Artikel
Geschreven door Sven Persoone
Posted on 19/08/2015

De ingebrekestelling: 7 elementen die niet mogen ontbreken

54939 keer gelezen

Eén van uw klanten betaalt zijn factuur niet. U hebt al verschillende aanmaningen verstuurd en ontelbare keren gebeld om hem aan zijn betalingsafspraken te herinneren. U hebt misschien al eens een verkoper naar de klant gestuurd om de betaling los te weken. Maar geen enkele poging levert resultaat op en na verloop van tijd verliezen uw inspanningen hun effect. Herkent u het fenomeen?

Als uw klant de volledige aanmaningsprocedure doorlopen heeft, dan kunt u nog één middel uit uw hoed toveren. Vooraleer u een dossier opmaakt voor uw advocaat of een incassobureau stuurt u nog een ingebrekestelling.

Wat is een ingebrekestelling?

Een ingebrekestelling is een officiële brief waarin u uw debiteur een laatste keer verzoekt om binnen een bepaalde termijn te betalen. U geeft uw klant daarmee een allerlaatste kans.

Al kunt u een ingebrekestelling ook breder inzetten. Volgens de officiële omschrijving van de FOD Economie dient de geadresseerde een verplichting die op hem rust, na te komen. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

  • een probleem oplossen,
  • een bedrag betalen, of
  • een contractuele verbintenis naleven.

U stuurt de ingebrekestelling bij voorkeur per aangetekende brief met ontvangstbevestiging. Het een rechtsgeldig afgiftebewijs dat u juridische bescherming biedt. De aangetekende zending garandeert u immers dat de geadresseerde uw ingebrekestelling ontvangen heeft. Hij kan dus niet beweren dat hij niet op de hoogte was.

Inhoud van een aangetekende ingebrekestelling

Hoe stelt u zo een ingebrekestelling op en wat dient u erin te vermelden? Deze 7 elementen mag u zeker niet vergeten:

  1. vermeld het begrip “ingebrekestelling”
  2. de datum
  3. adresgegevens van de geadresseerde
  4. samenvatting van het probleem
  5. verzoek om oplossing
  6. termijn om het probleem te regelen
  7. adresgegevens en handtekening van de afzender

U voegt best meteen alle bewijsstukken toe aan de ingebrekestelling. Denk aan de bestelbon, een getekend afleveringsbewijs, de factuur, ... Zo kan hier ook al geen misverstand over bestaan en u vermijdt dat uw klant de procedure weer vertraagt door deze documenten op te vragen.

Voorbeeld van een ingebrekestelling bij wanbetaling

Aangetekende brief met ontvangstbevestiging

Ingebrekestelling 

Plaats en datum
Naam en adres van de geadresseerde
Naam en adres van de afzender

Betreft: referentie van de factuur / bestelbon ... (datum)

Geachte heer, mevrouw,

Bovenstaande factuur is, ondanks schriftelijke en telefonische aanmaningen, nog steeds niet betaald. We geven u een laatste mogelijkheid om het totaalbedrag voor xxx (datum) over te maken op onze rekening xxx (rekeningnummer).

Indien wij uw betaling niet ontvangen, dan zullen wij xxx (bv. een juridische procedure starten, een advocaat of een incassobureau inschakelen) om de factuur te incasseren. Alle kosten en wettelijke intresten die hieruit voortvloeien, zullen volledig voor uw rekening zijn.

Met vriendelijke groeten,
(handtekening)

Voorbeeld van een ingebrekestelling bij late levering

Aangetekende brief met ontvangstbevestiging

Ingebrekestelling

Plaats en datum
Naam en adres van de geadresseerde
Naam en adres van de afzender

Betreft: aankoop van .......... (omschrijving) – referentie van de factuur / bestelbon ... (datum)

Geachte heer, mevrouw,

Op .......... (datum) heb ik bij u bovenvermeld(e) xxx gekocht. In de overeenkomst (of bestelbon) werd een precieze leveringstermijn (of leveringsdatum) vastgesteld, namelijk .......... . Die termijn (of die datum) is momenteel verstreken (met xxx dagen).

Aangezien ik tot op heden niets van u gehoord heb, verzoek ik u met aandrang alle nodige maatregelen te treffen om de levering te kunnen uitvoeren binnen de volgende … dagen.

Met vriendelijke groeten,
(handtekening)