Artikel
Geschreven door Filip Hendrickx
Posted on 21/11/2014

5 niet te ontkennen voordelen van e-invoicing

667 keer gelezen

E-invoicing of elektronische facturatie is efficiënter, sneller, duurzamer en vooral voordeliger dan facturen op papier versturen per post. We zetten de 5 voordelen voor u op een rij.

1.    Snel. Dat een elektronische factuur uw klant sneller bereikt dan via de post spreekt voor zich. U verstuurt uw factuur per e-mail, via een serviceprovider of rechtstreeks vanuit uw boekhoudsoftware en luttele seconden later krijgt de ontvanger ze aangeleverd. Zo kan sneller gereageerd worden bij een eventuele betwisting en de facturen kunnen ook sneller verwerkt worden.

2.    Automatisch. In een volledige end-to-end oplossing - van het ene naar het andere softwarepakket - komen er quasi geen manuele handelingen meer aan te pas. Is er bovendien nog een automatische workflow voorzien, dan vermindert de tijd die facturen erover doen om bij de juiste persoon te geraken voor goedkeuring aanzienlijk. Al de tijd die zo wordt bespaard, kan gebruikt worden voor een snellere betaling.

3.    Besparing. Hoeveel u via elektronische facturatie kunt besparen hangt af van drie elementen :

  • het aantal facturen dat u verstuurt en ontvangt
  • het niveau waarop de IT in uw bedrijf zich bevindt
  • het aantal dagen waarmee u de “days outstanding” vermindert

Bedenk dat het besparen van bijvoorbeeld 1.000 postzegels per maand u per jaar een winst oplevert van meer dan 10.000 euro. Daarnaast zijn er ook een aantal indirecte of verborgen kosten die u kunt vermijden. De kost van kopieën die klanten vragen, de uurlonen van de medewerkers die facturen overtypen of moeten opzoeken wanneer een klant belt met vragen over een factuur, enzovoort.

4.    Zekerheid. Via elektronische facturatie minimaliseert u de risico’s op vergissingen. Bij veel softwarepakketten verloopt de controle en de matching met verschillende handelsdocumenten bovendien automatisch. De bestelbon en leveringsnota kunnen met de factuur vergeleken worden en de bedragen en de btw kunnen in één beweging gecontroleerd worden. Met andere woorden: de efficiëntie ligt een stuk hoger.

5.    Duurzaam. Ook het duurzaamheidsaspect van elektronische facturatie is niet te onderschatten. In België worden ongeveer 1 miljard facturen per jaar verstuurd. Grote organisaties houden soms tot zes kopieën van facturen bij. De besparing in vellen papier en dus in het aantal gebruikte bomen alleen al is enorm. Daarnaast worden transportkosten en CO2-uitstoot om facturen tot bij de klant te brengen vermeden.