Artikel
Geschreven door Nico Inberg
Posted on 03/11/2014

5 Tips voor telefonisch debiteurenbeheer

388 keer gelezen

Telefonisch debiteurenbeheer staat bij de meeste mensen niet meteen bovenaan het lijstje van favoriete bezigheden. Toch is het één van de belangrijkste onderdelen om succesvol zaken te doen. Want als u geen geld ontvangt, dan zijn alle inspanningen van uw werknemers, van de verkoper tot de verzender, voor niets geweest.

Houd dat in het achterhoofd als u een onwillige debiteur aan de lijn hebt die “de factuur nooit gezien heeft”, “het geld tegen het einde van de week zal overmaken”, “de producten nooit heeft ontvangen” of andere uitvluchten bovenhaalt.

Om deze telefoontjes ook plezierig voor u te houden, volgen hier een aantal tips van professionals die u kunnen helpen:

  1. Automatiseer uw aanmaningen
    Bij de verzending van de factuur is het belangrijk om de overeengekomen betalingstermijn duidelijk aan te geven. Een strikt en consequent beleid ten aanzien van het versturen van aanmaningen versterkt uw positie wanneer u telefonisch moet aanmanen. Dus: drie dagen na overschrijding een eerste aanmaning en ook een tweede aanmaning geautomatiseerd erachteraan. 
     
  2. Ga niet in discussie
    Discussies over het waarheidsgehalte van de uitvluchten van de klant gaat u best niet aan. Het blijft een klant, de klantrelatie moet u niet verstoren. De aard van de smoes doet er niet toe en het heeft geen zin om die te ontkrachten. Het is belangrijker dat u de klant aanzet tot betaling. Denk dus mee in plaats van de strijd aan te gaan.
     
  3. Wees goed voorbereid
    Zorg dat u, wanneer u de telefoon neemt, alle informatie op uw bureau hebt liggen. Zo staat u niet voor verrassingen bij eventuele tegenwerpingen zoals: “wat was het opdrachtnummer alweer”?, “om welk bedrag gaat het juist?” of “de betalingstermijn was toch 60 dagen?” Als u de informatie klaar hebt liggen, kunt u vriendelijk, maar resoluut duidelijkheid scheppen.
     
  4. Praat met de juiste persoon 
    Ik werkte ooit bij een bedrijf dat met betalingsmoeilijkheden kampte. Eén van de trucs om lastige leveranciers op een afstand te houden was “niet aanwezig te zijn”. De secretaresse of een collega kon de boodschap wel aannemen, maar dat gaf de persoon in kwestie weer de gelegenheid om tijd te rekken. In het gunstigste geval wordt u een dag later teruggebeld, maar vaak komt het erop neer dat u na een aantal dagen weer zelf moet bellen. Hierdoor loopt de procedure nodeloze vertraging op en dat wilde u net voorkomen.
     
  5. Maak geen verwijten en blijf in contact
    Een klant die niet op tijd betaalt, kost u geld. Weet u wat het kost om een oninbare vordering goed te maken? Toch is het belangrijk dat de relatie goed blijft. Door in gesprek te blijven, zult u eerder achter de ware reden van wanbetaling komen en dat kan op den duur belangrijk zijn. Wanneer u bijvoorbeeld als een van de eersten ontdekt dat uw afnemer echt in moeilijkheden zit, heeft dat consequenties voor uw hele bedrijf. Toekomstige leveringen, andere facturen of marketinginspanningen kunnen onmiddellijk worden aangepast zodat de schade voor u beperkt blijft. 

Lees ook het e-book

Hoe haalt u de juiste klanten binnen?