Studiedag: "Wanneer dreigt een onderneming in moeilijkheden te geraken?
Terug naar overzicht
blog

De meest gemaakte fouten in rappelbrieven

90% van de rappelbrieven belandt onmiddellijk in de prullenmand. De redenen zijn stijl- en schrijffouten, een overdadige vormgeving, onbegrijpelijke inhoud, ...

Mijn collega Marleen Miechielsen somt in haar opleiding over rappelbrieven altijd volgende meest flagrante fouten op:

  • de naam van de bestemmeling verkeerd spellen,
  • een onvolledig adres vermelden,
  • de postzegel scheef plakken,
  • onvoldoende frankeren,
  • onduidelijk of onleesbaar schrijven,
  • onverzorgd papier gebruiken,
  • papier gebruiken dat niet past bij de envelop,
  • spel- en taalfouten schrijven,
  • vlekken maken, tekst doorhalen en manueel fouten verbeteren.

4 tips om een persoonlijke rappelbrief te schrijven

Over stijl, taal en vormgeving is heel wat te zeggen. Bezondig u in de eerste plaats niet aan de fouten die hierboven vermeld staan. Zorg verder voor een sterke en begrijpelijke inhoud. Tot wie richt u de brief? Wat vermeldt u bovenaan?

  1. De inhoud van de rappelbrief moet duidelijk zijn. De debiteur moet weten wat het belang is van die ene brief die hij of zij ontvangt. Wees concreet en specifiek. Schrijf niet te veel en niet te weinig. Enkel een juiste dosering van informatie kan voor actie bij de debiteur zorgen.
     
  2. Wanneer uw klant een bedrijf is, richt u de aanmaningen altijd naar de maatschappelijke zetel. Indien u een naam hebt, stuur de brief ter attentie van uw contactpersoon. Hebt u geen naam? Dan vermeldt u de afdeling, bijvoorbeeld (leveranciers) boekhouding. Wordt u doorverwezen, noteer dan de nieuwe persoon of afdeling onmiddellijk in uw facturatiesysteem.
     
  3. Een rappel komt altijd van een persoon, niet van een dienst. Daarom: onderteken uw rappel. Dit is beleefder. Meteen ziet uw debiteur dat de rappel niet louter het resultaat is van een automatisch systeem. Gebruik op z'n minst een gescande handtekening.
     
  4. Vermeld bovenaan de brief dat dit een rappel is, al dan niet aangetekend. Er mag geen verwarring zijn met een rekeninguittreksel.

In een volgende blog geven wij u nog meer tips om de structuur en inhoud van uw rappelbrieven te verbeteren.

Gelijkaardige publicaties