelzinnig neergeschreven zijn in officiële documenten zoals de offerte, de verkoopovereenkomst of het contract. Denk ook aan duidelijke algemene voorwaarden op de factuur en op andere officiële documenten. Houd eveneens informele communicatie met klanten bij, want dat kan bij betalingsachterstand misschien nog van pas komen.

Reageer snel bij betalingsachterstand

Toch is het belangrijk om snel, maar formeel te reageren als een klant een betalingsachterstand heeft. Daarmee geeft u immers een duidelijk signaal dat u de zaken goed opvolgt en dat u wilt dat de debiteur zijn afspraken correct naleeft. Als u van debiteuren weet dat ze in een lastig financieel parket zitten, dan kunt u zelfs al reageren via een zogenaamde pre-reminder. Een mail of een sms waarin u aangeeft dat er een factuur open staat waarvan de betalingstermijn bijna is verstreken.

Dat kan opdringerig overkomen, maar als u daar vooraf met de klant over hebt gecommuniceerd, dan hoeft dit de relatie niet te verstoren. Door een achterstallige betaling door de vingers te zien helpt u uw klant eigenlijk niet vooruit. Hij krijgt op die manier een vals beeld van zijn financiële toestand. En als u het één keer toestaat, dan zal hij het zeker nog proberen als het nodig is.

Gelijkaardige publicaties