Artikel
Geschreven door Sven Persoone
Posted on 12/06/2019

7 zaken die u tijdens uw zomervakantie niet mag vergeten

350 keer gelezen

De zomervakantie staat voor de deur en de verleiding om er even tussenuit te knijpen wordt steeds groter. Het aftellen naar die welverdiende vakantie is volop aan de gang. Nog even en dan kunt u effectief genieten van een rustgevende pauze. Tijd om het hoofd leeg te maken en de batterijen weer op te laden. Bent u een kleine ondernemer of een gemiddelde kmo? Dan zijn er toch een aantal zaken waar u rekening mee moeten houden en die u best voor uw vertrek regelt. Tenminste als u de eerste dag na uw vakantie hoofdpijn wilt vermijden. In dit artikel zeven zaken die u niet mag vergeten.

1. U vergeet betalingen in te plannen

U wilt bij uw terugkeer niet geconfronteerd worden met aanmaningen van leveranciers omdat u één of meerdere facturen nog niet betaald heeft. Zorg er dus voor dat u betalingen inplant zodat inkomende facturen tegen de vervaldag betaald zijn. Stel ook een vertrouwenspersoon aan die verantwoordelijk is en de toestemming heeft om dringende betalingen uit te voeren (eventueel gelimiteerd tot een bepaald bedrag). Niets is zo vervelend als iemand van uw medewerkers die aan een leverancier moet verkondigen dat er geen betalingen gedaan kunnen worden omdat de verantwoordelijke op vakantie is. Een late betaling heeft een negatieve impact op uw betaalgedrag en zorgt voor een deuk in uw reputatie.

Een verantwoordelijke die met vakantie is, terwijl niemand anders toestemming heeft om betalingen uit te voeren, is overigens één van de meest gebruikte uitvluchten om de betaling van een factuur uit te stellen. Het is nochtans niet omdat u op vakantie bent, dat de economie en de bedrijvigheid overal stilvalt.

2. U vergeet een automatisch antwoord in te stellen bij uw afwezigheid

Stel altijd een automatisch antwoord in om inkomende e-mails te beantwoorden. Uw contacten zijn dan op de hoogte dat u op vakantie bent en weten dan dat u hen niet negeert (om bijvoorbeeld een dringende betaling te doen).

Vermeld in uw automatisch antwoord de gegevens van een medewerker die de zaken regelt wanneer u weg bent en waar afzenders terecht kunnen met dringende vragen.

3. U vergeet de kredietwaardigheid te controleren

Zorg ervoor dat uw medewerkers goed op de hoogte zijn van uw klantacceptatieproces. Vergeet hen geen toegang te verlenen tot alle mogelijke hulpmiddelen om een correcte controle van de kredietwaardigheid te kunnen uitvoeren wanneer een klant of prospect een nieuwe bestelling plaatst. Het is een onderdeel van uw creditmanagement dat u op geen enkel ogenblik mag verwaarlozen.

4. U vergeet openstaande facturen op te volgen

Het is van vitaal belang voor uw onderneming dat u iemand aanwijst die instaat voor de controle van inkomende betalingen en de opvolging van openstaande facturen. Dat kan een (deeltijdse) medewerker zijn, maar er zijn ook mogelijkheden om dit uit te besteden aan gespecialiseerde kantoren. Verwaarloos uw debiteurenbeheer in ieder geval niet terwijl u weg bent. Het gevaar bestaat dat u opnieuw geloofwaardigheid moet opbouwen als uw klant x aantal weken niks meer van u gehoord heeft.

5. U vergeet uw telefoonverkeer te beperken

Ook al zijn ze dan met vakantie, een bedrijfsleider zal zelden aan de verleiding kunnen weerstaan om eventjes zijn e-mails te checken. Of om toch eens kort bij een medewerker te informeren of alles in orde is. De kosten voor dataroaming zijn de voorbije jaren flink gedaald in de EU, maar de rekening kan nog steeds oplopen als u zich buiten de EU begeeft. Vergeet dus niet om uw dataroaming uit te schakelen als u bijvoorbeeld in Zwitserland bent. Ga op zoek naar wifi-hotspots en locaties waar u gratis toegang heeft tot het internet. Gaat u regelmatig naar het buitenland, dan loont het moeite om goed uit te zoeken wat voor u het beste contract is, zodat u op lange termijn veel geld kunt besparen.

6. U vergeet uw marketing te onderhouden

Als u specifiek alles in het werk gesteld hebt om bezoekers naar uw website te brengen via blogartikels, downloads en social mediaberichten, dan is het niet verstandig om dit tijdens uw vakantie onaangeroerd te laten. Zorg dat uw nieuwe artikels klaar staan om te publiceren. Er zijn voldoende tools op de markt om dit in te plannen en met een druk op de knop vrij te geven.

7. U vergeet om te genieten van uw vakantie

Misschien wel het allerbelangrijkste is dat u plezier beleeft aan uw vakantie. Als bedrijfsleider is het wellicht moeilijk om uw brein volledig uit te schakelen. Maar iedereen heeft een pauze nodig om eens op adem te komen. Ook u. Zorg dat u zoveel mogelijk (zo niet alles) regelt voor u vertrekt. Laat u omringen door mensen die u kunt vertrouwen en die bepaalde zaken voor u kunnen regelen als u er niet bent.

Kunt u het toch niet laten, reserveer dan dagelijks een vast uurtje om enkele zakelijke aangelegenheden af te handelen. Op die manier kunt u maximaal van de resterende tijd genieten om uw batterijen weer op te laden. Veel succes en veel vakantieplezier!