10 tips om wanbetalers te vermijden

Elk bedrijf kampt ermee: wanbetalers. Ter illustratie: Belgische bedrijven betaalden in oktober-december 2015 amper 70% van de facturen op tijd. Bijna 10% van alle facturen wordt pas drie maanden na de vervaldag betaald. Of zelfs helemaal niet. Zo bleek uit de laatste studie over het b2b-betaalgedrag in België. Maar hoe gaat u nu precies om met wanbetalers? En hoe kunt u wanbetalingen zoveel mogelijk vermijden? Ontdek hier wat u zelf in de hand hebt.

Klanten die niet betalen zijn een nachtmerrie voor elke ondernemer. Gelukkig zijn er bepaalde dingen die u zelf kunt doen als u wanbetalers benadert. Of als u wanbetalingen zoveel mogelijk wilt voorkomen.

Wat u in het achterhoofd moet houden, is dat er verschillende soorten wanbetalers zijn. Algemeen genomen kunnen we ze indelen in twee categorieën:

1. Er zijn de ‘goede’ wanbetalers: Ze betalen traag maar ze zijn betrouwbaar. Ze betalen immers altijd hun facturen. Hierbij denken we aan overheidsinstanties of grotere bedrijven. Vaak betalen ze slechts om de 60 of 90 dagen.
2. Er zijn de ‘slechte’ wanbetalers: Zij betalen nooit op tijd en pas na herhaaldelijke aanmaningen. Sommigen hebben zelfs dreigementen via incassobureaus nodig. Deze wanbetalers zijn onbetrouwbaar. Ze geven u hoofdpijn.

Hoe gaat u nu best om met die slechte wanbetalers? Volgende zaken hebt u alvast zelf in de hand:

1. Sluit een contract af

Sluit een bindend contract af. Dwing via algemene voorwaarden tijdige betaling af. Stel duidelijk in uw contract dat u boetes kunt innen bij laattijdige betalingen. Probeer u contractueel zoveel mogelijk in te dekken tegen wanbetalers.

6 clausules die niet in uw algemene voorwaarden mogen ontbreken

2. Zet betalingsvoorwaarden op het factuur

Algemene voorwaarden kunt u ook op uw facturen zetten. Niet enkel op het contract. Zo zullen klanten beter beseffen dat u een betaling verwacht. En wanneer. Ze zijn dan meteen ook op de hoogte van de gevolgen van laattijdige betaling.

3. Hef boetes bij laattijdige betalingen

Staat het in het contract dat u boetes mag heffen bij laattijdige betalingen? Doe dat dan. Maak hier wel onderscheid In het type wanbetaler. Goede wanbetalers, waar u wel op kunt rekenen, wilt u niet beboeten. U riskeert immers om de klant te verliezen. Maar slechte wanbetalers, waar u misschien stiekem vanaf wilt, kunt u gerust een boete opleggen bij laattijdige betalingen.

Customer scoring, de kortste weg naar betere rentabiliteit

4. Weet met wie u in zee gaat

Gebruik data om je klanten of leveranciers na te trekken. Nog vooraleer u met hen in zee gaat. Leer ze kennen. Controleer hun jaarrekeningen. Google ze. Schakel een externe partij in om objectieve data te verzamelen. Zo krijgt u een duidelijk beeld van wie u voor u hebt zitten. En dan weet u ook meteen wie u best kunt mijden.

5. Bouw een vertrouwensband op

Word vriendjes met uw klanten of leveranciers. Bouw een relatie op. Zorg ervoor dat ze van u gaan houden. Ze zullen dan eerder geneigd zijn om op tijd te betalen, om de goede vrede te bewaren. En de relatie in stand te houden.

6. Laat klanten eerst betalen

Vooraleer u een dienst of een product levert aan uw klanten, kunt u ze eerst laten betalen. Lever pas nadien. Stel dit zo op in het contract. Uw klanten zullen betalen. Ze willen immers zo snel mogelijk gebruik kunnen maken van het product of de dienst die u levert.

Toch is een voorafbetaling niet altijd mogelijk. Willen uw klanten niet het hele bedrag op voorhand betalen of is het niet gebruikelijk in uw sector? Werk dan met voorschotten. Hier kunt u creatief mee omspringen. Vraag bijvoorbeeld 50% op als voorschot, 30% bij levering en het resterende bedrag na twee weken.

7. Lever pas na betaling nieuwe diensten

Doe niets meer tot uw klant u betaalt voor het geleverde werk. Merkt u dat een klant u nodig heeft om iets af te kunnen werken? Dan kan dit erg goed werken. Eis dat ze u betalen vooraleer u het werk afwerkt.

8. Wacht niet met het versturen van de factuur

Waarom wachten met de opmaak en de verzending van de factuur? Voorkom dat u deze taak naast u neerlegt en het misschien vergeet. Of voorkom dat klanten u vergeten. Krijgen ze pas laat de factuur opgestuurd? Dan is het geld misschien allang de deur uit. Voorkom dit.

9. Beloon snelle betalers

Moedig klanten aan om snel hun facturen te betalen. Bied een kleine korting aan voor snelle betaling. Dit hoeft niet veel te zijn. 3% volstaat bijvoorbeeld al. Aanmoedigen werkt trouwens vaak beter dan dreigen of bestraffen.

10. Bel uw klanten gewoon op

Heeft uw klant na al die tijd nog steeds zijn factuur niet betaald? Bel hem dan gewoon even op. Wees niet meteen dreigend, of boos. Ga ervan uit dat er een reden is dat de klant nog niet betaald heeft. Een telefoontje kan wonderen doen!

Om slechte wanbetalers te benaderen, kunt u ook externe specialisten inschakelen. Wanneer u merkt dat uw inspanningen niets opleveren, kan een derde partij neutraler en dwingender overkomen. En zeg nu zelf: u kunt toch beter een externe partij betalen om uw openstaande vordering te innen dan helemaal niets doen.